Форматирование данных

Составляя документ для презентации или доклада, важно разместить в нём информацию с максимальной наглядностью, тогда она станет более доступной и выразительной. Оформление деловых документов следует выполнять в едином стиле. С помощью команды Автоформат, кнопки Формат по образцу и кнопок панели инструментов Форматирование Вы можете быстро и профессионально оформлять документы. В этом уроке Вы научитесь пользоваться командой Автоформат, копировать выбранный формат в другие области рабочего листа или в другие листы рабочей книги, а также узнаете, как с помощью кнопок панели инструментов Форматирование изменять отдельные элементы формата: шрифт, фон и обрамление ячеек, способ отображения чисел и т.д.

Автоматическое форматирование данных

Готовясь показать свои документы кому-либо, Вы хотите, чтобы они были понятными и выглядели профессионально. В этом Вам поможет команда Автоформат из меню Формат, которая позволяет выбирать из стандартной таблицы форматов подходящие заголовки, отступления, цвета шрифтов и другие параметры. С помощью команды Автоформат можно задать единый формат для всей рабочей книги.

Чтобы включить режим автоматического форматирования, нужно сначала выделить ячейку, принадлежащую форматируемому диапазону, а затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. Microsoft Excel предлагает 16 различных вариантов формата таблиц, включая форматы для финансовых данных, учётных сведений, списков, а также цветные и трёхмерные форматы.

Выбрать отдельные элементы форматирования команды Автоформат можно с помощью кнопки Параметры. Эта кнопка позволяет включать и выключать изменение отдельных элементов формата, таких как шрифт, отступления, выравнивание и размеры ячеек Вашей таблицы. По умолчанию форматирование производится по всем элементам формата.

При автоматическом форматировании Вы, возможно, не сразу получите нужный Вам формат блока ячеек. Далее в этом уроке Вы познакомитесь с дополнительными приёмами форматирования, позволяющими достигать желаемого результата.

Примечание. В Microsoft Excel существует несколько табличных шаблонов, таких как счета, сметы, календари, использующие как формулы, так и элементы форматирования. Чтобы создать новый рабочий лист по шаблону, выберите в меню Файл команду Создать, выберите вкладку Решения и дважды щёлкните на нужном шаблоне.

Отформатируйте данные с помощью команды Автоформат

В этом и следующем упражнениях Вы выделите диапазоны ячеек и примените к ним различные варианты форматов с помощью команды Автоформат.

1. На листе Бюджет 2008 выделите ячейку внутри блока ячеек С6:D8.

2. В меню Формат выберите команду Автоформат. Откроется диалоговое окно Автоформат.

3. В окне Список форматов выделите строку Цветной2 и щёлкните на кнопке OK. Теперь данные выделенного блока оформлены в формате Цветной2.

Измените параметры Автоформат

1. Выделите блок ячеек С10:J21.

2. В меню Формат выберите команду Автоформат. Откроется диалог Автоформат.

3. В окне Список форматов выделите Классический3 и щёлкните на кнопке Параметры. В диалоговом окне Автоформат появятся параметры форматирования.

4. В группе Изменить щёлкните на флажках Формат чисел и Ширину и Высоту.

Удалив флажки из этих окошек, Вы отключите соответствующие элементы команды Автоформат. В результате форматы чисел, а также ширина столбцов и высота строк, останутся неизменными. Команда Автоформат изменяет такие элементы формата, как запись чисел, ширина столбцов, высота строк, шрифт, цвет и рамки, если только Вы сами не удалите флажки этих опций.

5. Щёлкните на кнопке OK. Диалог Автоформат закрывается.