15.9.2. Бухгалтерский учет возмещения командировочных расходов в 2010 г.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 30.12.2009 N 150н, расходы при служебных командировках относятся на следующие подстатьи КОСГУ:

- суточные - на подстатью 212 "Прочие выплаты";

- плата за проезд, а также оплата расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, оплата разного рода сборов при приобретении проездных документов (комиссионный сбор, оплата страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.) - на подстатью 222 "Транспортные услуги";

- плата за наем жилых помещений - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги".

Соответственно, учет расчетов с подотчетными лицами в рамках бюджетной деятельности ведется по видам расходов на следующих счетах (п. 169 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н):

- по выплате суточных - на счете 1 208 02 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

- по оплате проезда - на счете 1 208 05 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

- по оплате проживания в гостинице - на счете 1 208 09 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг".

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту счетов 1 208 02 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 1 208 05 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 1 208 09 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" и дебету соответствующих счетов: 1 401 01 212 "Расходы по прочим выплатам", 1 401 01 222 "Расходы на транспортные услуги", 1 401 01 226 "Расходы на прочие работы, услуги" (абз. 3 п. 168 Инструкции по бюджетному учету) <3>.

--------------------------------

<3> Подробнее о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет, см. подраздел "Учет подотчетных сумм, выданных на командировочные расходы" раздела "Расчеты с подотчетными лицами (счет 0 208 00 000)" Практического пособия по бюджетному учету (до 2011 г.).

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу руководителя государственного (муниципального) учреждения, расположенного в г. Москве, работник П.Р. Михайлов направлен в командировку в г. Краснодар.

Положением о командировках, действующим в учреждении, суточные установлены в размере 100 руб. в день.

Из кассы учреждения П.Р. Михайлову было выдано 11 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд - 8600 руб., по найму жилого помещения - 2000 руб. и оплаты суточных - 400 руб.).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Москвы - 2 августа;

- дата прибытия в Краснодар - 2 августа;

- дата выбытия из Краснодара - 5 августа;

- дата прибытия в Москву - 5 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михайловым в бухгалтерию и утвержден руководителем учреждения 6 августа.

Статья расходов	Сумма	Подтверждающий документ
Перелет по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.	Авиабилеты
Проживание в гостинице "Центральная"	2000 руб. (в том числе пользование мини-баром - 500 руб.)	чек ККТ, счет гостиницы
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)	Положение о командировках
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.	Чеки ККТ

Решение

Определим сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Статья расходов	Сумма
Проезд по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.
Проживание в гостинице "Центральная"	1500 руб. (за вычетом суммы за пользование мини-баром)
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.

Таким образом, сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемая от обложения НДФЛ, составит 11 500 руб. (8600 руб. + 2000 руб. + 400 руб. + 1000 руб. - 500 руб.). Под обложение НДФЛ подпадает сумма оплаты за мини-бар в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете бухгалтеру учреждения нужно сделать следующие записи.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Бухгалтерские записи на день выдачи средств под отчет
Выдача из кассы денежных средств на оплату суточных	КРБ 1 208 02 560	КИФ 1 201 04 610	400	Расходный кассовый ордер
Выдача из кассы денежных средств на оплату проезда	КРБ 1 208 05 560	КИФ 1 201 04 610	8600
Выдача из кассы денежных средств на оплату найма жилого помещения	КРБ 1 208 09 560	КИФ 1 201 04 610	2000
Бухгалтерские записи на день утверждения авансового отчета
Принятие к учету расходов по оплате суточных	КРБ 1 401 01 212	КРБ 1 208 02 660	400	Авансовый отчет
Принятие к учету расходов по оплате проезда	КРБ 1 401 01 222	КРБ 1 208 05 660	9600
Принятие к учету расходов по оплате найма жилого помещения	КРБ 1 401 01 226	КРБ 1 208 09 660	2000
Выплата перерасхода по командировочным расходам
Оплата стоимости проезда из кассы учреждения	КРБ 1 208 05 560	КИФ 1 201 04 610	1000	Расходный кассовый ордер
Начисление НДФЛ на сумму оплаты услуг мини-бара
Начисление НДФЛ (500 x 13%)	КРБ 1 302 01 830	КРБ 1 303 01 730	65	Налоговая карточка