22.5. Каким способом может быть подана справка о доходах

По общему правилу справки 2-НДФЛ представляются в налоговую инспекцию на магнитных носителях (т.е. на дискетах, дисках и т.п.) или с использованием средств телекоммуникаций (т.е. через Интернет) (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Справки о доходах 10 физических лиц (и менее) можно представлять в бумажном виде (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Если же нужно подать справки по более чем 10 физическим лицам, то можно выбрать один из двух способов и подать справки на дискете или через Интернет. В исключительных случаях с учетом специфики деятельности либо особенностей места нахождения налоговики могут предоставить право представлять такие справки и на бумажных носителях.

Обязательный для применения порядок представления справок нормативно не установлен. Однако контролирующие органы предписывали руководствоваться Порядком представления сведений о доходах физических лиц в налоговые органы, утвержденным Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (далее - Порядок представления сведений) <1> (Письма ФНС России от 28.12.2006 N САЭ-6-04/1272@, от 08.02.2006 N ГИ-6-04/135@).

--------------------------------

<1> Указанный Приказ МНС России утвержден в отношении форм учета и отчетности по НДФЛ за 2003 г.

Рассмотрим правила, установленные Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

22.5.1. Представление сведений на бумажных и магнитных носителях

При представлении сведений о доходах физических лиц на магнитных или на бумажных носителях налоговые органы предписывают вместе со справками представлять сопроводительный реестр сведений о доходах физических лиц за соответствующий год по форме, утвержденной Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

В компьютерной программе, разработанной налоговиками для автоматизации процесса оформления сведений о доходах физических лиц ("Налогоплательщик"), эта форма была частично изменена:

- введена специальная графа для указания ставки налога, отраженной в подаваемых справках;

- изменены ссылки из граф реестра на пункты справки о доходах 2-НДФЛ в соответствии с действующей формой справки.

В соответствии с Приказом МНС России реестр составляется в двух экземплярах, один из которых остается в налоговом органе, а другой - возвращается налоговому агенту.

Обратите внимание!

Поскольку Налоговый кодекс РФ не закрепляет особых правил, касающихся порядка представления справок 2-НДФЛ, налоговые органы не вправе требовать от учреждения представления сопроводительного реестра, а тем более соблюдения какой-либо особой формы реестра.

Даже если учреждение вовсе не представило реестр или использовало его старую форму, ему не могут отказать в принятии справок 2-НДФЛ и привлечь к налоговой ответственности.

Несмотря на то что представление реестра необязательно, сопроводить справки реестром целесообразно. Особенно если учреждение представляет большое количество таких справок лично (через представителя). Подписанный налоговым инспектором экземпляр реестра будет достаточным доказательством своевременности представления сведений о доходах физических лиц.

При заполнении реестра необходимо руководствоваться данными, приведенными в справках 2-НДФЛ.

ПРИМЕР

заполнения Реестра сведений о доходах физических лиц (в современной версии компьютерной программы, разработанной налоговыми органами)

Реестр сведений о доходах физических лиц за 2009 год

Реестр

1 25.03.2010 ИФНС 7733

N -------------------- от ---------------------- в ---------------

номер реестра дата составления код ИФНС

с начала года реестра

Налоговый агент:

"СОШ N 1" МОУ

------------------------------------------------------------------

наименование организации / Ф.И.О. индивидуального предпринимателя

Ф.И.О. главного бухгалтера (индивидуального предпринимателя):

Сидорова Анна Ивановна

------------------------------------------------------------------

фамилия, имя и отчество ответственного лица

Количество представленных документов 3

(справок о доходах по форме 2-НДФЛ): -------------------------

количество представленных

документов

Представленные документы

N справки	Ф.И.О. <1>	Ставка налога <2>	Общая сумма дохода <3>	Общая сумма налога исчисленная <4>	Общая сумма налога удержанная <5>
1	Иванов Иван Иванович	13	310 000,00	40 300	40 300
2	Сидорова Анна Ивановна	13	256 890,00	30 600	30 600
3	Петрова Татьяна Павловна	13	169 658,00	19 300	19 300
Итого:			736 548,00	90 200	90 200

Данные по представленным документам указываются в соответствии со

справкой о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ):

<1> - п. 2.2;

<2> - п. 3;

<3> - п. 5.1;

<4> - п. 5.3;

<5> - п. 5.4.

Иванов (И.И. Иванов)

Подпись налогового агента -------------------------

М.П.

Дата представления в налоговый орган _________________________

Дата принятия в налоговый орган _________________________

Подпись работника налогового органа _________________________

В бумажном виде или на диске (дискете) справки могут представляться как лично налоговым агентом (его представителем), так и направляться в налоговый орган по почте. В зависимости от способа представления нужно иметь в виду следующие моменты.

Способ представления	Комментарии и пояснения	Что считается днем представления
Лично или через своего представителя	- представитель может быть законным (например, директор учреждения, действующий согласно учредительным документам) или уполномоченным (например, бухгалтер, который действует на основании доверенности учреждения) (ст. ст. 27, 29 НК РФ)	Дата фактического представления
По почте	- справки надо направить заказным почтовым отправлением с описью вложения, при этом на почте должны выдать квитанцию (пп. "б" п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221); - справки можно отправить по почте до 24 часов последнего дня срока их представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ)	Дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ)

Добавим, что Приказом ФНС России от 05.10.2010 N ММВ-7-10/478@ "Об утверждении Единого стандарта обслуживания налогоплательщиков" при подаче справок 2-НДФЛ лично налоговым агентом (его представителем) предусмотрено обязательное оформление протокола приема сведений о доходах физических лиц в присутствии агента. Копия протокола вручается налоговому агенту (его представителю).

Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 предусмотрено оформление налоговым органом и других документов.

Заметим, что со стороны налоговых органов могут возникнуть требования к представляемым налоговым агентом сведениям, не предусмотренные налоговым законодательством.

Так, УФНС России по Санкт-Петербургу в Письме от 24.01.2008 N 18-06/01353@ довело до налоговых агентов следующую информацию:

- если количество справок по форме 2-НДФЛ, представляемых одним налоговым агентом, превышает 5000, налоговому агенту рекомендуется формировать несколько файлов;

- если численность физических лиц, получивших доходы, свыше 10 человек, справки по форме 2-НДФЛ представляются в электронном виде;

- если налоговый агент представил справки по форме 2-НДФЛ в электронном виде, уточненные сведения представляются в электронном виде независимо от их количества.

Что касается представления сведений по обособленным подразделениям, то налоговики напомнили, что такие сведения формируются в отдельные файлы от головного учреждения и от каждого из обособленных подразделений (Письмо УФНС России по Санкт-Петербургу от 24.01.2008 N 18-06/01353@).