Что измерять – сбалансированная информационная доска

В Таблице 29.2 представлен набор измерений складской деятельности, который мы можем использовать в сбалансированной информационной доске.

Какие факторы должны быть частью измерений, отражающих операции склада в сбалансированной информационной доске? На любом складе будет четыре обязательных фактора успеха любой операции:

1. Точность товарных запасов,

2. Производительность,

3. Заполненность хранения / использование пространства,

4. Обслуживание потребителей.

Финансовое измерение	Внутреннее измерение	Внешнее измерение	Развитие организации
Отгрузки	Работа грузовиков	Поставщики: скрытые убытки	Инновации
Стоимость товаров	Наименования продукции	Точность подсчета	Работники
Продажа	Грузы Единицы	Точность единиц хранения, Своевременная доставка	Удовлетворение нужд
Затраты склада	Заказы, рабочие часы	Перевозчики	Участие группы (бригады)
Стоимость/продажи	Производительность, занятость	Очевидные убытки, Своевременная доставка	Сохранность/оборот
Прибывающие грузы	Использование пространства, безопасность	Потребители	Компетентность
Отправляемые грузы	Действия по обслуживанию, циклы обработки заказов	Точность подсчета, точность единиц хранения	Прогулы
Товарные запасы	Точность товарных запасов	Своевременная отгрузка, рекламации и претензии
Оборот товарных запасов		Дефицит запасов, удовлетворение нужд потребителей
Доля выполнения заказов		Сохранность/оборот
Рентабельность инвестиций			9

Таблица 29.2 Набор измерений складской деятельности

Точность товарных запасов – это внутреннее измерение, обеспечивающее правильность складских процессов. Без точных записей о том, что и где хранится, уходят клиенты, появляются задолженные заказы и излишние товарные запасы, нарушается расписание, снижается производительность труда, будет излишняя спешка и чрезмерная стоимость перевозок, много устаревшей продукции.

Есть два способа поддержания точности товарных запасов: физическая инвентаризация и циклический подсчет. Физическая инвентаризация – это маркировка, составление списков и подсчет всех находящихся на объекте изделий. На нее уходит очень много времени и сил, и часто она выполняется людьми, не знающими, что они подсчитывают, так что количество ошибок при подсчете увеличивается еще больше. Физическая инвентаризация не требуется законом, но требуется аудиторами. Они не верят, что во время операций удается отслеживать, что и где хранится. Целью складских организаций должно стать устранение физической инвентаризации благодаря внедрению эффективного циклического подсчета.

При правильном применении циклический подсчет гораздо эффективнее физической инвентаризации. Подавляющее большинство складов переходят на циклический подсчет, т.к. это более точный способ поддержания товарных запасов. Не во всех этих операциях циклический подсчет применяется правильно. Поэтому сейчас мы ответим на самые часто задаваемые вопросы о циклическом подсчете:

• Как часто должно подсчитываться изделие? Любое изделие должно подсчитываться на основе частоты его использования. Например, изделие, которое используется раз в год, будет подсчитываться гораздо реже чем то, которое используется раз в день. Более частое использование увеличивает возможность ошибок в результате отбора и размещения. Правило здесь такое: чем чаще изделие используется, тем чаще оно должно подсчитываться.

• Когда изделие должно подсчитываться? Любое изделие должно подсчитываться тогда, когда его легче всего подсчитать, т.е. когда оно размещается. Затем может использоваться циклический подсчет остатков товарных запасов. Также легко подсчитывать, когда товарных запасов мало, предпочтительно, когда их нет. Ведь подтвердить отсутствие чего-либо – это самое легкое.

• Кто должен выполнять циклический подсчет? Циклический подсчет должен быть регулярной частью работы. Циклический подсчет не должен быть неустойчивым, скачкообразным. Каждый работник склада рутинно выполняет циклический подсчет. Это повышает важность циклического подсчета в глазах складских операторов.

• Когда циклы подсчета должны осуществляться? Когда мы знаем каким должен быть учетный запас. Циклы подсчета, осуществляемые до обновления записей в результате работы за день, дадут неточный подсчет.

• Каковы процедуры циклического подсчета? Предпочтительней подсчет вслепую. Складским операторам сообщают к какому месту хранения отправляться и что и в каких единицах подсчитать там (банки, бочки, фунты или дюжины). Затем они сообщают, сколько и что там обнаружили. Если будут расхождения, то нужно подсчитать все еще раз. Если цифры подсчета остаются неизменными и во второй раз, то нужно искать причины этих расхождений.

• Как должен выполняться циклический подсчет? Здесь нужен двухфазовый подход. Мы циклически подсчитываем 100 самых популярных изделий на складе и подсчитываем их каждый день. Эти изделия каждый день используются в торговых операциях. Такой частый подсчет помогает отработать процедуры и дает нам возможность обнаружить расхождения и понять их причины.

Циклический подсчет предоставляет ежедневное или еженедельное измерение нашей деятельности по обеспечению точности товарных запасов, когда мы сравниваем общее количество правильных подсчетов с общим количеством подсчетов. Это оптимальный способ поддержания точности товарных запасов, один из ключей к успешным операциям.

Производительность – это второй фактор успешной складской деятельности. Проще говоря, измерение производительности отвечает на вопрос: "Мы совершенствуемся?". При выборе вопросов для сбалансированной информационной доски важно правильно выбрать виды деятельности как показатели производительности. У производительности есть две стороны: объем выполненной деятельности и количество затраченных на эту деятельность ресурсов. Независимо от объема выполненной работы, если на ее выполнение затрачено слишком много ресурсов, то операция будет неэффективной.

Деятельность должна наблюдаться в свете универсальных измерений складской деятельности:

• Грузовики. Сколько грузовиков мы должны обслуживать на разгрузочной или погрузочной площадке?

• Заказы. Сколько заказов на покупку или заказов потребителей мы обрабатываем за день?

• Наименования продукции. Сколько наименований продукции в партии принимаемых товаров или отгружаемом потребителю заказе будет у нас каждый день?

• Грузы. Сколько предметов (объектов) мы должны переместить из пункта A в пункт B?

Если ответы на эти четыре вопроса известны, то управляющий складом близок к тому, чтобы знать что и сколько было сделано на складе за день. Слишком часто, мы слишком упрощаем все и используем такие единицы измерения как фунты или партии, которые бесполезны т.к. есть множество разных способов упаковки этих единиц измерения, что запутывает наши отчеты.

Отчеты об активности, которые мы обсудили, не измеряют деятельность. Чтобы они стали частью измерения деятельности, необходим какой-нибудь коэффициент (соотношение) результатов и ресурсов. В отрасли используется несколько различных измерений деятельности.