Разрешение доступа к файлам

Если Вы работаете с Microsoft Excel на компьютере, включенном в локальную сеть, Вам, возможно, придётся иметь дело с рабочими книгами, которые будут составляться и изменяться несколькими пользователями. Одна из возможностей Microsoft Excel – одновременный доступ к рабочим книгам нескольких пользователей сети.

1. Откройте файл рабочей книги, которую хотите предоставить для совместного использования.

2. В меню Сервис выберите команду Доступ к книге и выберите вкладку Правка.

3. Установите флажок в поле Разрешить совместный доступ и щёлкните на кнопке OK.

4. В нижней части диалогового окна в списке Файл открыт следующими пользователями перечислены пользователи, которые в текущий момент работают с этой рабочей книгой.

Составление итоговых отчётов

В процессе подготовки отчётов часто требуется подводить итоги. Значит, вам понадобится определить место на рабочем листе, куда вы будете заносить промежуточные расчёты, а затем составить формулу вычисления общего итога. С помощью Microsoft Excel можно автоматически вносить промежуточные итоги в таблицы, не задавая вручную пространства или формул для них.

Вам также потребуется выделять и показывать на экране только информацию, необходимую для отдельного отчёта. Вместо того, чтобы включать в отчёт все показатели рабочего листа, можно ограничиться определённым уровнем показателей, который будет использоваться при подведении промежуточных итогов и формировании отчёта. В зависимости от цели отчёта в него может быть включена полная информация рабочего листа, только промежуточные и общие итоги или только общие итоги.

Как добавить промежуточные итоги

Microsoft Excel позволяет подводить промежуточные итоги автоматически. Вместо того, чтобы вручную вставлять строки и формулы, можно воспользоваться командой Итоги.

Подведение промежуточных итогов можно осуществлять по нескольким показателям: определению количества элементов списка, суммированию величин, нахождению максимального, минимального или среднего значения, а также использовать более сложные статистические функции, такие как поиск стандартного отклонения или дисперсии. Например, в таблице ассортимента можно найти среднюю стоимость любого вида товаров или определить число разновидностей одного товара.

Перед использованием команды Итоги следует провести сортировку данных, чтобы быть уверенным, что сведения о промежуточных итогах появятся в соответствующих местах рабочего листа.

Укажите значение суммарной стоимости для каждого типа ксерокса

В этом упражнении Вы получите суммарную стоимость отдельных видов ксероксов. Здесь Вам не потребуется производить сортировку данных, так как в предыдущем упражнении эта таблица была введена Вами в отсортированном виде.

1. Щёлкните на ярлычке листа Ксероксы и выделите ячейку C10.

2. В меню Данные выберите команду Итоги. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

3. Щёлкните на стрелке текстового поля При каждом изменении в и в появившемся окне списка выделите строку Название. Так Вы подведёте итог по каждому из названий ксероксов.

4. Убедитесь, что в поле Операция находится слово Сумма.

5. Убедитесь, что в поле Добавить итоги по флажок установлен только напротив строки Сумма. Для этого, если потребуется, прокрутите весь список.

6. Проследите, чтобы были установлены флажки напротив строк Заменить текущие итоги и Итоги под данными, и щёлкните на кнопке OK.

Таким образом, Вы получите итоговые значения суммарной стоимости каждого вида ксероксов.

Если вы, установив параметры в диалоге Промежуточные итоги, вдруг передумали использовать эту установку, щёлкните на кнопке Убрать все. Ваши данные вернуться к прежнему состоянию.

При составлении многоплановых отчётов, использующих большое количество информации, для подведения итогов можно применять вложенные промежуточные итоги. Создание произвольного количества вложенных итогов допускается при снятом флажке поля Заменить текущие итоги диалогового окна Промежуточные итоги.

В следующем упражнении Вы произведёте сортировку списка Полный ассортимент по видам товара и названиям, подготовив её к подведению вложенных итогов.