2. Разновидности делопроизводственных материалов

Многообразие разновидностей делопроизводст- венных документов обусловлено, прежде всего, сложной структу- рой государственного аппарата.

Можно выделить три группы делопроизводственной доку- ментации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступают как инициатив- ные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называтьсярапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Се- нат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называтьсяэкзекуцией.

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также по- сылать друг другуведения.

Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые вXVIIIв. обычно по-прежнему называлисьчелобитными.

Постепенно начала возрастать роль внутренней документа- ции, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журна-

396 РАЗДЕЛ 2

ле передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в спе- циальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хро- нологической последовательности записывались документы, полученные от царя, от Сената и других учреждений. Раздель- но регистрировались исходящие документы. В XVIIIв. при ре- гистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, - протоколы и журналы засе- даний.

В XIXв. основные разновидности делопроизводственной до- кументации сохранились, иногда изменяя свое название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.

Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение, главным образом, вXIXв, Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности выс- ших и центральных учреждений, а также губернаторские и гене- рал-губернаторские отчеты.

Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреж- дении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем ин- формации зависели от воли министра. Нeбыла устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо но структурным под- разделениям, либо тематически.

Отчеты Государственного Совета составлялись периодиче- ски и были весьма краткими.

С 1804 г. составлялись губернаторские отчеты. Их комплекс за XIXв. является наиболее репрезентативным.

В XIXв. усложнилась регистрация документов - документ ре- гистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах яв- ления дает представление опубликованное в 1858 г. «Руководст- во к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России». Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губерн- ском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в сове- те министров - 45⁶⁷. ВXIXв. сохранилась журнальная форма ре- гистрации. В каждом структурном подразделении регистрирова- лись все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов и канцелярии министра и департаментах

ИСТОРИЧЕСКИЕ ИСТОЧНИКИ XVIII- НАЧАЛАXX ВЕКА 397

существовали общие и частные журналы. В общий журнал вноси- лись все поступившие документы. В частном журнале канцеля- рии министра отмечались тс документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы пелись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из депар- тамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое со- держание документа, а в частный документы (точнее, их отпус- ки, поскольку сами документы после записи в общий журнал от- сылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен дляXIXв. В журнале ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе. В нем излагался обсуждаемый вопрос, фикси- ровались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качест- ве решения. Журналы разных учреждений различаются по сте- пени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного Совета, менее - журналы Комитета министров.

В 70-е годы XIXв. появилась такая форма фиксации хода за- седаний, как стенографические отчеты, в частности для фик- сации заседания Особого присутствия Правительствующего Се- ната по делам о государственных преступлениях. Эта форма по- лучила распространение в началеXXв., а стенографические от- четы заседаний Государственной думы синхронно публикова- лись.