15.9.1.1. Бюджетный учет возмещения командировочных расходов в казенных учреждениях с 2011 г.

Примечание

Рассмотренный в настоящем разделе порядок бюджетного учета командировочных расходов распространяется также на государственные и иные органы власти, получателей (распорядителей, главных распорядителей) бюджетных средств, финансовые органы, органы, осуществляющие кассовое обслуживание бюджетов, и государственные (муниципальные) учреждения, в отношении которых не принято решение о предоставлении им субсидий в соответствии с п. 1 ст. 78.1 БК РФ (п. 4 Приказа N 162н, п. 1 Инструкции N 162н).

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н, расходы при служебных командировках относятся на следующие подстатьи КОСГУ:

- суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота, - на подстатью 212 "Прочие выплаты";

- оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (при наличии документов, подтверждающих эти расходы), а также возмещение расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов - на подстатью 222 "Транспортные услуги";

- плата за наем жилого помещения - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги".

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с КОСГУ на следующих счетах (п. 83 Инструкции N 162н):

- по выплате суточных - на счете 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

- по оплате проезда - на счете 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

- по плате за наем жилого помещения - на счете 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг".

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету счетов 0 208 12 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 0 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" и кредиту счетов 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 0 304 05 212 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим выплатам", 0 304 05 222 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по транспортным услугам", 0 304 05 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам", 0 201 21 610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации" (абз. 2 п. 84 Инструкции N 162н).

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, в общем случае отражаются по дебету счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 401 20 222 "Расходы на транспортные услуги", 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" и кредиту соответствующих счетов 0 208 12 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 0 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг". В ряде случаев командировочные расходы относятся в дебет соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 "Материальные запасы", 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда" (абз. 3 п. 84 Инструкции N 162н).

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по дебету счета 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" и кредиту счетов 0 208 12 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 0 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" (абз. 4 п. 84 Инструкции N 162н) <2>.

--------------------------------

<2> Подробнее о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет, см. подраздел "Учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы" раздела "Расчеты с подотчетными лицами (счет 0 208 00 000)" Практического пособия по бюджетному учету для казенных учреждений и органов власти.

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу руководителя казенного учреждения, расположенного в г. Москве, работник П.Р. Михайлов направлен в командировку в г. Краснодар.

Положением о командировках, действующим в учреждении, суточные установлены в размере 100 руб. в день.

Из кассы учреждения П.Р. Михайлову было выдано 11 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд - 8600 руб., по найму жилого помещения - 2000 руб. и оплаты суточных - 400 руб.).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Москвы - 2 августа;

- дата прибытия в Краснодар - 2 августа;

- дата выбытия из Краснодара - 5 августа;

- дата прибытия в Москву - 5 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михайловым в бухгалтерию и утвержден руководителем учреждения 8 августа.

Статья расходов	Сумма	Подтверждающий документ
Перелет по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.	Авиабилеты
Проживание в гостинице "Центральная"	2000 руб. (в том числе пользование мини-баром - 500 руб.)	чек ККТ, счет гостиницы
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)	Положение о командировках
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.	Чеки ККТ

Решение

Определим сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Статья расходов	Сумма
Проезд по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.
Проживание в гостинице "Центральная"	1500 руб. (за вычетом суммы за пользование мини-баром)
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.

Таким образом, сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемая от обложения НДФЛ, составит 11 500 руб. (8600 руб. + 2000 руб. + 400 руб. + 1000 руб. - 500 руб.). Под обложение НДФЛ подпадает сумма оплаты за пользование мини-баром в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете бухгалтеру учреждения нужно сделать следующие записи.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Бухгалтерские записи на день выдачи средств под отчет
Выдача из кассы денежных средств на оплату суточных	КРБ 1 208 12 560	КИФ 1 201 34 610	400	Расходный кассовый ордер
Выдача из кассы денежных средств на оплату проезда	КРБ 1 208 22 560	КИФ 1 201 34 610	8600
Выдача из кассы денежных средств на оплату найма жилого помещения	КРБ 1 208 26 560	КИФ 1 201 34 610	2000
Бухгалтерские записи на день утверждения авансового отчета
Принятие к учету расходов по оплате суточных	КРБ 1 401 20 212	КРБ 1 208 12 660	400	Авансовый отчет
Принятие к учету расходов по оплате проезда	КРБ 1 401 20 222	КРБ 1 208 22 660	9600
Принятие к учету расходов по оплате найма жилого помещения	КРБ 1 401 20 226	КРБ 1 208 26 660	2000
Выплата перерасхода по командировочным расходам
Оплата стоимости проезда из кассы учреждения	КРБ 1 208 22 560	КИФ 1 201 34 610	1000	Расходный кассовый ордер
Начисление НДФЛ на сумму оплаты услуг мини-бара
Начисление НДФЛ (500 x 13%)	КРБ 1 302 11 830	КРБ 1 303 01 730	65	Регистр налогового учета (налоговая карточка)