Таким образом, журнально-ордерная форма учета обеспечивает более быстрое движение документов и сокращает число рабочих приемов по обработке, способствует четкому разделению труда. Совмещение данных синтетического и аналитического учета в одном регистре облегчает проведение экономического анализа.
Однако журнально-ордерная форма учета имеет существенные недостатки, главным из которых является ориентация журналь-но-ордерной формы на безмашинную технику учета. Громоздкость и сложная структура большинства журналов-ордеров требуют высокой подготовки и определенных усилий по овладению методикой учетной регистрации.
Для коренного улучшения бухгалтерского учета необходима широкая автоматизация работ. Это создает условия для перехода от журнально-ордерной к более прогрессивным формам учета, получившим название автоматизированные.
4.3.4. Автоматизированная форма учета
Автоматизация бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы. Текущая учетная информация — с первичных документов либо со специальных регистраторов учетных данных — производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу.
В условиях комплексной автоматизации бухгалтерского учета данные синтетического и аналитического учета формируются в базах данных используемого программного комплекса и ежемесячно выводятся на бумажные носители — выходные формы документов (мемориальные ордера, карточки, ведомости, Главная книга, отчет и т. п.). Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. При этом содержание показателей в выходных формах документов должно соответствовать требова-
108
Первичные документы
Ввод данных в ЭВМ
Машинная обработка данных
Z ^
Баланс и отчеты
Результатная информация
в' требуемых системой
учета разрезах
Рис. i 1. Автоматизированная форма бухгалтерского учета
ниям, предусмотренным законодательством для регистров бухгалтерского учета.
Наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.
Автоматизация бухгалтерского учета — объективная необходимость. Работа бухгалтера является творческой, и внедрение компьютерных технологий повышает эффективность, облегчая рутинную работу. Однако автоматизация вызывает необходимость построения технологии решения бухгалтерских задач с учетом ряда следующих требований:
ограничения допуска к первичной и систематизированной информации путем введения паролей (ключей секретности) и недопущения несанкционированного доступа;
сохранности учетной информации на необходимый срок;
диалогового (запросного) режима работы пользователей с вычислительными техническими средствами;
возможности выдачи информации фрагментно, т. е. в любом сочетании, удобном для пользователя;
107
• возможности принудительного вводаданныхдля оператив ного управления и обеспечения при этом автоматическо го контроля за выполнением управленческих решений.
4.3.5, Упрощенная форма бухгалтерского учета
Упрощенная форма бухгалтерского учета применяется только субъектами малого предпринимательства. Эта форма учета может вестись двумя способами:
по простой форме учета (без использования регистров бухгалтерского учета);
с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.
Простую форму учета применяют малые предприятия, совершающие не более 30 хозяйственных операций в месяц и не осуществляющие производства продукции, работ, связанных с большими за тратами материальных ресурсов.
При этой форме учет всех операций ведется путем их регистрации в Книге учета фактов хозяйственной деятельности (ф. № К-1 )„ Наряду с этой книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками по налогу на доходы физических лиц малое предприятие должно вести ведомость учета заработной платы по форме № В-8.
Книга учета фактов хозяйственной деятельности является регистром аналитического и синтетического учета. Это комбинированный регистр бухгалтерского учета, содержащий все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяющий вести учет хозяйственных операций на каждом из них.
Другой способ учета применяется, если предприятие осуществляет производство продукции.
Малое предприятие в этом случае может применять учетные регистры:
Книга учета фактов хозяйственной деятельности (ф. № К-1);
ведомости учета (ф. № В-1—В-9).