9) Нажмите Готово. Источник данных теперь зарегистрирован.

Создание бланка письма

Пример: Рассылка писем согласно Вашей базе клиентов

Компания, торгующая по почте организовывала кампанию по определению размера кредита своих клиентов согласно количеству товаров, купленному в течение одного года.

В конце года, они хотят послать письмо каждому клиенту, чтобы показать общее количество набранных кредитных баллов.

Вы можете создать бланк письма вручную, что является самым простым и наиболее всесторонним методом и описано здесь, или можете использовать Мастер Рассылки писем, как описано в разделе “Использование Мастера рассылки писем для создания бланка письма” начинающемся на стр. 412. Если вы решили воспользоваться мастером, обратите пристальное внимание на его ограничения, как это определяется в описании.

1)Создайте новый текстовый документ: Файл > Создать > Текстовый документ, или откройте уже существующий бланк письма с помощью Файл > Открыть.

2)Просмотрите зарегистрированные источники данных: Вид > Источники данных (или нажмите F4).

3)Найдите источник данных, который Вы желаете использовать для бланка письма, в нашем случае Адресная книга. Разверните папку Адресная книга и папку Таблицы, и выберите Лист1. Отображаются адресные данные файла. (См. Рис. 300).

Рис. 300. Выбор источника данных.

4)Теперь создайте или измените бланк письма введя текст, знаки препинания, разрывы строк и так далее, которые будут присутствовать во всех письмах, и добавьте поля, где необходимо, щелкая по заголовку поля и перемещая его в соответствующее место в письме. (См. Рис. 301).

Заметим, что строка адреса должна быть в отдельном абзаце, а не отделена разрывом строки, как может показаться предпочтительнее. Причина этого станет ясна на следующем шаге.

Щелкните по заголовку столбца источника данных...

...и перетащите сюда, чтобы вставить поле в бланк письма

Рис. 301. Перетащите поля в тело бланка письма

5)Продолжайте до тех пор, пока Вы не составите весь документ. (См. Рис. 302 Для примера.) На данный момент вы, возможно, захотите рассмотреть подавление любых пустых строк, которые могут появиться в окончательном письме. Если нет, переходите к шагу 7.

Рис. 302. Завершенный вариант бланка письма.

6)Для подавления пустых строк:

р) Щелкните в конце первого абзаца который будет подавляться и выберите Вставка > Поля > Дополнительно.

с) Перейдите на страницу Функции и выберите Скрытый абзац в списке Тип поля.

т) Теперь в поле Условие введите условие, которое определяет пустое поле адреса. Оно имеет общий вид:

![Database.Table.Database field]

где символ ‘!’ (NOT) указывает на отрицание, а квадратные скобки — на условие.

Например, для нашей базы данных Адресная книга условие для проверки, что поле Адрес — пустое, будет:

![Адресная книга.Лист1.Адрес] как показано на Рис. 303.

Рис. 303. Вставка скрытого абзаца

Для проверки нескольких условий используйте операции AND и/или OR между условными выражениями, например:

![Адресная книга.Лист1.Имя] AND ![Адресная книга

.Лист1.Фамилия]

у) Нажмите Вставить, но не закрывайте диалоговое окно пока вы изменили все строки, которые должны подавляться.

Документ теперь готов для печати.

1) Выберите Файл > Печать и ответьте Да в окне сообщения.

Рис. 304. Сообщение подтверждения для объединения с полями базы данных

2)В диалоговом окне Рассылка писем (Рис. 305), Вы можете задать печать всех записей или выделенных записей. Чтобы выделить записи, которые будут напечатаны, используйте Ctrl+click для выбора отдельных записей. Чтобы выбрать блок

последовательных записей, выделите первую запись в блоке, переместитесь к последней записи блока, и удерживая клавишу Shift щелкните по последней записи.

Рис. 305. Диалоговое окно Рассылка писем

3)Нажмите OK чтобы отправить письма непосредственно на принтер.

Если вы предпочитаете сохранить письма в файл, может быть, чтобы разрешить корректуру или некоторое более позднее форматирование, выберите Файл в секции Вывод диалогового окна Рассылка писем, вместо используемого по умолчанию варианта Печать. Это изменяет диалоговое окно и отображает секцию Сохранить объединенный документ, где предварительно выбрано Сохранить единым документом. Вы можете выбрать сохранение каждого письма в виде одиночного, отдельного документа, если это предпочтительнее.

В этом случае, нажатие OK приводит к появлению диалогового окна Сохранить. Введите имя файла для сохранения письма. Они будут сохранены последовательно в одном документе, или в последовательно пронумерованных отдельных файлах, если выбрано сохранение в виде одиночных документов.

4)Если вы не сохранили оригинал, прототип документа бланка письма (шаблон) ранее, то вы должны сделать это сейчас. Наличие шаблона бланка письма может существенно упростить создание других бланков писем в будущем, и очень рекомендуется.