Мал. 7.1. Діалогове вікно Параметры

2). Відкрийте вкладку Росположение, виділіть елемент Шаблоны пользователя і натисніть кнопку Изменить.

3). З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вказати нове розташування папки з шаблонами.

Word використовує формат зберігання шаблонів, сумісний з форматами попередніх версій.

7.2. Використання шаблонів у перекладацькій діяльності

Шаблони можна використовувати для спрощення перекладу будь-яких типових документів. Особливо корисні шаблони при перекладі таких документів як: замовлення і взагалі будь-яких стандартних форм на бланках; контрактів і звітів; оголошень і рекламних проспектів; листів і факсимільних повідомлень.

Застосування шаблонів для підготовки контрактів та звітів гарантує, що вони матимуть єдиний формат і вигляд. Форматування може бути наперед задане в шаблоні, а від користувача вимагається тільки заповнювати поля, причому поля значень (дати, часу, номера сторінки тощо) автоматично поновлюються.

Текстовий процесор Word має значну кількість шаблонів для підготовки публікацій, листів, факсів, звітів та інших документів. Ці шаблони можна модифікувати або створювати на їх основі свої.

Шаблони є основним інструментом для створення інтерактивних форм. Текстовий процесор Word дозволяє створювати форми з полями введення, списками, які розкриваються, та прапорцями, що встановлюються в певному стані. Оскільки форми використовуються багато разів, їх доцільно зберігати як шаблони. Користувачі відкривають нову форму і при цьому не потрібно турбуватися про те, що форма буде випадково зіпсована, оскільки початковий шаблон зберігається в пам’яті комп’ютера і залишається незмінним.

7.3. Створення електронних форм та шаблону форми

Форма – це документ із спеціальними зонами, які називаються полями форми, призначеними для введення даних.

За допомогою текстового процесора Word можна створити два види форм: друкарські й електронні.

Друкарські форми роздруковуються і заповнюються на папері. Друкарська форма нічим не відрізняється від звичайного документа Word.

Електронні форми значно зручніші за свої друкарські аналоги, оскільки заповнюються прямо на комп’ютері, і тому ідеально підходять для поширення через електронну пошту або по мережі.

Е

Поля форм

лектронні форми містять поля форми – місця, де розміщуються відомості певної категорії.

Розрізняють такі види полів форми: поля для введення даних; прапорці; поля зі списком для вибору значень.

Електронні форми дозволяють виконувати автоматичну перевірку введених даних, оновлення залежних полів (наприклад, полів міста і області при введенні поштового індексу), різні обчислення (наприклад, автоматичний розрахунок підсумкової суми). Для спрощення заповнення до полів форми звичайно додають підказки.

Багато форм складаються в основному з тексту з включеними в нього полями форми. У інших формах для задавання структури використовуються таблиці, комірки яких чудово підходять для розміщення інформаційних полів і їх міток. Такі можливості таблиць, як вирівнювання тексту, рамки для виділення заповнюваних полів, виділення кольором заголовків та інші спеціальні прийоми, роблять форму привабливішою і легшою у використанні.

Електронні форми дозволяють значно полегшити і прискорити введення даних. Проте наявність додаткових можливостей, які надаються формами, визначає низку особливостей у процесі їх створення.

Будь-яка електронна форма містить два типи елементів:

• текст або графічні об’єкти, які не можуть бути змінені користувачем, який заповнює форму. Ці елементи задаються розробником форми і включають питання, списки можливих відповідей, таблиці з даними тощо. Можна сказати це постійні елементи форми;

• поля форми – незаповнені зони, в які вводить дані особа, яка заповнює форму. Їх можна назвати змінними елементами форми.

Розробка починається з побудови структури форми, тобто із вибору взаємного розташування всіх постійних елементів форми. Потім відбувається вставка полів в ті місця, де при заповненні форми передбачене введення даних.

Щоб запобігти випадковим змінам постійних елементів форми і їх розміщення, електронну форму необхідно захистити (до тих пір, поки документ, який містить поля форми, не захищений, можна редагувати як сам документ, так і ці поля). У захищеному документі можна лише заповнювати поля форми, а сам документ редагувати не можна. При захисті форми можна використовувати пароль, тоді змінювати структуру форми зможе тільки її розробник або інший користувач, який знає пароль.

Ш

Створення шаблону форми

аблон форми нічим не відрізняється від шаблону звичного документа Word, тому для його створення використовується стандартна послідовність дій.

Щоб побудувати і зберегти структуру форми у вигляді шаблону необхідно:

1. У діалоговому вікні Шаблоны вибрати перемикач Шаблон у групі Создать і натиснути кнопку <ОК>;

2. Створити структуру форми;

3. Вибрати команду Файл Þ Сохранить, щоб зберегти шаблон. Увести ім’я шаблону в полі Имя файла і натиснути кнопку <ОК>. Залишити шаблон відкритим, щоб додати поля форми.

Форми створюються за допомогою панелі інструментів Формы (мал. 7.2).