Ресми іс қағаздарындағы тілдік норма

Норма – тілдің өзі ұсынып отырған тәртіп, нормалану – сол тәртіптерді тілдің өзінің қалыптастыруы. Жалпы тілдік норма, мүлдем өзгермейтін құбылыс емес. Қоғамдағы түрлі қарым-қатынастың өзгеруіне байланысты тілдік норма да өзгеріп отырады. Сондықтан тілдік норманы сөз еткенде, қазіргі қазақ іс қағаздарына тән тілдік норма тарихи құбылыс ретінде қарастырылады. Тілдік норманың қалыптасып, даму процесінде қоғамның әлеуметтік, саяси өміріндегі факторлар үлкен рөл атқарады.

Іс қағаздары тілінде жиі қолданылатын «талқылау» сөзі бұрын «теріні талқыға салып жұмсарту» мағынасында тілдік норма болып қолданылса, кейін «мәселені жан-жақты тексеріп, пікір алысу» мағынасында қолданылып, тілдік нормада айтылған. «Талқылау» сөзіндегі «талқы» – илеуден шығып шала кептірілген теріні жұмсарту үшін қолданылатын ағаштан жасалған құрал-аспап.

Бір кезде қолданылған түрлі құрылымдар мен формалар уақыт өте келе әдеби тіл нормасынан шығып қалуы мүмкін. Мысалы, XVIII-XIX ғасырлардағы іс қағаздары үшін ресми хаттың басында адресатты мақтайтын, дәріптейтін сала құлаш сөздер мен ұзақ эпитеттердің қолданылуы сол кездегі ресми стиль үшін норма болып табылған.

1773 жылы 18 желтоқсанда жазылған Досалы сұлтанның Е.И.Пугачевқа жазған хатының аудармасынан мысал келтірейік. Хат: «Аса жоғары мәртебелі держава иесі, ұлы император, бүкілресейлік самодержавец және басқа да сансыз көп аймақтардың әміршісі, аса мархаббатты патша және менің жоғар мәртебелі патшам Емельян Ивановичке », – деп басталады.

Мұндай мадақ сөздердің тек хат мәтіндерінде ғана емес, іс қағаздарының басқа түрлері үшін де норма болғандығын 1823 жылы жазылған құжаттардан да көруге болады. Тіл дамуының бір кезеңінде норма емес элементтер нормаға, керісінше норма болып есептелетін элементтер нормаға жатпайтын элементке айналуы мүмкін. Бұл айтылғандарға ғылыми-зерттеу еңбектерінен мысалдарды көптеп келтіре беруге болады.

Іс қағаздарын тек сауатты жазу ғана талап етілмейді, ондағы сөздерді, сөз тіркестерін дұрыс, тілдік номада қолдану талап етіледі.

88-тапсырма. Қызметтік хаттардың жеке хаттардан айырмашылықтарын ажыратып, өз сөздеріңізбен түсіндіріңіздер.

89-тапсырма. Қызметтік хаттарды жазудың қалыптасқан тәртібі қандай, оның құрылымына не кіреді? Өзара пікір алмасыңыздар.

90-тапсырма. Қызметтік хаттардан мәлімет алып, мәтінді мазмұндаңыздар.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар

* * * * *

Қ ы з м е т т і к х а т т а р

Қызметтік хаттар – қандай да бір мәселе туралы мекемелер, ұйымдар және жеке тұлғалармен ақпарат, пікір алмасу, байланыс жасау құралы қызметін атқаратын, ресми мақсаттарда қолданылатын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттарының бірі.

Қызметтік хаттар жұмыс барысында, басқару қызметінде туындайтын жеке мәселелерді шешу үшін қолданылады. Оның негізгі мақсаты – іс-әрекетке кірісудің қажеттілігін сендіру, көрсету, түсіндіру болып табылады.

Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол тәртіп қашанда сақталуы керек. Хат мынандай бөліктерден тұрады:

1. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні. Алдымен жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың лауазымы, аты-жөні жазылады. Ер адамға мырзаға, әйел адамға ханымға деп жазуға болады немесе лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы: Республикалық «Егемен Қазақстан» газетінің редакторына; Алматы қаласының №54 орта мектебінің директорына, т.б.

2. Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің көпшілікке қабылданған стандарт формалары бар. Кіріспе сөзді жұмсартып қолданған жөн. Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына да жеке дара айтыла береді. Мысалы: Құрметті Т.Т.Садақбаев мырзаға!

Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты бір тұлғаның назар аударғанын қаласаңыз, оң жақ бұрышына, жеке жолға Аспандияр Өмірбеков мырзаның назарына, В.М. Сағымбаева ханымға, т.б. деп жазуға болады.

3. Хаттың жалпы мазмұн, мақсатын көрсететін бөлігі. Кей жағдайда негізгі мәтіннен бұрын хаттың жалпы мазмұнын, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады. Мысалы: № 20 тапсырманың орындалуы жайлы; К.Т. Садықовтың ісіне байланысты; Жазғы сессияның қорытындысы жайлы, т.б. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.

4. Негізгі мәтін. Негізгі мәтінді үш бөлікке бөледі. Бірінші – кіріспе бөлім, екінші – негізгі фактілер берілетін бөлім, үшінші – қорытынды. Қорытындыда негізгі ұсыныс, шешім, нұсқаулар айтылады.

5. Жіберушінің қызметі, қолы, аты-жөні. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні жазылады және қолы қойылады. Егер қол қоятын адам бірнешеу болса, ол лауазым дәрежесіне қарай тәртіппен жазылады. Мысалы:

№ 26 гимназияның директоры ___________ К.Б.Жақсылықова

қолы

№ 32 гимназияның меңгерушісі ___________ Г.А.Аужанова

қолы

6. Қосымшаларға сілтеме (егер бар болса). Егер құжатта қосымша болса, ол хаттың соңында ескертіледі. Мысалы: Көлемі 6 беттен тұратын қосымша бөлек жіберіліп отыр немесе бұл құжаттан бөлек 10 беттік қосымшаны қоса жіберіп отырмыз, т.б. Қосымшаларды міндетті түрде қосымша деп жазу керек. Мысалы: қосымша – 1, қосымша – 2, қосымша – 2а, т.б.

7. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет. Бұл мәлімет қосымшалар туралы мәліметтен кейін көрсетіледі. Мысалы: 1. Орындаушы; Құжатты дайындаушы. 2. Құжатты дайындаушының аты-жөні; 3. Жұмыс телефоны; 4. Құжаттың дайындалған мерзімі. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет, мысалы:

Орындаушы: Аяулым Аңламасова Құжатты дайындаған:

Тел. 284-30-56 Әлия Қалықова

15.02.2011 тел. 371-05-42

14.04.2011

Компьютерде терген: Қосымшаларды дайындаған:

Әсел Абилмажинова Айгүл Бакиева

тел. 369-21-80 тел: 292-65-58

25.05.2011 10.06.2011

Қызметтік хаттың мәтіні жеңіл, қысқа, нақты, сауатты жазылып, оңай оқылатындай болуы керек.

91-тапсырма. Қызметтік хатқа берілген мәтін бойынша сұрақтарға жауап беріңіздер.

1. Қызметтік хат қандай мақсаттарда жазылатын іс қағазы? 2. Қызметтік хаттар не үшін қолданылады? 3. Оның негізгі мақсаты не? 4. Хат қандай құрылымдардан тұрады? 5. Хаттың кіріспе бөлімінде не жазылады? 6. Жеке тұлғаның назарын аудару керек болғанда не жазылады? 7. Хаттың нақты мазмұнын, мақсатын білдіру үшін не жазылады? 8. Мәтінді неше бөлікке бөледі? 9. Қосымшалар қандай тәртіппен жазылады? 10. Құжатты дайындаушы туралы айтып беріңіздер.

92-тапсырма. Тест тапсырмаларын орындаңыздар.