Процесс оценки на местах

Процесс оценки на местах – это продолжение и подтверждение делового предложения и информации, которые были первоначально переданы на запрос предложений вашей организации. Многие вопросы, на которые нужно найти ответы, являются расширением критериев оценки, а другие – это более конкретные рабочие вопросы и общие процедуры хорошего бизнеса. В большинстве случаев оценки на местах есть три области, которые рассматриваются: корпоративная организация, обслуживание потребителей при поступлении заказов и материальные операции. Процесс оценки на местах и критерии, изложенные здесь, были подготовлены для объектов с множеством клиентов, где основная деятельность состоит в заполнении заказа, хотя конкретные критерии, рейтинги оценки и другие особенности необходимо привести в соответствие с требованиями вашей организации. Общие вопросы с необходимой оценкой на всех трех уровнях организации, приведены на следующей странице.

Общие вопросы:

• Организационная структура,

• Опыт,

• Обслуживание потребителей при поступлении заказов,

• Отбор и упаковка и заказов и обслуживание с добавленной стоимостью,

• Системы,

• Совместимость и сотрудничество между вашей организацией и третьей стороной,

• Текущий контингент заказчиков,

• Стратегическое направление корпорации,

• Управленческий опыт и понимание вашего бизнеса,

• Управление товарными запасами,

• Управленческие возможности,

• Безопасность,

• Информационные возможности.

Поездки на места охватывают три различных категории: корпоративные операции и управленческий персонал, поступление заказов/обслуживание потребителей и материальные операции, предпочтительно на объекте с множеством клиентов. На каждом объекте нужно ответить на следующие вопросы:

Центральный офис корпорации

• Отдельные члены управленческой команды корпорации,

• Организация сбыта и продаж,

• Обучение,

• Совместимость между вашими организациями,

• Информационные технологии и существующие системы,

• Организационная структура, направление, силы и слабости сбыта и продаж,

• Стратегия и деятельность по сбыту и продажам,

• Текущее обслуживание заказчиков,

• Организационные подходы,

• Финансовые условия и ресурсы,

• Опыт сбыта и продаж,

• Возможности и направление управления товарными запасами,

• Участие владельца в деловой активности,

• Контроль за качеством.

Поступление заказов и обслуживание потребителей

• Материальные операции,

• Информационные системы,

• Персонал,

• Деятельность и программы обучения,

• Рабочие процедуры,

• Контроль за качеством,

• Пиковые возможности,

• Трудовые отношения,

• Подтверждение,

• Отслеживание,

• Рекламации,

• Гибкость,

• Часы работы.

Материальные операции на объектах с множеством клиентов

• Заполнение заказа,

• Отбор и упаковка,

• Отгрузка,

• Приемка,

• Упаковка,

• Декларация груза,

• Деятельность с добавленной стоимостью,

• Сортировка/объединение,

• Автоматизация,

• Безопасность,

• Оборудование,

• Гибкость,

• Пиковые возможности,

• Управление товарными запасами,

• Рабочие процедуры,

• Трудовые отношения

• Контроль за качеством,

• Действия по обслуживанию и санитарный контроль.

Критерии оценки и посещение объектов

Как в любом процессе принятия решений, конкретные критерии решения должны быть разработаны до начала процесса оценки. Такие критерии решения должны принимать во внимание необходимые требования и определять каждое требование в числовом выражении.

Когда каждое требование получило конкретное числовое значение, больше объективное, чем субъективное, оценка финалистов третьей стороны послужит основой для окончательных рекомендаций.

Следующие критерии оценки затем применяются к каждому финалисту:

• Организация/управленческие возможности,

• Стратегические планы,

• Финансовая стабильность,

• Расположение объектов,

• Материальные объекты,

• Управление операциями,

• Обслуживание потребителей при получении заказов,

• Репутация,

• Опыт работы с похожими контрактами,

• Сортировка/объединение,

• Рабочие процедуры,

• Поступление заказов и управление товарными запасами,

• Трудовые отношения,

• Обработка возвратов товаров,

• Забота о качестве,

• Пиковые возможности,

• Совместимость с вашей организацией,

• Системы поддержки и информации,

• Технологические возможности.

Организация и обучение, стиль и структура организации

Надежность операций и управления особенно необходима. Шоу одного актера может быть разрушительным, если этого человека постоянно нет на месте. Готов ли оператор к обеспечению вашего типа бизнеса, или потребуются значительные изменения в управлении?

Рейтинг Описание

4 Сильная управленческая команда с полностью определенной и работающей программой развития управления с поддержкой персонала и соответствующей операционной поддержкой на местах,

3 Имеется программа развития управления, имеются персонал и управляющие, но ниже требований 4 уровня,

2 Адекватные управленческие возможности для существующих операций,

1 Недостаточный уровень.

Стратегические планы

Как стратегический партнер по обслуживанию заказчиков вашей организации, третья сторона должна иметь стратегические планы и планы развития, которые могут быть объединены с вашими планами.

Рейтинг Описание

4 Стратегическое направление вашей организации, бизнес и виды деятельности соответствуют стратегическим планам третьей стороны,

3 Стратегия бизнеса и виды деятельности вашей организации являются частью планов развития третьей стороны,

2 Хотя виды деятельности вашей организации не являются целью стратегических планов третьей стороны, но они являются элементом ее общего материально-технического обеспечения,

1 В настоящее время тип бизнеса вашей организации не является частью стратегических планов третьей стороны.

Финансовая стабильность

Как смотритель за вашими товарными запасами, третья сторона для ведения бизнеса должна быть финансово стабильной. Есть ли финансовые возможности у оператора для дополнительного бизнеса, и может ли он финансировать модернизацию оборудования и систем по обработке материалов?

Рейтинг Описание

4 Ясная финансовая стабильность была хорошо продемонстрирована,

3 Сильные финансовые позиции, хотя и не были еще продемонстрированы,

2 Хорошая финансовая стабильность, хотя есть некоторые сомнения из-за продолжительности ведения бизнеса, недавних приобретений, крупных долгов и т.д.,

1 Неприемлемый уровень финансового риска.

Расположение объектов

Совместимо ли расположение объектов третьей стороны с вашей общенациональной, региональной сетью и основными рынками?

Рейтинг Описание

4 Идеальное расположение сети с точки зрения экономики транспортировки, населенных пунктов и близости к рынкам вашей организации,

3 Расположение объектов соответствует одной или больше категорий уровня 4, но не всем,

2 Расположение сети не соответствует выбранным категориям,

1 Неприемлемый набор расположения объектов.

Материальные объекты

Проектировался ли объект сразу как склад? Хорошо ли он обслуживался? Может ли он адаптироваться к современному уровню методов обработки материалов? Возможно ли его расширение для обработки наименований продукции вашей организации и есть ли возможности внутреннего роста? Адекватны ли системы безопасности?

Рейтинг Описание

4 Складской объект большой вместимости с великолепными действиями по обслуживанию и оборудованием для обработки материалов,

3 Объект с санитарными нормами для хранения продуктов питания, с хорошей вместимостью, не имеет одну или больше характеристик 4 уровня,

2 Хороший общественный склад промтоваров,

1 Неприемлемый материальный объект.

Управление операциями

Так как ваша организация ожидает от третьей стороны выполнения операций для вашего бизнеса, то третья сторона должна ясно продемонстрировать возможности в этой области.

Рейтинг Описание

4 Профессиональные методы управления операциями и квалифицированный персонал,

3 Большинство элементов хороших методов управления операциями, и группа управления операциями при необходимости может расширить объем операций,

2 Есть сильная группа управления операциями, но в настоящее время она не выполняет необходимые вам операции,

1 Управление операциями адекватно существующим операциям, но потребуется значительное расширение и приобретение специальных умений, чтобы соответствовать вашим требованиям.

Системы обслуживания потребителей

Значительная часть операций по выполнению заказов основана на системах по обслуживанию потребителей. У партнера вашей организации должны быть возможности по обслуживанию потребителей, чтобы обрабатывать поступление заказов, подтверждать подлинность кредитных карточек, осуществлять перекрестные продажи, замещение и виды деятельности с полным обслуживанием.

Рейтинг Описание

4 Установлен и работает центр обработки звонков для обслуживания потребителей с современными оборудованием и системами,

3 У третьей стороны есть современный центр обработки звонков, хотя в настоящее время он не используется для обслуживания потребителей,

2 Потенциальная третья сторона в настоящее время обслуживает потребителей на децентрализованной основе и не имеет современного центра обработки звонков,

1 Потенциальная третья сторона в настоящее время не занимается обслуживанием потребителей.

Репутация

Оцените несколько текущих и прошлых контрактов третьей стороны. Определите требования к контракту и их выполнение оператором.

Рейтинг Описание

4 Ясная и определенная репутация в отрасли, постоянное высококачественное обслуживание и продолжительные отношения с заказчиками,

3 Хорошая репутация в отрасли и стремление к обслуживанию, но не лидер отрасли в этих категориях,

2 Типичное общественное складское хранение с хорошей репутацией, 1 Неприемлемые репутация и обслуживание.

Опыт деятельности с похожими контрактами

Занимается ли оператор в настоящее время деятельностью с похожими контрактами? Не произойдет ли столкновения интересов? Другие контракты не будут совпадать своими пиками активности с вашей организацией? Будут ли другие контракты дополнять или разрушать время цикла заказов и процедуры? Проблемы и недостатки в текущем бизнесе – продукты питания, потребительская продукция, промтовары, другое? Есть ли опыт работы с вашим типом контрактов?

Рейтинг Описание

4 В операции обрабатывается однотипная вашей продукция. Есть система обеспечения процесса и поступления заказов,

3 В операции обрабатывается похожая на вашу продукция, хотя и не того же самого типа товаров,

2 Операция с обычными товарами без конкретных особенностей,

1 Отсутствие опыта с похожими контрактами.

Сортировка и объединение

Используются ли программы сортировки? Как долго? Во всех необходимых областях обслуживания? Выполняет ли этот объект или организация отгрузку большого количества небольших по размеру грузов?

Рейтинг Описание

4 В настоящее время установлена и работает программа по объединению и сортировке отправляемых грузов, а также объединению прибывающих небольших грузов,

3 Осуществляется сортировка и объединение небольших грузов, но нет комплексной программы,

2 В операции осуществляется объединение только в грузовместимость автомобиля или только небольших грузов, но не оба типа вместе,

1 Неприемлемые возможности по обработке и отправке небольших грузов.

Рабочие процедуры

Есть ли у оператора рабочие процедуры, совместимые с требованиями вашей организации? Включают ли такие процедуры системы подсчета циклов, отчетов о приемке, уведомлений об отгрузке, обработки возврата товаров, управления товарными запасами и оборота товарных запасов? Используется ли в операции совместимое оборудование для обработки данных и/или экспертные знания? Есть ли у операции адекватная поддержка офисного обслуживания?

Рейтинг Описание

4 Есть соответствующие требованиям рабочие процедуры для обработки всех типов продукции,

3 Есть рабочие процедуры для возможной продукции, но потребуется их модификация,

2 Есть рабочие процедуры, но только общие,

1 Нет рабочих процедур для возможных наименований продукции.

Поступление заказов и управление товарными запасами

Насколько система управления товарными запасами при поступлении заказов (и функции, которые она сейчас выполняет) соответствует вашим текущим и будущим требованиям?

Рейтинг	Описание
4	Полностью совместимая система поступления заказов и управления товарными запасами, не потребуется никакой модификации,
3	Потребуется минимальная модификация,
2	Потребуется значительная модификация,
1	В настоящее время такой системы нет.

Трудовые отношения

Объединены ли работники в какую-нибудь организацию? Если да, то в какой профсоюз и/или другую организацию? Сроки и условия трудового соглашения, история забастовок, беспорядков и остановок работы? Количество прогулов, текучесть кадров, курсы повышения квалификации, система оплаты труда и премиальные? Впечатления от общения с работниками?

Рейтинг	Описание
4	Отличная история трудовых отношений, есть программы поощрения хороших работников и отношений с работниками,
3	Отсутствует не больше чем один рейтинговый критерий уровня 4,
2	Сомнительная стабильность и/или отношения с работниками,
1	Неприемлемые трудовые отношения.