Использование рассылки писем

Что такое рассылка писем?

OpenOffice.org (OOo) Writer предоставляет очень полезную возможность для создания и печати:

•Нескольких копий документов для передачи по списку различным адресатам (стандартное письмо)

•Почтовых ярлыков

•Конвертов

Все эти объекты, хотя и различаются в приложении, основаны на концепции зарегистрированного “источника данных”, из которого извлекается переменная адресная информация, необходимая для этих функций.

Эта глава описывает весь процесс. Действия включают:

1)Как создать и зарегистрировать источник данных.

2)Как создать и распечатать бланк письма, почтовые ярлыки и конверты.

3)Дополнительно, как сохранить результат в редактируемом файле в качестве альтернативы его непосредственной печати.

Создание источника данных

Источник данных — база данных, содержащая записи имен и адресов (и, возможно, другие данные), на основе которой может быть определен список рассылки. Хотя Вы можете создавать и печатать почтовые ярлыки и конверты не используя источник данных, в большинстве случаев его использование — наиболее эффективный подход. Эта глава предполагает, что Вы используете источник данных.

OOo может получить доступ к разнообразным источникам данных, включая электронные таблицы, текстовые файлы и базы данных, такие как MySQL, Adabas и ODBC. Если информация, используемая для рассылки писем находится в настоящее время в формате, к которому OOo не может непосредственно получить доступ, нужно преобразовать его, например, экспортируя в файл, разделенный запятой (CSV).

В следующем примере мы используем электронную таблицу со следующими заголовками столбцов (полями): Имя, Фамилия,

Адрес, Город, Регион, Страна, Почтовый индекс, Пол, Размер кредита. Образец источника данных показан на Рис. 292.

Рис. 292. Источник данных – электронная таблица

Регистрация источника данных

Чтобы источник данных был доступен непосредственно из документа OOo, он должен быть сначала зарегистрирован как описано ниже.

1) Выберите Файл > Мастер > Источник данных адресов.

Рис. 293. Запуск мастера Источники данных адресов

2)Выберите соответствующий тип внешней адресной книги — в данном случае, Другой внешний источник данных. (Варианты выбора на этой странице мастера изменяются в зависимости от вашей операционной системой.) Нажмите

Далее.

Рис. 294. Выбор типа внешней адресной книги

3)На следующей странице мастера (Рис. 295), нажмите

Настройки.

Рис. 295. Запуск раздела Настройки мастера

4)В диалоговом окне Свойства источника данных (Рис. 296), выберите тип базы данных (в данном случае, Электронная таблица). Нажмите Далее.

Рис. 296. Выбор типа базы данных

5)В следующем диалоговом окне (Рис. 297), нажмите Просмотр и переместитесь туда, где находится электронная таблица, содержащая адресную информацию. Выберите электронную таблицу и нажмите Открыть для возврата в данное диалоговое окно. На данный момент Вы можете проверить, что подключение было правильно создано , нажав на кнопку Тестовое соединение (не показана на рисунке).

Рис. 297. Выбор электронной таблицы

6)Нажмите Готово.

7)В следующем диалоговом окне (Рис. 298), нажмите Далее. (Не нажимайте Назначение полей.)

Рис. 298. Поскольку это электронная таблица, не нажимайте Назначение полей.

8)Имя файла в поле Расположение. По умолчанию —

...\Адреса.odb; но Вы можете заменить Адреса другим именем, если пожелаете. Вы можете также изменить имя в поле “Имя адресной книги”. В нашем примере мы будем использовать имя “Адресная книга” в обоих случаях.

Рис. 299. Имя .odb файла и адресной книги.