Термінологічний словник

Акт – офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

Анкета – це спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.

Доручення регламентує тільки зміст завдання, залишаючи підлеглим право у виборі способу дій, а іноді і термінів виконання.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.

Протокол – це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту.

Розпорядження – це повідомлення, передане керівником підлеглим, що стосується змісту і результатів їх діяльності.

 

Довідкова інформація

При вивченні першого питання «Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів» студенту слід з’ясувати, що керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кадрові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи. Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телеграми, договори, плани, звіти, списки та ін. У процесі вивчення другого питання «Оформлення документації з особового складу» студенту слід запам’ятати, що основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян – дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін.

 

Семінарське заняття 9 (2 год.) Складання та оформлення документів

 

Питання для обговорення

1. Класифікація та оформлення організаційно-розпорядчої документації:

групи організаційно-розпорядчої – документації;

протокол; –

статут; –

інша організаційно-розпорядча – документація.

 

2. Оформлення документації з особового складу:

документація з особового складу; –

порядок ведення документації з особового – складу;

відповідальні особи за документацію з особового – складу.

 

3. Вимоги до складання та оформлення документів:

особливості складання документів; –

особливості оформлення документів. –

 

Практичні завдання

Для закріплення знань з даної теми необхідно виконати практичні завдання та підсумковий тест (тестування проводиться під час семінарського заняття).

 

Практичні завдання І.

На прикладі конкретного підприємства (наприклад, нашого університету або підприємства, на якому працюють ваші батьки, друзі, або приклади можна знайти у періодичних виданнях):

Підготуйте наказ про призначення на посаду бухгалтера з дотриманням 1. усіх реквізитів.

Здійсніть прийом та звільнення з посади менеджера з продажу. Оформіть 2. документально дані дії.

 

Дайте відповіді на підсумковий ТЕСТ-ОПИТУВАННЯ ІІ.

Акт – це: 1.

а) офіційний документ, складений групою службових осіб на підтвердження виявлених ними фактів;

б) форма вираження законності і юридичної сили документа;

в) управлінський документ.

 

Доповідна записка – це: 2.

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб.

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.

 

Інструкція – це: 3.

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

 

4. Пояснювальна записка – це:

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.

 

Лист – це: 5.

а) документ, що інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін.;

б) правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб;

в) пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого;

г) один з основних засобів зв’язку між громадянами, установами, організаціями і підприємствами.

 

Супровідний лист – це: 6.

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого терміну, у зв’язку з чим слід вжити необхідних заходів.

 

Лист-підтвердження – це: 7.

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого терміну, у зв’язку з чим слід вжити необхідних заходів.

 

Лист-нагадування – це: 8.

а) повідомлення адресату про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа;

б) повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.;

в) нагадування про закінчення або наближення встановленого терміну, у зв’язку з чим слід вжити необхідних заходів.

 

Положення – це : 9.

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, визначають підпорядкованість їх, функції, завдання, обов’язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президіуму та ін.;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується у практиці управління.

 

Постанова – це: 10.

а) документи, що регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, визначають підпорядкованість їх, функції, завдання, обов’язки, права, відповідальність, організацію роботи;

б) документи, що видаються Кабінетом Міністрів України, державними комітетами і комісіями, це заключна частина протоколу засідання колегіального органу;

в) найважливіший розпорядчий документ, який найчастіше використовується у практиці управління.