§7. Подготовка отчетов.

Грамотно составленный содержательный и финансовый отчет о проведении акций социального служения – залог того, что социальное служение не превратится в «очередное массовое мероприятие», а станет основой для совершенствования образовательных усилий местного сообщества, послужит заделом в продолжение начатой работы по пропаганде добровольческого движения, продемонстрирует серьезность и перспективность организаторов и волонтеров. Составление отчетов способствует появлению новых мыслей и идей, а значит, и совершенствованию деятельности. Организованный сбор достоверной информации противопоставляется стихии неупорядоченных действий, проявлению спонтанности и некомпетентности в работе, «любительскому», непрофессиональному отношению к делу.

Основой содержательного отчета являются ожидаемые результаты, планируемые в самом начале организации социального служения. Чтобы иметь подтверждающие данные о том, что планируемое достигнуто, необходимо заранее продумать исследовательские методики оценки эффективности общественно значимой деятельности. Так, например, подробно прописанные результаты проекта «Труд для «трудного» (проект социально-профессиональной реабилитации подростков с девиантным поведением, разработанный и реализуемый ДИМСИ, Московским региональным общественным фондом «Лицом к человеку», государственным образовательным учреждением «Межшкольный учебный комбинат «Хамовники»), наглядно демонстрируют ожидания, стремления авторов, позволяют им целенаправленно собирать материалы для подготовки содержательного отчета.

Эффективность проекта «Труд для «трудного» будет оцениваться по следующим позициям:

1. Реабилитация подростков с девиантым поведением (организация их занятости, снятие с учета в инспекции по делам несовершеннолетних, условных судимостей, предоставление возможности получить общее среднее образование, начальную профессиональную квалификацию, овладение адек­ватной самооценкой, саморазвитием и самообразованием).

2. Разработка диагностического материала и проведение комплексной диагностики среди подростков.

3. Активизация деятельности учреждений, организаций различной ведомственной подчиненности и общественности на решение проблем девиантного поведения подростков.

4. Привлечение внимания органов государственной власти, местного самоуправления и СМИ к проблеме трудовой занятости подростков из малообеспеченных и неблагополучных семей.

5. Заключение соглашений, договоров и других документов с заинтересованными учреждениями (прежде всего предоставляющими рабочие места подросткам) и волонтерскими общественными объединениями.

6. Участие подростков с девиантным поведением в волонтерской деятельности в учреждениях социальной защиты города (хоспис, больница, приют и др.).

7. Пропаганда достижений по проекту в СМИ, на обучающих семинарах, научных конференциях, выпуск методического пособия и рекомендаций.

8. Создание интегрированного учебно-воспитательного комплекса технико-технологического обучения, включающего автомобильное, радио-монтажное и слесарно-механическое производства.

9. Удовлетворение социально-экономической потребности в кадровом обеспечении предприятий, учреждений и ор­ганизаций Москвы.

10. Создание в отношениях взрослых и подростков атмос­феры доверительности, деловитости и организованности

Для оценки выполнения задач будут собраны следующие данные:

1. Количество подростков, успешно прошедших реабилитацию и профессионально самоопределившихся.

2. Количество подростков, получивших в процессе трудовой деятельности общеобразовательную и начальную профессиональную подготовку.

3. Количество подростков, поступивших для дальнейшего обучения в профессиональные училища, ссузы и вузы.

4. Количество индивидуальных прог­рамм продуктивного обучения подростков с девиантным поведением.

5. Количество диагностических материалов, объективность полученных в результате их использования данных.

6. Количество газетных и журнальных публикаций по проекту.

7. Количество радио- и телевизионных материалов по проекту.

8. Количество высококвалифицированных специалистов, на волонтерских началах работающих по проекту.

9. Количество молодых волонтеров, привлеченных к работе с «трудными» подростками.

10. Количество договоров, соглашений и других партнерских документов, способствующих продвижению идей проекта и эффективности его результатов.

11. Количество семинаров, конференций, брифингов и других мероприятий по проекту. Количество людей, принявших в них участие.

12. Тираж подготовленных в рамках проекта методических пособий, рекомендаций и других публикаций.

13. Количество учреждений и организаций, использующих в своей работе результаты по проекту.

14. Динамика снижений правонарушений подростков в Центральном административном округе Москвы.

***

Условно комплекс исследователь­ских методов и методик, используемых в социальном служении, можно представить в следующей классификации:

1. Общелогические методы: анализ, синтез, обобщение, сравне­ние, моделирование, проектирование.

2. Общенаучные методы: анализ литературных источников; тео­ретический анализ и синтез социально-педагогических исследований; наблюдение (в естественных условиях, при моделировании сложных ситуаций, в процессе тестирования, совместных мероприятий и др.); изучение и обобщение опыта; эксперимент; метод экспертных оценок.

3. Исторические методы: сравнительно-исторический метод (для установления закономерности, повторяемости исторических процес­сов), генетический метод (выявление происхождения, причин и ста­дий изучаемого явления), структурный метод (установление связей отдельных элементов со всей системой) и другие.

4. Социологические методы: анкетирование и интервью; социо­метрия; мониторинг; метод социальных биографий, метод комплексно­го социального (психосоциального) моделирования, метод «работа со случаем», метод «диалог» и др.

5. Психологические методы (применение бланковых и аппаратур­ных тестов (индивидуальных и групповых).

6. Методы математической статистики.

7. Педагогические методы.

Таким образом, источниковую базу исследования эффективности социального служения могут составить: документы, книги, журналы, газеты; клиенты, социальные, научные работники, преподаватели, семьи и др.; технико-информационные системы — радио, телевидение, компьютерные сети; традиции учреждений, опыт работы социального работника, официальные доку­менты государственных учреждений, ведомств, уставы и программы, материалы съездов и конфе­ренций молодежных и детских общественных объединений; программ­но-методические документы образовательных, социально-защитных, культурно-досуговых, медицинских, спортивно-оздоровительных и др. учреждений; материалы архивных фондов; обобщаю­щие труды, монографические исследования, докторские и кандидатские диссертации и др.

В социальном служении могут быть использованы практические методы исследования:

— аппаратурные (аудио, видео, слайды, кино, компьютер, зеркало Гезелла, Интернет);

— письменные (дневники, описание, анализ случаев, контракты, письма, отчеты, протоколы, резюме, опросники, результаты наблюдений, тексты, книги, журналы, статьи, тексты докладов, статистические данные, инструкции);

— опытные (упражнения, имитация, драматизация, моделирование, ролевая игра, дискуссии, собрания; посещения больницы, суда, разработка программ);

— графические (рисунки, схемы, графики, диаграммы, фотографии);

— физические (физические трудовые усилия).

Базу для содержательного отчета составляют: 1) нормативно правовые акты, регулирующие социальное служение и деятельность общественных объединений; 2) общее планирование деятельности организации, учреждения, специалистов, волонтеров; 3) записи в общей книге регистрации, где фиксируются звонки и обращения тех, кто нуждается в помощи и кому еще только предстоит встреча с общественным объединением, волонтером; 4) договоры и соглашения, определяющие взаимоотношения с участниками служения; 5) произвольное стенографирование той информации, которую сообщает о себе посетитель во время приема или которую сам организатор социального служения и волонтеры суммируют в форме коротких заметок о встрече после ее окончания; 6) личные дневниковые записи с анализом проделанной работы; 7) документы из переписки с учреждениями и организациями, участвующими в социальном служении; 8) отчеты о проделанной за тот или иной период времени работе, отчетность по работе того или иного отделения, всех организаторов и участников акций социального служения в целом.

Отчет о проделанной работе начинается принятым решением. Решение фиксируется, как правило, письменно, например, в форме договора, соглашения, контракта. В нем уточняются цели работы, методы, формы, условия их реализации, права и обязанности сторон, партнеров. В дальнейшем, как правило, система взаимодействия расширяется, в связи с чем вносятся соответствующие изменения в условия первого соглашения.

Следующим шагом будет создание базы данных о потенциальном волонтере, спонсоре, участнике проекта, его семье, условиях жизни, перечень проблем. Эта информация дополняется во время других встреч, в результате предоставления определенной справочной информации, обследования, заполнения бланков, «форм», анкет, опросников.

Отражение процесса служения, организации помощи, способствующее координации услуг профессионалов и волонтеров, направляющееся исполнителями различных уровней социального взаимодействия, определение стратегий помощи и поддержки, процесс принятия решений, результатов обсуждений, включения официальных распоряжений, реализации постановлений, осознания перспектив и систем совместных действий и другие действия организатора социального служения фиксируются в дневнике и отчетах специалиста и волонтера.

Заключительная запись о достигнутом прогрессе — это резюме, содержащее основные выводы о результатах проведенной работы, которым закрывается «дело».

Большинство волонтеров, привлекаемых к социальному служению, живет в обстановке, близкой к экстремальной, стрессовой, тупиковой. Потребность в постоянных отчетах воспринимается ими как совершенно непрагматичная, излишняя или не осознается вовсе при формировании комплекса совместных действий. Может быть, именно поэтому люди испытывают к волонтерам и общественным организациям те же чувства, что и при обращении в казенные инстанции. Как бы то ни было, социальное служение в результате лишается своего столь важного компонента, как постоянная база поддержки, в отношениях с которой только и могут строиться система и стратегия помощи, спасения.

Благодаря продуманной системе отчетности возникает сознательная организация индивидуальной деятельности, с одной стороны, ограждающая специалиста и волонтера от полного поглощения рутиной работой, с другой — намечающая автономные сферы собственных возможностей и вслед за ними — возможностей социальной среды и самого клиента.

Документация:

— является своеобразной “памяткой”, “напоминанием” о волонтерах, участниках программ и проектов, их проблемах, совместных целях. Всесторонняя и тщательно подобранная документация может оказаться аргументом и доказательством того, что именно было проделано за определенные промежутки времени для решения проблем, насколько удалось или не удалось продвинуться в этом деле, почему и что еще необходимо сделать;

— фиксирует определенные результаты, изменения, вносимые в планы действий, задачи служения, а значит, выступает в роли отчетного документа;

— становится доказательством компетентности и добросовестного отношения к делу волонтера и специалиста;

— способствует повышению квалификации, выражает степень сформированности индивидуального профессионального опыта;

— выступает как единство общения и практических форм деятельности.

Так, в процессе письменной фиксации волонтер как бы заново анализирует и переживает состояние людей, включенных в проект, моменты непосредственного общения с ними, у него появляются новые соображения, позволяющие совершенствовать приемы и подходы, укрепляется критический стиль мышления.

Задачи, решаемые делопроизводством в социальном служении:

1) накопление достоверной информации;

2) фиксация процесса оказания поддержки, направленная на повышение её эффективности;

3) укрепление междисциплинарного сотрудничества, координации усилий разных специалистов, ведомств, институтов;

4) передача информации о состоянии общественных проблем на все уровни управления и исполнения;

5) обобщение тех или иных методов, норм, способов воздействия с использованием схем, графиков, компьютерных программ, схематического перспективного планирования и прочее;

7) систематизация информации о формах и видах поддержки, обеспечивающая доступ к ней каждому нуждающемуся и интересующемуся;

8) создание информационных банков.

Существенной особенностью делопроизводства в социальном служении является то, что части документов могут быть представлены различным образом, в виде:

— повествовательного изложения решаемой проблемы со слов человека, включенного в проект, других участников взаимодействия (субъективная информация);

— повествовательного описания с элементами анализа, обобщения, предварительных выводов, сделанных в связи с оценками служения, поведения сторон, подходов к процессу оказания помощи официальных лиц и организаций (аналитическая информация);

— результатов тестирования, анкетирования, всевозможных справок, свидетельств (объективная информация);

— планов и программ действия, протоколов, заявленных обязательств, характеристик, доверенностей, составленных по определенной форме (деловая тактическая информация);

— отчетной продукции (о проделанной работе, о получении денежных сумм и др.), выводов комиссий, актов обследования и проч. (фиксирующая результаты информация).

Организаторы социального служения заранее заботятся о разработке и тиражировании специальных форм, бланков, заполнение которых позволит, с одной стороны, максимально использовать потенциал привлекаемых людей (волонтеров и участников), с другой, послужит основой для анализа достигнутых результатов.

Так, в ДИМСИ разработана традиционная форма регистрации участников общероссийских акций, включающая следующие вопросы:

Дата и время прибытия

Дата и время убытия

Ф.И.О. (полностью)

Дата рождения (число, месяц, год)

Домашний адрес (с индексом и телефоном)

Место работы (учебы)

Рабочий адрес (с индексом и телефоном)

Должность

E-mail

Являетесь ли Вы членом ДИМСИ (да, нет) или другой обществен­ной организации? (напишите какой) Какую должность занимаете?

Опишите подробно детали Вашего путешествия: маршрут (начиная от выхода из дома), вид транспорта, стоимость, способы возмещения затрат (собственные расходы, командировка уч­реждения, поддержка администрации, спонсоров и др.):

Что бы Вы хотели узнать, чему научиться на фестивале?

Какие бы изменения Вы внесли бы в программу фестиваля?

Чего бы Вы хотели избежать на данном мероприятии?

Готовы ли поделиться опытом работы по поддержке общественных инициатив в Вашей организации? (Нет. Да, по какой теме. Сколько минут Вам для этого необходимо?)

В какой волонтерской программе Вы хотите принять участие в период Фестиваля?

Имеете ли Вы какие-нибудь нарушения здоровья (ограничения, связанные со здоровьем), не позволяющие Вам принять участие в спортивных соревнованиях? ДА. НЕТ.

Имеете ли Вы какие-то ограничения в питании (диабетик, веге­тарианец и др.)?

(По желанию) Я могу вести творческую мастерскую по следующей те­ме...

Желание участвовать в экскурсионной поездке (ДА. НЕТ).