2. Документи з підготовки товару до відвантаження

Заявка на фрахтування – документ, в якому постачальник просить перевізника зарезервувати місце для певної відправки і указує бажаний засіб транспорту, час відправки тощо.

Заявка на свідоцтво про огляд – документ, що надається компетентному органу стороною, що запрошує свідоцтво про огляд товарів відповідно до національних або міжнародних стандартів, або згідно законодавства країни, де потрібна наявність цього документа, або якщо це передбачено в контракті.

Свідоцтво про огляд – документ, що видається компетентним органом, підтверджуючий, що описані в ньому товари були піддані огляду відповідно до національних або міжнародних стандартів згідно законодавству країни, де потрібне проведення огляду, або відповідно до положень контракту.

Інструкція з маркування – документ, в якому висловлюються вимоги до маркування товару, що поставляється покупцеві, необхідні написи, зображення і умовні позначення, поміщені на упаковці, бирках або на відвантажуваному товарі, необхідні для належного перевезення і здачі вантажу покупцеві. Маркування повинне містити:

• позначення, необхідні для адресата-одержувача вантажу: найменування вантажоодержувача і вантажовідправника (або умовні знаки, що їх заміщають), вага нетто і брутто, номер контракту і наряду, номер даного місця в партії. Це товарне маркування;

• відомості, необхідні транспортній організації, що перевозить вантаж: найменування пунктів відправлення і призначення, маршрут при перевантаженнях – вантажне маркування;

• позначення, необхідні під час перевезення: номери вагону і люків, номер трансу, назва судна тощо. Ці позначення робляться транспортною організацією і називаються транспортним маркування;

• позначення, які вказують, як треба поводитися з товаром під час його перевезення, навантажувально-розвантажувальних робіт, зберігання в дорозі, такі як: "не кантувати", "боїться вогкості", "боїться світла", "боїться холоду", "боїться тепла", "верх", "обережно стекло", "рідина", "тут відкривати", "тут піднімати", "гачками не брати". Таке маркування називається спеціальним.

Маркування повинні містити вказівку країни походження товару і відповідати вимогам митниці відносно розміру написів та їх написання.

Інструкція з відправки – документ, що містить докладні відомості про вантаж і вимоги експортера у зв'язку з його перевезенням.

Доручення на відвантаження – документ виписується при повітряних перевезеннях вантажовідправником. У ньому вказуються докладні дані про партії товару, які дозволяють авіакомпанії або її агентові підготувати авіавантажну накладну.

Повідомлення про готовність до відправки – цей документ видається постачальником, в якому він повідомляє покупця (імпортера) про те, що замовлені товари готові до відправки.

Повідомлення про відправку – документ, яким продавець або вантажовідправник інформує вантажоодержувача (імпортера) про відправку товару.

Повідомлення про розподіл документів – це документ, в якому сторона, відповідальна за виписку комплекту зовнішньоторговельних документів, указує різних одержувачів оригіналів і копій цих документів, а також число екземплярів, що відправляються кожному з них.

Дозвіл на постачання – документ, який видається покупцем і який дозволяє відправку товарів після отримання від продавця повідомлення про готовність товару до відвантаження.

Наряд на вивіз зі складу – документ, що видається на підприємстві і містить вказівку відпустити із складу товари, вказані клієнтом.

Наряд на внутрішнє транспортування – документ, що містить інструкції відносно транспортування товарів на підприємстві.

Таблиця фактуровання – документ, що видається на підприємстві, містить відомості про продані товари і використовується як основа для складання комерційного рахунку.

Ліцензія експортна/імпортна – документ, який видається спеціальними державними органами за наявності в країні експортера/ імпортера контролю над вивозом або ввезенням даних товарів. Ліцензії видаються на основі заяв відповідного експортера або імпортера, представлених органу, що відає видачею ліцензій в своїй країні. Заява подається за певний термін до передбачуваного відвантаження або отримання товару. До заяви додаються копії контрактів, гарантійні листи експортера/імпортера про сплату збору за видачу ліцензії і митних зборів.

У ліцензії вказують:

• найменування заявника, виробника, продавця і покупця товару,

• вид ліцензії,

• номер заяви на ліцензію,

• номер дозволу на видачу ліцензії,

• термін дії дозволу,

• характер угоди,

• валюта платежу,

• найменування і повна характеристика товару,

• термін постачання,

• вартість товару,

• найменування органу, що видав ліцензії,

• назву країни, куди експортується або звідки імпортується товар.

Ліцензія надається на певний термін, після закінчення якого вона втрачає силу.