Термінологічний словник

Діловодство – це створення, приймання-передавання, зберігання, опрацювання документів.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

Стандартизація – це встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування.

Трафарет – це спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документа.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

 

Довідкова інформація

У процесі вивчення першого питання «Сутність і види управлінських документів» студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності на підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. При вивченні другого питання «Системи документації в управлінні. Процеси документування» студент повинен усвідомити, що документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів. У процесі вивчення третього питання «Адміністративний етикет» студенту необхідно запам’ятати, що психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне «інформаційний шум».

 

Семінарське заняття 8 (2 год.) Тема. Документування в управлінні

 

Питання для обговорення

Роль та місце документальної інформації в 1. управлінні:

поняття документальної інформації; –

поняття документа; –

види документів; –

строки зберігання документів. –

 

Системи документації: 2.

документацій не забезпечення; –

документування. –

 

3. Основні вимоги до документів:

реквізити; –

оформлення документів. –

 

Етикет службового листа: 4.

адміністративний етикет; –

помилки при оформленні документів. –

 

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться під час семінарського заняття).

 

І. Практичні завдання

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти у періодичних виданнях):

Складіть посадову інструкцію для секретаря керівника великого 1. підприємства у відповідності з такими пунктами:

найменування відділу; –

назва посади; –

вимоги до освіти; –

вимоги до досвіду роботи; –

перелік виконуваних функцій; –

вимоги до професійних якостей; –

права та обов’язки. –

 

Дайте відповіді на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ ІІ.

Що означає поняття управлінський 1. документ:

а) це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється папері або іншому носії;

б) документи на паперовій основі;

в) статут підприємства.

 

Як класифікуються управлінські документи за видами 2. діяльності:

а) організаційно-розпорядчі, документи з фінансово-розрахункових питань, документи з постачально-збутових питань, документи з особового складу.

б) прості і складні;

в) термінові, нетермінові;

г) звичайні, для службового використання, секретні.

 

Як класифікуються управлінські документи за 3. походженням:

а) прості, складні;

б) офіційні, особисті;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;

г) індивідуальні, типові, трафаретні.

 

4. Як класифікуються управлінські документи за формою:

а) термінові, нетермінові;

б) офіційні, особисті;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;

г) індивідуальні, типові, трафаретні.

 

5Як класифікуються управлінські . документи за засобами інформації:

а) рукописно-друковані, графічні, фотодокументи, звукові;

б) офіційні, особисті;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;

г) індивідуальні, типові, трафаретні.

 

За стадіями утворення управлінські документи поділяються 6. на:

а) оригінали, чернетки, копії;

б) звичайні, для службового використання, секретні;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;

г) індивідуальні, типові, трафаретні.

 

За ступенем гласності управлінські документи поділяються 7. на:

а) звичайні, для службового використання, секретні;

б) офіційні, особисті;

в) внутрішні вхідні, зовнішні вихідні;

г) індивідуальні, типові, трафаретні.

 

В якій документації міститься інформація про основну діяльність 8. торговельних підприємств, її використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

а) в організаційно-розпорядчій документації;

б) в проектній;

в) в конструкторській.

 

Що являє собою реквізит: 9.

а) елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін.;

б) код документа;

в) назва структурного підрозділу.

 

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів 10. документа називається:

а) формуляром;

б) кодом підприємства, установи.