правильную запись. Исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого документа, обоснование внесения исправления;
• способ обратной проводки — для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обратной корреспонденцией.
При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаружении в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и получение выходных форм документов с учетом исправлений.
Внесение исправлений осуществляется с указанием даты обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.
Без оформления документального подтверждения любые исправления непосредственно в электронных базах данных не допускаются.
4.3. Формы бухгалтерского учета
Под формой бухгалтерского учета следует понимать сочетание различных учетных регистров и технических средств. Они отличаются одна от другой:
количеством применяемых регистров, их назначением, внешним видом, содержанием;
взаимосвязью хронологических и систематических, синтетических и аналитических регистров;
последовательностью и техникой записи в учетные регистры;
• степенью автоматизации учетно-вычислительных работ.
Технология обработки учетных данных и система применяемых регистров зависят от форм и методов бухгалтерского учета, которые формирует главный бухгалтер. Применяемая технология обработки первичной учетной информации должна помогать своевременно представлять отчетность, а также помогать оперативно получать информацию и формировать данные для управленческого учета. Именно система применяемых регистров позволяет наиболее оперативно переходить от данных бухгалтерского учета к управленческому учету.
98
Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.
Форму бухгалтерского учета выбирает организация самостоятельно исходя из объема получаемой информации, степени подготовленности бухгалтеров и ряда других факторов. В течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.
В организациях применяют следующие формы бухгалтерского учета:
Журнал-Главная;
мемориально-ордерная (с использованием мемориальных ордеров и регистров аналитического учета);
журнально-ордерная (с использованием журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей, накопительных таблиц, регистров аналитического учета, Главной книги);
упрощенная для малых предприятий;
автоматизированная (компьютеризированное ведение учета).
4.3.1. Мемориально-ордерная форма учета
Мемориально-ордерная форма учета возникла на базе контрольно-шахматной формы и сыграла положительную роль на небольших предприятиях.
Сущность этой формы состоит в том, что однородные документы группируют в накопительных ведомостях, на их основании составляют мемориальные ордера, в которых проставляют корреспонденцию счетов.
Мемориальные ордера регистрируют в журнале, что обеспечивает контроль за их сохранностью и позволяет получить контрольную сумму оборотов (дебетового и кредитового) по всем счетам. Мемориальным ордерам присваивается постоянный номер по однородным операциям, что в последующем облегчает поиск документов (кассовые операции — № 1, расчетный счет — № 2 и т. д.).
4*
99
Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Етавной книги.
Главную книгу при этой форме еще называют контрольно-шахматной ведомостью. На счетах Главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период.
Форма счетов Главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выгладит следующим образом:
|
|
|
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
|
|
|
|
|
| |||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||||
|
|
|
|
|
| |||||||||
|
|
| ||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
| ||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
| |||||||||||||
|
|
|
| |||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
|
|
|
| ||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
|
|
| ||||||||||
|
|
| ||||||||||||
J
100
-► Запись операций
^ Сверка записей
Рис. 9. Мемориально-ордерная форма
По данным счетов Ечавной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета, где определяются остатки по счетам на конец отчетного периода. Взаимосвязь аналитического и синтетического учета осуществляется путем сопоставления соответствующих данных оборотных ведомостей, составленных по синтетическим и аналитическим счетам.
Недостатки мемориально-ордерной формы счета:
• многократность записей — каждую хозяйственную опера цию записывают в различные учетные регистры много раз;
® отрыв аналитического учета от синтетического;
сложность приемов выявления ошибочных записей;
отсутствуют предпосылки для машинной обработки информации.