Методичні рекомендації до теми № 2

Ділова бесіда – форма офіційного, спеціально підготовленого мовного спілкування з використанням невербальних засобів (міміки, жестів, манери поведінки), у процесі якого відбувається обмін думками і діловою інформацією.

Ділова бесіда складається з п'яти етапів: початок бесіди; передавання інформації; аргументування; спростування доказів співрозмовника; підведення підсумків.

Проведення ділової бесіди необхідно планувати. Планування дасть змогу виявити й усунути можливі недоліки в бесіді, узгодити всі дії й заходи в часі і з професійного погляду.

Існують такі види планів:

– стратегічний план (програма дій, спрямованих на досягнення поставлених завдань);

– тактичний план (містить перелік способів поетапно­го досягнення мети, що сприяють вирішенню основних стратегічних завдань бесіди);

– оперативний план (визначає програму дій за кожним окремим пунктом бесіди);

– план інформації і збору матеріалів (передбачає пошук джерел інформації і вивчення самої інформації);

– план систематизації і відбору робочих матеріалів (визначає структуру організації зібраного матеріалу і критерії його відбору);

– план викладу в часі (встановлює часові межі робочого плану бесіди);

– робочий план (подає структуру викладу бесіди з урахуванням регламенту);

– план використання допоміжних засобів (передбачає застосування окремих технічних засобів в процесі бесіди);

– план пристосування до співрозмовників і умов спілкування (враховує потенційні вимоги і наміри партнерів, особливості умов, за яких буде відбуватися бесіда).

Характерною ознакою ділової наради є те, що тут, як правило, присутні майже всі майбутні виконавці тих рішень, які приймаються, і потреба передавати інформацію, унаслідок чого вона неодмінно збіднюється, відпадає.

Види нарад. До інформаційних належать ті наради, на яких учасників знайомлять з певними новими даними, положеннями й настановами. Оперативні наради мають на меті охопити всі три стадії управління – збирання інформації, її переробку й ухвалення рішень. Вони мають завершуватися прийняттям конкретних розпоряджень. Окремі наради можуть мати й дискусійний характер.

Підготовка до наради складається з наступного алгоритму дій: прийняття рішення про проведення наради; визначення теми, мети наради, порядку денного; дати й часу проведення (тривалість нарад повинна бути оптимальною; будь-яка оперативна нарада має займати не більше 20-30 хв., інші ділові наради повинні вкладатись в годину-півтори); складу учасників.

На засідання потрібно запрошувати мінімально необхідну кількість людей, а саме: тих, кого безпосередньо стосується рішення наради; тих, хто має відповідні спеціальні знання; виконавців рішень; тих, хто має досвід вирішення аналогічних проблем; відповідальних за виконання рішень. НІКОЛИ не потрібно запрошувати людей лише для масовості наради! Потрібно подумати також про спосіб повідомлення працівників, запрошених на нараду, і про ті матеріали, з якими потрібно попередньо ознайомитись.

Важливим кроком до ефективності наслідків колективної праці є підготовка проекту рішення. Тут варто скористатися такими рекомендаціями: констатуюча частина має відображати суть проблем і їхній стан на даний момент; основна (постановча) частина повинна відображати весь зміст рішень, котрі приймаються; визначаються основні терміни виконання; визначаються форми й методи контролю за виконанням, звітність виконавців. Пункти проекту рішення викладаються в логічній послідовності, при цьому в кожному пункті слід висвітлювати короткий, чіткий цілеспрямований зміст; зміст повинен легко піддаватись аналізу та оцінці за результатами; визначаються конкретні особи, відповідальні за виконання та терміни виконання; необхідно враховувати реальність виконання рішень, які можуть бути прийняті. Після проведення наради проект рішення відповідним чином коригується. Кожному виконавцю видається один примірник рішення чи виписка пунктів, що стосуються саме його.

Підготовка до проведення публічного виступу включає вибір теми, визначення ідеї та мети, збір інформації, структурування матеріалу, написання промови, запам’ятовування.

Структура професійної публічної промови – закономірне, мотивоване змістом і задумом розміщення всіх частин виступу і доцільне їх співвідношення; система організування матеріалу. Структура публічного виступу включає три частини: вступ (у т.ч. зачин), основну частину (виклад матеріалу, доказ, спростування), висновок (у т.ч. кінцівка).

Стратегія виступу – це загальний, всебічний план досягнення цілей, вона представляє собою розробку основних напрямків промови (теза, завдання та надзавдання).

Тактика виступу – сукупність прийомів, методів реалізації стратегії, це зовнішньомовна структура промови, форма розкриття основної ідеї виступу оратора.