Печать почтовых этикеток

Перед началом этого процесса, проверьте какую марку и тип этикетки Вы собираетесь использовать.

Чтобы напечатать почтовые этикетки:

1)Выберите Файл >Создать> Этикетки.

2)На странице Параметры, удостоверьтесь что флажок

Синхронизировать содержимое установлен.

3)На странице Этикетки (Рис. 306), выберите Базу данных и Таблицу. Выберите используемую Марку этикеток, а затем — Тип этикеток.

Tip Если тип этикетки, которую вы хотите использовать, отсутствует в списке, вы должны использовать страницу Формат, чтобы определить новую марку и тип. Это выходит за рамки данного документа, но и сравнительно легко осуществить, учитывая знание размеров этикетки.

Рис. 306. Выбор Базы данных, Таблицы, Марки и Типа этикетки.

4)Из выпадающего списка Поле базы данных выберите первое поле, используемое в этикетке (в данном примере, Имя). Нажмите на кнопку со стрелкой влево для перемещения этого поля в область Текст этикетки (см. Рис. 307).

Рис. 307. Перемещение полей из списка Поле базы данных в область Текст этикетки.

5)Продолжите добавлять поля и вставлять требуемые знаки препинания, пробелы, и разрывы строк, пока этикетка не будет составлена. Рис. 308 показывает сформированную этикетку.

Рис. 308. Законченная этикетка.

6)Нажмите Создать документ. Теперь у вас новый, одностраничный документ, содержащий ряд врезок, по одной для каждой этикетки выбранного типа, заполненных адресными полями из источника данных, которые Вы

выбрали. Довольно часто некоторые из полей в вашем адресном источнике данных будут незаполнены, что приведет к появлению пустых строк в этикетках. Если это не важно, вы можете пропустить следующие несколько пунктов и перейти прямо к шагу 7, в противном случае продолжите как описано здесь.

а) Сначала убедитесь, что врезки этикеток отображают содержимое полей (заголовки источника данных), а не их имена полей. Если это не так, то или нажмите Ctrl+F9 или выберите Вид > Поля, чтобы переключить отображение.

б) Далее, убедитесь, что вы видите непечатаемые символы, такие как метки абзацев, разрывы строк и т.д. Если они не видны, выберите Вид > Непечатаемые символы из меню, или нажмите Ctrl+F10, или нажмите значок Непечатаемые символы на панели инструментов Стандартная.

Вы увидите, что адресные поля разделены вставленными разрывами строк , а не абзацами . Поскольку подавление пустых полей адреса зависит от скрытых абзацев, а не строк, нужно заменить разрывы строк на абзацы следующим образом.

в) Перейдите к первой этикетке, в конец последнего поля адресного источника данных в первой строке этикетки. Нажмите Delete для удаления символа новой строки, а затем нажмите Return (или Enter), чтобы вставить маркер абзаца. Повторите эти действия для каждой строки в адресе.

Если межстрочный интервал в первой этикетке не удовлетворителен, вы можете исправить его, прежде чем продолжить, изменив стиль абзаца, связанный с адресом. Если Вы не изменяли его, адрес использует стиль Базовый.

Цель шага в) состоит в том, чтобы заменить все разрывы строк в конце адресных полей источника данных абзацами.

Внимание Иногда поле данных адреса может быть больше, чем ширина этикетки и перетекать на следующую физическую строку: убедитесь, что вы не введены в заблуждение этим при удалении и замене на что-либо другое символов разрыва строк.

г) Щелкните еще раз в конце первого абзаца, который будет условно подавлен, а затем выберите Вставка > Поля > Дополнительно. Перейдите на страницу Функции и

выберите Скрытый абзац в списке Тип поля. Теперь в поле Условие введите условие, которое определяет, что поле адреса — пустое. Он имеет общий вид:

![Database.Table.Database field]

где символ ‘!’ (NOT) указывает отрицание, а квадратные скобки — условие.

Например, в нашей базе данных Адресная книга условие, проверяющее что поле Адрес — пустое было бы

![Адресная книга.Лист1.Адрес], как показано на Рис. 303.

Для проверки нескольких условий, используйте операции AND и/или OR между условными выражениями, например:

![Адресная книга.Лист1.Имя]AND![Адресная книга

.Лист1.Фамилия]

Нажмите Вставить, но не закрывайте диалоговое окно, пока все строки не будут исправлены.

д) Повторите эти действия для каждого, который должен быть условно подавлен, не забывая продвигать курсор в конец строки перед изменением последнего элемента условия и вставки результата.

Последний абзац адресного блока этикетки заканчивается специальным полем, Следующая запись:Database.Table (Следующая запись:Адресная книга.Лист1 в нашем

Внимание примере), и поле Скрытый абзац ДОЛЖНО быть вставлено перед этим полем. Это может быть сделано путем перехода в конец абзаца, а затем с помощью нажатия клавиши Стрелка влево, для возврата обратно.

Признаком того, что Вы опустили это действие - наблюдение, что некоторые записи пропущены, и пропали из окончательного вывода.

е) Помните, что мы выбрали

Синхронизировать содержимое

ранее, и сейчас вы должны увидеть небольшое окно, содержащее

кнопку с надписью Синхронизировать подписи. Нажмите на эту кнопку, и поля скрытых абзацев распространятся на все этикетки в вашем документе.

Теперь у вас есть шаблон, подходящий для использования в будущем с тем же источником данных и типом этикетки. Если вы хотите сохранить его, используйте Файл > Шаблоны > Сохранить как, или сохраните его как Шаблон текстового документа ODF (.ott) в личный каталог