18.5. Каким способом может быть подана справка о доходах

С 1 января 2012 г. сведения по форме 2-НДФЛ представляются в электронной форме. Однако если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек, то допускается использовать бумажный носитель (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 7 ст. 2, ч. 1 ст. 4 Федерального закона от 18.07.2011 N 227-ФЗ).

Порядок представления сведений по форме 2-НДФЛ о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме НДФЛ (далее - Порядок) утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Приказ вступил в силу 8 ноября 2011 г. и применяется при подаче отчетности за 2011 г.

Данный документ определяет правила представления сведений на электронных, бумажных носителях, а также в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Быстро перейти к нужному разделу возможно по следующим ссылкам:

- разд. 18.5.1. Представление сведений по форме 2-НДФЛ на бумажных носителях >>>

- разд. 18.5.2. Представление сведений по форме 2-НДФЛ на электронных носителях >>>

- разд. 18.5.3. Представление сведений по форме 2-НДФЛ в электронной форме (электронном виде) по телекоммуникационным каналам связи (через Интернет) >>>

В 2011 г. ст. 230 НК РФ не содержала требований к носителю сведений. В связи с этим контролирующие органы разъясняли, что справки по форме 2-НДФЛ необходимо было подавать по правилам п. 2 ст. 230 НК РФ в редакции, действовавшей до 2011 г. (Письмо Минфина России от 17.12.2010 N 03-04-08/8-281 (доведено до сведения нижестоящих налоговых органов Письмом ФНС России от 19.01.2011 N КЕ-4-3/512@)). Поэтому справка по форме 2-НДФЛ за 2010 г. представлялась по выбору: либо с использованием средств телекоммуникаций, либо на магнитных носителях, либо в бумажном виде (при условии, что доход выплачивался не более чем 10 физическим лицам) (абз. 2, 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).

18.5.1. Представление сведений по форме 2-ндфл на бумажных носителях

При подаче сведений по форме 2-НДФЛ на бумажном носителе учреждение должно также представить налоговому органу сопроводительный Реестр (по форме, приведенной в Приложении 1 к Порядку). Он оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в инспекции, а другой возвращается учреждению (п. п. 15, 19 Порядка).

Примечание

Образец заполнения Реестра представлен в Приложении 1 к настоящей главе.

В бумажном виде налоговый агент может представить сведения лично, через своего представителя либо направить в налоговый орган по почте. В таблице ниже приведены особенности, которые следует учитывать в зависимости от способа представления сведений.

Способ представления	Особенности	Что считается днем представления
Лично или через своего представителя	- представитель может быть законным (например, руководитель учреждения, действующий согласно учредительным документам) или уполномоченным (например, бухгалтер, который действует на основании доверенности учреждения) (ст. ст. 27, 29 НК РФ)	Дата фактического представления (п. 4 Порядка)
По почте	- сведения надо направить почтовым отправлением с описью вложения, при этом на почте отправителю должны выдать квитанцию (пп. "б" п. 12 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221); - сведения можно отправить по почте до 24 часов последнего дня срока их представления (п. 8 ст. 6.1 НК РФ)	Дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 2 п. 8 ст. 6.1 НК РФ, п. 4 Порядка)

Если сведения подает лично налоговый агент (его представитель), должностное лицо налогового органа в его присутствии обязано проверить правильность заполнения представленных документов (в том числе отсутствие исправлений). Эта процедура называется "контроль заполнения" (п. 16 Порядка). Представленными могут считаться только те сведения, которые прошли контроль. Сведения, которые не прошли его, считаются ошибочными и изымаются из общего пакета документов. Они вычеркиваются из Реестра и возвращаются налоговому агенту или его представителю (п. 17 Порядка).

Например, государственное (муниципальное) учреждение представило в инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ в отношении своих сотрудников (в количестве 7 человек), приложив сопроводительный Реестр. При проведении контроля заполнения выяснилось, что по одному из сотрудников (Семенову С.С.) справка 2-НДФЛ была заполнена неверно.

В данном случае сведения о доходах шести сотрудников государственного (муниципального) учреждения считаются поданными, а одного - неподанными. Информация о нем была вычеркнута из Реестра:

N справки	Ф.И.О.	Дата рождения
1	Иванов Иван Иванович	20.01.1981
2	Сидорова Анна Петровна	13.12.1978
3	Петрова Татьяна Павловна	16.07.1962
4	Белов Дмитрий Сергеевич	15.05.1983
5	Смолина Антонина Михайловна	03.02.1963
6	Сорокина Виктория Геннадьевна	01.12.1974
-7-	-Семенов Семен Семенович-	-12.09.1980-
Итого: 7

По завершении контроля заполнения оформляется "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях" (по форме, приведенной в Приложении N 3 к Порядку) в двух экземплярах. Каждый из них подписывается должностным лицом налогового органа и налоговым агентом (представителем) в случае его присутствия при проверке.

Один экземпляр такого протокола остается в инспекции, а другой возвращается налоговому агенту (выдается на руки либо направляются по почте) и является подтверждением факта подачи сведений в налоговый орган.