52. Цели, задачи, функции и основные сферы деятельности пресс-центра в коммерческих структурах.

Пресс-центр – это орган компании, существующий для оказания содействия прессе. Первая служба связей с общественностью (первоначальное название - Комитет по общественной информации) была создана после Первой мировой войны при правительстве США В. Вильсоном. В дальнейшем службы и подразделения PR создаются при железнодорожных корпорациях, в автомобильной и оборонной отраслях промышленности Америки. В коммерческой структуре пресс-центр входит в состав PR-отделов или PR-служб, а в их отсутствие задачи и функции пресс-центра может выполнять рекламный или маркетинговый отдел (если у организации нет таких отделов, то эти функции выполняет сам руководитель).

Основной целью пресс-центра в коммерческой структуре является создание благоприятных условий для увеличения прибыли организации, а так же своевременное информирование населения о деятельности организации и налаживание обратной связи с общественностью.

Первая служба связей с общественностью (первоначальное название - Комитет по общественной информации) была создана после Первой мировой войны при правительстве США В. Вильсоном. В дальнейшем службы и подразделения PR создаются при железнодорожных корпорациях, в автомобильной и оборонной отраслях промышленности Америки. В коммерческой структуре пресс-центр входит в состав PR-отделов или PR-служб, а в их отсутствие задачи и функции пресс-центра может выполнять рекламный или маркетинговый отдел (если у организации нет таких отделов, то эти функции выполняет сам руководитель). Численность специалистов работающих в пресс-центре полностью зависит от типа организации и сложности решаемых задач (от одного - двух до 20 и более задач). Для специалистов PR-службы коммерческой структуры важно четко определить основные цели, задачи и функции.

Основной целью пресс-центра или PR-отдела в коммерческой структуре будет создание благоприятных условий для увеличения прибыли организации, а так же своевременное информирование населения о деятельности организации и налаживание обратной связи с общественностью.

Наиболее общие задачи:

1.Предоставление материалов для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.; 2.Отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги;

3.Следить за сообщениями печати, радио и телевиденья и оценивать результаты, принимать при необходимости меры по исправлению ошибок в заявлениях или выступлениях с соответствующими опровержениями;

4.Сбор информации о СМИ (пресс-досье);

5.Проведения пресс-конференций, брифингов, презентации и т.д.

Данные задачи определяют функции:

1.Написание пресс-релизов, статей, съемка видеоматериала, размещение этих материалов в СМИ;

2.Сбор документов от СМИ для аккредитации, проведение самой аккредитации, заключение договоров.

3.Пресс-центр должен отслеживать не только информацию по поводу своей структуры, но по всем интересующим ее вопросам;

4.Составление медиа-карты, т.е. постоянное обновление о СМИ (номера телефонов, тираж, рубрики, периодичность выпуска, целевая аудитория, рейтинг, список ведущих журналистов и главных редакторов с телефонами и датой рождения). А так же подержание хороших взаимоотношений со СМИ и журналистами.

5.Подготовка и организация пресс-конференций.

Различия PR-подразделений в государственной и коммерческой организациях:

1. В г.у. минимальной PR-достаточности определяется наличием пресс-секретаря или пресс-центра, то в к.с. речь пойдет о менеджере по рекламе, реализующим на ряду с рекламной и PR-функцию.

2. В любой к.с. присутствует осознанная необходимость осуществления лоббистской функции. Следовательно, возникает должность менеджера по связям с государственными организациями.

3. Крупные к.ф. в отличие от государственных озабочены построением внутрифирменных связей с общественностью, поэтому вводят должность менеджеров по персоналу и координатора тренинговых программ.

4. В к.с. чаще чем в г. присутствуют социологи или даже целые исследовательские группы, психологи, менеджеры отвечающие за спонсорскую деятельность.

Основные сферы деятельности пресс-центра в коммерческих структурах:

1. Выбор события, осуществляемый с точки зрения поддержания позитивного имиджа и социальной направленности к.с.

2. Подготовка ожиданий, включающая обработку аудитории, когда заранее информируется население и подчеркивается направленность мероприятия.

3. Организация и проведение самого события, в котором к.с. принимает непосредственное участие.

4. Широкое освещение событий в СМИ.

5. Обратная связь, анализ.

Структура пресс-центра в коммерческой сфере. В основном пресс-центр входит в состав PR-отдела или PR-службы в зависимости от уровня организации и численность специалистов, если это маленькое учреждение, то можно обойтись и без пресс-секретаря. Пресс-центр в коммерческой структуре занимает принципиально важное место т.к. благодаря этому мы можем формировать положительное мнение общественности об организации и тем самым создавать благоприятные условия для увеличения ее прибыли.

Для того чтобы общение со СМИ было эффективным, необходимо:

1. быть честным (зарекомендовать себя полезным и надежным источником информации)

2. относиться к представителям с уважением

3. не подлизываться, а быть любезными и доброжелательно настроенными

4. не настаивать на публикации вашего материала, а стараться сделать материал интересным именно для этого СМИ

5. не вступайте со СМИ в конфликт

6. не заваливайте СМИ «важными» сообщениями о себе (исключение кризисная ситуация) – на них просто не будет никто обращать внимание

7. выполняйте свои обещания перед прессой

8. не отказывайтесь от общения с ней (давайте полезные комментарии)

Пресс-конференция - заранее спланированная и подготовленная акция, которая основана на тщательно отобранном информационном поводе, который сможет привлечь внимание интересующих компанию сторон. Целью пресс-конференции является распространение новой информации, при необходимости, включающей в себя так же фотографии или документы.

Эта встреча с журналистами ускоряет поступление сообщения в редакции + позиционирование своей организации как достоверный и полезный источник материала для СМИ.

Достигается это за счет:

1. пресс-конференции приглашаются авторитеты в своей сфере деятельности

2. журналисты могут задавать уточняющие или наиболее их интересующие вопросы + организаторы мероприятия дополнительно снабжают своих гостей дополнительным материалом в виде пресс-релизов, текстов выступлений, фотографий или же документов.

Подготовка пресс-конференции

1. день и время – выбирать учитывая график выпуска СМИ

2. приглашение

• по E-mail – за неделю до пресс-конференции и за сутки

• обзвон редакций дважды – за неделю и за сутки с целью выяснить, насколько заинтересовались поводом, приедут или нет, разъяснить, если что-то непонятно по пресс-релизу.

3. Выбор места – учитывая специфику деятельности компании, количества приглашенных, технические возможности, транспортные вопросы

4. Составление пресс-кита

5. сценарий и репетиция

Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия:

• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

• вступительное слово ведущего;

• выступления (информационные сообщения);

• вопросы и ответы;

• закрытие;

• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.

Проведение пресс-конференции:

1. приветствие и аккредитация журналистов

2. проведение пресс-конференции, придерживаясь сценария

3. мониторинг всех публикаций и предоставление отчета