Мал. 11.4. Діалогове вікно Мастер функцій

У полі Поиск функции (див. мал. 11.4) можна ввести короткий опис дій, які ви хочете зробити. Якщо запит побудований коректно, програма запропонує функцію, яка йому відповідає. Якщо в даному вікні виділити потрібну категорію функцій у списку Категория:, знайти у списку необхідну функцію, наприклад, СУММ (Сума), та натиснути на кнопку <ОК>, то з’явиться діалогове вікно Аргументы функции, у якому можна задати значення аргументів даної функції. Після чого в комірці відтвориться обчислене по формулі значення.

Під час створення майже кожної електронної таблиці з’являється потреба у обчисленні суми значень, які містяться в різних комірках. Дану операцію можна виконати трьома такими способами, а саме:

1. За допомогою кнопки Автосумы на стандартній панелі інструментів. Це самий простий спосіб виконання операції обчислення суми.

2. Із використанням клавіатури. Формулу суми можна ввести з клавіатури. Для цього необхідно – виділити комірку таблиці, у якій повинна з’явитися підрахована сума; ввести знак рівності (=) та виділити першу комірку діапазону; ввести знак суми (+) та виділити наступну комірку діапазону і т.д. Однак, цей спосіб використовувати не доцільно. Краще ним скористатися у випадку невеликої кількості комірок, суму значень яких необхідно обчислити.

3. За допомогою функції СУММ. Функція СУММ знаходиться в категорії Математические в діалоговому вікні Мастер функций (див. мал. 14.4). Після натиснення на кнопку <ОК> з’явиться вікно аргументів функції СУММ, у якому в полі введення першого аргументу програма Excel запропонує ввести можливий діапазон обчислення. Якщо програма Excel правильно визначила діапазон, що буде виділено пунктирною лінією, суму значень якого необхідно обчислити, то необхідно просто натиснути на кнопку <ОК>. Інакше необхідний діапазон потрібно виділити самостійно і він з’явиться в полі введення першого аргументу.

Важливими поняттями у програмі Excel є масив та формула масиву значень. Масив у програмі Excel – це прямокутний діапазон комірок, який обробляється однаково. Під формулою масиву значень розуміють єдину формулу, що зв’язана з всіма комірками масиву. Формула може обробляти як одну комірку, так і діапазон або кілька діапазонів, і може обчислювати як єдине значення (наприклад, число, текст, дату), так і масив значень.

Для введення формули масиву значень, потрібно: виділити масив (комірку або прямокутний діапазон), до яких буде використовуватися формула; ввести формулу; натиснути комбінацію клавіш <Shift>+<Ctrl>+<Enter> для завершення введення. У більшості випадків при введенні формули масиву діапазон комірок, з яким зв’язується дана формула, вибирається співпадаючим за розміром із діапазоном, з яким оперує формула.

Для спрощення і підвищення ефективності процесу введення у програмі Excel передбачено кілька додаткових способів уведення даних.

Автоматична заміна при введенні (діалогове вікно Автозамена) – це засіб призначений для автоматичної заміни одних сполучень символів на інші у процесі введення. Звичайно, такий засіб використовується для виправлення помилок, що користувач часто робить, або швидкого введення спеціальних символів.

При проведенні Автозамены, програма Excel керується списком автозаміни, який може задати користувач у діалоговому вікні Автозамена: английський (США), що відкривається за допомогою команди Сервис  Параметры  Параметры автозамены. Можна змінити список автозаміни самостійно по побажанню.

Засіб автоматичне завершення введення (Автозавершения) допомагає при введенні в стовпець даних, що повторюються. Якщо будь-який текст уже вводився у стовпець раніше, то досить набрати тільки трохи перших букв даного тексту, а інша його частина буде додана автоматично при натисненні на клавішу <Enter>. Щоб увести нове значення, просто можна продовжувати набирати текст далі. Якщо між коміркою, у якій відбувається введення, та іншими даними є хоча б одна порожня комірка, автозавершення не здійсниться. Засіб Автозавершення не діє при введенні чисел, дат, часу і формул. Для того щоб увімкнути/вимкнути режим автозавершення, необхідно виконати команду Сервис  Параметры та у вкладці Правка діалогового вікна Параметры, що відкриється, встановити/вилучити прапорець Автозавершение значений ячеек.

Інший спосіб введення значень, що повторюється, є вибір даних зі списку. Для кожного стовпця програма Excel формує список уведених раніше даних, який можна використовувати, щоб розмістити в комірці уже існуюче в стовпці значення. Щоб скористатися при уведенні вибором даних із списку, потрібно: встановити покажчик миші на комірку, в яку потрібно ввести дані, та натиснути праву кнопку миші; у контекстному меню, що з’явиться, виконати команду Выбрать из раскрывающегося списка…; вибрати потрібне значення, що потім буде введено в комірку, із запропонованого списку. Як і при виконанні автозавершення, програма Excel формує список із значень стовпця, що знаходяться в суміжних із поточною комірках.

Часто при роботі з електронною таблицею виникає потреба введення послідовності значень, які поступово збільшуються або зменшуються. Ручне введення таких послідовностей може виявитися проблематичним, особливо при великих їх обсягах. У програмі Excel існує зручна альтернатива для введення рівномірних послідовностей чисел, дат і навіть текстових значень – Автозаполнение.

Створення послідовностей чисел, дат і часу основане на зміні базового значення з деяким кроком.

Створити послідовність можна декількома способами.

Спосіб 1. За допомогою команд меню.

Щоб створити послідовність, необхідно: ввести початкове значення в першу комірку послідовності; виділити діапазон комірок, у яких повинна утворитися послідовність; виконати команди Правка  Заполнить  Прогрессия. З’явиться діалогове вікно Прогрессия, у якому можна задати параметри послідовності.

Спосіб 2. За допомогою маркера автозаповнення.

Найчастіше немає необхідності у виконанні всіх приведених вище дій. Замість них можна скористатися різними видами автоматичного заповнення комірок. Найшвидший спосіб – за допомогою маркера автозаповнення, який має вигляд жирної крапки у правому нижньому куті виділеної комірки. Якщо діапазон містить два перших числа послідовності, то для побудови арифметичної прогресії, що апроксимує значення в цьому діапазоні, необхідно виділити даний діапазон і при натиснутій лівій кнопці протягнути мишею маркер автозаповнення. При цьому крок послідовності програма Excel буде визначати автоматично, як різницю між першим і другим значеннями, що введені в комірки діапазону.

Спосіб 3. За допомогою контекстного меню маркера автозаповнення.

За допомогою маркера автозаповнення можна одержати і ширші можливості автоматичного введення даних. Досягається це за допомогою контекстного меню маркера автозаповнення, що викликається під час протягування покажчиком миші маркера автозаповнення при натиснутій правій кнопці.

Програма Excel дозволяє автоматично створювати послідовності не лише числових, але і текстових значень на основі заданого раніше так званого списку автозаповнення.

Список автозаповнення – це список текстових значень, розташованих у визначеному порядку. Якщо при автозаповненні в першій комірці діапазону знаходиться значення, що належить одному зі списків, то інші комірки будуть послідовно заповнюватися значеннями зі списку.

Щоб вивести послідовність текстових значень в електронну таблицю, потрібно, використовуючи ліву кнопку миші, перетягнути маркер автозаповнення так, щоб виділити комірки, які повинні бути заповнені.

Щоб створити, змінити або вилучити список текстових значень автозаповнення необхідно виконати команду Сервис Параметры. З’явиться вікно Параметры. Перейти на вкладку Списки та поповнити список новими текстовими послідовностями. Щоб змінити список текстових значень, необхідно виділити його у переліку Списки, відредагувати список у полі Элементы списка і натиснути кнопку Добавить. Щоб вилучити список текстових значень, потрібно виділити його у переліку Списки і натиснути кнопку Удалить.

У програмі Excel є кілька вбудованих текстових списків. Ці списки містять назви днів тижня і місяців року.