2.11.4. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Поступившие в бухгалтерию документы подвергаются обра­ботке для подготовки их к записям в регистры бухгалтерского учета. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов по существу, по форме, арифметически.

При проверке документов по существу необходимо устано­вить законность, правильность и целесообразность совершен­ной хозяйственной операции.

Согласно действующему порядку ведения бухгалтерского учета первичные документы по хозяйственным операциям, противоречащим законодательству и установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей, к исполнению не должны принимать­ся. В случае поступления таких документов в бухгалтерию глав­ный бухгалтер должен поставить в известность руководителя орга­низации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и глав­ным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя орга­низации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота

74

ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Документы, прилагаемые к приходным и расходным кассо­вым ордерам, подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «получено» или «оплачено» с указанием даты.

Проверка документов по существу является продолжением предварительного контроля, который предшествует совершению операции. Предварительный контроль осуществляет бухгалте­рия, он важен, так как большинство документов составляют материально ответственные лица, а не работники бухгалтерии.

Проверка по форме позволяет убедиться, что документ со­ставлен на бланке соответствующей формы, все реквизиты от­ражены.

Арифметическая проверка сводится к проверке правильности арифметических вычислений и подсчетов, таксировки доку­ментов.

После проверки бухгалтер обрабатывает документы, т. е. раз­носит по счетам суммы совершенных хозяйственных операций.

2.11.5. Понятие документооборота

Документооборот — движение документов в организации от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот, организованный по графику:

• позволяет ускорить прохождение каждым первичным доку­ментом всего пути — от оформления и проверки до обра­ботки;

• способствует равномерному распределению учетной ра­боты в течение всего рабочего времени;

• способствует усилению контрольных функций бухгалтер­ского учета;

• повышает эффективность всей учетной работы организации. Работу по составлению графика документооборота организу­ ет главный бухгалтер.

На начальном этапе по составлению графика документообо­рота устанавливается:

• перечень первичных документов, применяемых в органи­ зации;

75

• кто из работников имеет право подписывать данные доку­менты и несет ответственность за правильность их оформ­ления и свое временность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

• порядок движения каждого документа между отделами ор­ганизации и крайний срок представления документов бух­галтерии;

• график движения внутри бухгалтерии, позволяющий свое­временно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

График документооборота должен быть оформлен в виде схе­мы или перечня работ каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сро­ков выполнения работ и утверждается приказом руководителя.

Составление

документа в организации

или получение

со стороны

Проверка документа

по форме, арифметически,

по существу

Обработка документа:

запись проводок,

включение документов

r пегистпы

Рис. 6. Схема документооборота

2.11.6. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Все документы после окончательной бухгалтерской обработ­ки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется но­менклатура дел. Каждый полученный документ подшивается в папку «дело». Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Номер дела состоит из двух час­тей: присвоенного подразделению номера и номера по порядку

76

в бухгалтерии. Графа «количество дел в папке» заполняется в кон­це года.

Дела из архива выдаются по письменному распоряжению глав­ного бухгалтера. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что изъятие документов из архива может произ­водиться только органами дознания, налоговыми инспекциями на основании их постановлений. Изъятие оформляется прото­колом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия.

Организации должны обеспечить хранение первичных учет­ных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно прави­лам организации государственного архива, но не менее 5 лет.