• Столбец Вид показывает, как будет отображаться это поле в выбранном блоке адреса, таким образом Вы можете проверить, что сопоставление является правильным.

3)Когда Вы указали соответствие для всех полей, нажмите OK для возврата на шаг 3 мастера. Теперь, когда Вы используете кнопки со стрелками, чтобы просмотреть все адреса, они должны все выглядеть правильно. Если нет, вернитесь назад и измените то, чем вы не довольны, перед тем как нажать Далее и перейти на шаг 4.

Заметим, что вы не сможете продолжить, пока вы не установите правильное соответствие всех полей в выбранном блоке адреса. Если вы видите <не доступно> в позиции поля это указывает на то, что поле в запросе — сопоставлено не правильно.

4)Обратите внимание на флажок Подавлять вывод строк с пустыми полями. Используя Мастер, Вы не должны создать свои собственные условные подавления полей.

Шаг 4: Создание приветствия

Обращение — первоначальное приветствие, например, Дорогой г-н Джонс. На шаге 4, выберите приветствие, которое появится в письме.

Рис. 319. Создание приветствия

Вы можете использовать различные приветствия для мужчин и женщин. Чтобы сделать это, Writer должен иметь некоторый способ узнать, является ли человек мужчиной или женщиной. В нашей электронной таблице мы имеем столбец по имени Пол. В секции Поле в списке адресов, указывающее на женский род получателя, задайте имя поля Пол и значение поля ж. Тогда мужское приветствие будет напечатано для всех мужчин, а женское приветствие — для всех женщин.

Примечание Вы не должны указывать OOo кто мужчина, потому что предполагается, что все неженские записи — мужские.

Если Вы не выберите Вставить персональное приветствие, Вы можете использовать более общее приветствие, не обращаясь к получателю непосредственно, такое как “Вниманию заинтересованных лиц”.

Как и на шаге 3, шаг 4 мастера имеет окно предварительного просмотра внизу. Вы должны проверить более чем одну запись, чтобы гарантировать, что другие записи выглядят так, как Вы ожидаете.

Шаг 5: Настройка расположения

На шаге 5, Вы можете настроить положение блока адреса и приветствия на странице. Вы можете поместить блок адреса в любое место на странице. Приветствие – всегда слева, но Вы можете перемещать его вверх и вниз по странице. Используйте кнопки, показанные на Рис. 320 для перемещения элементов.

Рис. 320. Настройка расположения

Шаг 6: Редактирование документа и вставка дополнительных полей

На шаге 6 Вы имеете другую возможность исключить определенных получателей из рассылки писем, как показано на Рис. 321.

Рис. 321. Редактирование документа

Вы можете также отредактировать тело документа. Если Вы начинали с пустого документа, Вы можете написать все письмо на этом шаге. Нажмите Правка документа чтобы свернуть мастера в маленькое окно (Рис. 322), таким образом Вы можете легко редактировать письмо.

Рис. 322. Минимизированный мастер рассылки писем

Вы должны выполнить еще одну важную задачу на этом этапе. Мастер вставляет только информацию из полей имени и адреса, но Вы можете добавить дополнительные данные. В нашем примере, мы хотим сказать каждому, сколько баллов они накопили в течение года; эта информация содержится в электронной таблице.

Чтобы сделать это:

1)Нажмите Правка документа на шаге 6 мастера.

2)Выберите Вставить > Поля > Дополнительно. Открывается диалоговое окно Поля.

Рис. 323. Диалоговое окно вставки полей слияния

3)Перейдите на страницу База данных.

4)С левой стороны выберите Поля слияния.

5)В окне Выбор базы данных найдите Ваш источник данных (в этом примере, это электронная таблица). Разверните ее, чтобы увидеть поля.

6)Выберите поле которое вы хотите вставить, нажмите Вставить для вставки поля.

Вы можете вставить любое количество полей любое число раз в ваш документ рассылки писем.

7)Нажмите Закрыть когда все сделаете.

Список Выбор базы данных содержит источник Примечание данных, выбранный на шаге 3. Вся информация, которая

требуется для составления письма, должна содержаться в этом источнике данных.