Термінологічний словник

Стандартизація – це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

Уніфікація – приведення продукції і засобів виробництва або їх елементів до єдиної форми, розмірів, структури, складу. Найпоширеніший і найефективніший метод стандартизації. Уніфікація сприяє скороченню строків освоєння випуску нових виробів, зниженню їх собівартості, розвитку спеціалізації великосерійного і масового виробництва та ін.

Уніфікація документів – приведення до єдиної форми документів, що забезпечує використання їх під час оформлення однорідних операцій у різних господарствах, на різних підприємствах, в організаціях і установах (наприклад, виписування рахунку – платіжної вимоги, касових прибуткового і видаткового ордерів, авансового звіту тощо).

Уніфіковані системи документації – 1. Комплекс взаємопов’язаних документів, побудований за єдиними правилами та вимогами, що використовується при оформленні однорідних операцій у різних установах. 2. Системи, що створюються на базі комплексного вирішення проблем проектування та упорядкування документаційних потоків, уніфікації і стандартизації форм усіх носіїв інформацій, що належать обробці за допомогою засобів обчислювальної техніки.

 

Довідкова інформація

При вивченні першого питання «Організація діловодства на підприємстві» студенту слід уяснити, що діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством – створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. В процесі вивчення другого питання «Робота з документами, що надходять на підприємство» студент повинен засвоїти, що керівнику для розглядання і прийняття рішення слід передавати тільки найважливіші документи, в основному, ті, які не можна використовувати без його вказівки. Практика свідчить, що кількість їх становить 10-20 % загальної кількості документів, які надходять. Вивчення третього питання «Робота з документами власного архіву керівника» передбачає засвоєння студентом, що офіційні документи, що стосуються діяльності підприємства, належать до архівного фонду підприємства і їх зберігають у його справах. Порушення цієї вимоги ускладнює пошук документів, знижує оперативність їх виконання, дезорганізує роботу апарату управління. При вивченні четвертого питання «Контроль за станом документаційного забезпечення управління» студенту необхідно усвідомити, що з метою підвищення оперативності роботи апарату управління і відповідальності працівників за доручену справу, поліпшення виконавської дисципліни і документаційного забезпечення управління керівник підприємства (структурного підрозділу) здійснює контроль за станом документообігу.

 

Семінарське заняття 10 (2 год.) Організація діловодства. Опрацювання текстових матеріалів

 

Питання для обговорення

Загальна характеристика процесів 1. діловодства:

поняття процесів діловодства; –

стандартизація; –

уніфікація. –

 

Робота з документами: 2.

етапи роботи з документами; –

опрацювання документів. –

 

Автоматизація процесів діловодства на 3. підприємстві:

напрями автоматизації процесів діловодства на – підприємстві;

сучасні програмні засоби автоматизації процесів діловодства на – підприємстві.