П

Форматування та редагування даних у комірках

ід час введення даних у комірку встановлюється спосіб їхнього подання, тобто формат. Програма Excel автоматично розпізнає тип даних і встановлює формат за умовчуванням для необхідного типу. Однак вона це робить не завжди коректно, тому може виникнути потреба зміни формату представлення даних у комірці або діапазоні.

Щоб змінити формат представлення даних у комірці, необхідно: виділити комірку і виконати команду Формат  Ячейки. З’явиться діалогове вікно Формат ячеек (див. мал. 11.5); вибрати вкладку Число; у списку виділити потрібну категорію формату та підібрати до нього необхідні параметри:

• Числовой – якщо потрібно задати конкретні деталі відтворення чисел (число десяткових знаків, роздільник груп розрядів або спосіб відтворення чисел);

• Денежный або Финансовый формат – для відтворення грошових сум (різниця між цими форматами в тому, що формат Денежный дозволяє відтворювати від’ємні суми, наприклад, іншим кольором і без знака мінус і робити вирівнювання значень у комірці);

• Процентный – для відтворення чисел у відсотках;

• Экспоненсиальный – для відтворення числа (як правило, досить великого або, навпаки, досить маленького) у вигляді добутку двох складових – числа, що знаходиться в межах від 1 до 10, і ступеня числа 10 (позитивного або негативного);

Мал. 11.5. Діалогове вікно Формат ячеек

• Дробный – для відтворення чисел (часток) у вигляді звичайного дробу;

• Текстовый – для відтворення текстових даних точно так само як вводяться;

• Дополнительный – для збереження чисел спеціального призначення, наприклад, телефонних номерів або поштових індексів; натиснути кнопку <ОК>.

Комірки, які не використовувалися раніше або очищені, мають числовий формат Общий.

Редагування текстових даних або формул відбувається або безпосередньо в комірці, або в рядку формул.

Щоб відредагувати вміст комірки в рядку формул, необхідно встановити у рядок формул курсор введення тексту та зробити необхідні зміни в комірці.

Щоб відредагувати вмісту комірки безпосередньо в ній, потрібно виділити її і натиснути клавішу <F2>. Курсор введення тексту з’явиться в комірці.

У будь-який момент під час редагування можна відмовитися від внесених змін, натиснувши кнопку Отмена ліворуч від рядка формул або клавішу <Esc>.

Якщо потрібно цілком замінити вміст комірки, то необхідно виділити її та почати вводити нове значення. Старе значення буде змінене на нове. Щоб повернути старе значення, треба натиснути клавішу <Esc> не виходячи з режиму редагування. Вийти з режиму редагування можна за допомогою трьох клавіш на клавіатурі: <Enter>, <Tab> і <Esc>.

У тому випадку, коли потрібно округлити числа, не завжди досить обмежитися тільки встановленням відповідного формату. Іноді виникає проблема встановлення „похибки округлення”. Наприклад, якщо потрібно округлити два числа 100.4 і 200.3 до цілих, то можна зробити це, виконавши команду Формат  Ячейки, встановивши на вкладці Число формат Числовой і задавши число десяткових розрядів рівних нулю. Але, якщо ці два числа будуть потім додаватися і результат буде округлений зазначеним способом, то замість очікуваного значення 300 ви побачите значення 301. Для того щоб вирішити дану проблему, потрібно підібрати параметри робочого аркуша, виконавши команду Сервис  Параметры і встановивши на вкладці Вычисления прапорець Точность как на екране або необхідну похибку обчислення в полі Относительная погрешность (за умовчуванням встановлено 0,001).