Возможности средств коммуникации

Средства коммуникации	Преимущества	Ограничения
Газета	Гибкость, своевременность, широкий охват населения, признание и принятие, высокая достоверность	Кратковременность существования, избирательная аудитория читателей
Радио	Массовость использования, высокая географическая и демографическая избирательность	Мимолетность контакта, степень привлечения внимания ниже, чем у телевидения
Экспозиция	Гибкость, высокая частота контактов	Отсутствие адресной аудитории, ограничения творческого характера

Для определения рентабельности, производится оценка показателей коммуникационных средств в зависимости от их способностей обеспечить охват, частоту и силу воздействия в рамках выделенных ассигнований: тираж, периодичность, престижность, качество, достоверность. Наилучший результат ПР-акции достигается при сочетании различных средств коммуникации.

6. Организация исполнения предусматривает тактические решения с указанием конкретных сроков, средств, персонала, необходимых для работы с каждой группой общественности, оперативные планы для коррекции содержания и техники ПР-акции, календарь праздников, торжеств, конференций и т.п., ситуационные мероприятия, связанные с форс-мажерными обстоятельствами и др.

7. Оценка результатов кампании связана с выяснением следующих вопросов:

• Достигнуты ли цели ПР-акции и в какой степени?

• Принята или отвергнута информация?

• Улучшилось ли отношение к администрации со стороны общественности?

Для этого используют такие методы, как количественный анализ посещений, контент-анализ СМИ, отчеты персонала, опросы населения и др. Эти методы позволяют замерить уровень осведомленности, степень понимания сообщения, характер отношения к нему и т.п.

При определении критериев и методов оценки ПР-акции желательно придерживаться следующих правил коммуникации:

 Суть не в том, что сообщает отправитель, а в том, что воспринимает получатель. Если общественность неверно понимает послание, виновата администрация.

 Коммуникация имеет содержательный аспект (уровень понимания) и аспект отношений (уровень чувств). Важно не то, что говорится, а то, как говорится.

 Понять – ещё не значит принять. Люди принимают позицию тех, кто вызывает у них доверие, положительное отношение.

Таковы основные этапы и процедуры разработки программы типовой ПР-акции. Любая компания выражает массовый подход в организации связи с общественностью, т.е. ориентирована на различные слои населения для проведения в жизнь политики или программ административного учреждения. Наряду с этим важно использовать индивидуальный подход: контакты с отдельными гражданами – потребителями административных услуг. Чаще всего контакт гражданина с чиновником устанавливается в приемной административного учреждения.

2. Условия и процедуры организации приема граждан

Приём способствует позитивному имиджу государственных органов. Его качество способствует налаживанию связей администрации с общественностью, различными партнёрами: гражданами, руководителями предприятий, депутатами, лидерами партий и движений и др.

Качество приёма посетителей во многом зависит от продуманно обустроенных, со вкусом оформленных помещений, квалифицированного и любезного персонала, эффективных средств работы и административной культуры.

Помещение. Оно должно быть доступным, уютным, оснащено необходимыми средствами коммуникации, оборудовано удобной мебелью, обеспечено буклетами, фотографиями и другой наглядной информацией. Свежий воздух, хорошая освещенность, чистота и порядок, ухоженные растения - непременные атрибуты приёмной. Следует исключить оставленные на виду личные вещи персонала, которые могут произвести впечатление «захвата» помещения.

Персонал. Приемная - это не «склад» ненужных людей, которых не знают куда пристроить. Здесь нужны компетентные специалисты, знающие структуру администрации, владеющие культурой общения, умеющие четко поставить уместные вопросы с тем, чтобы дать нужную информацию. Открытость, способность к сотрудничеству, отзывчивость, невозмутимость, умение найти выход из сложной ситуации – важнейшие деловые качества работника приёмной.

Средства. Для работы в приёмной необходимы следующие документы:

• организационная структура администрации, список работников каждого подразделения;

• схема «движения» персонала: отпуск (дата возвращения), отсутствие по болезни, командировка, передвижение по службе (замещающие работники);

• мероприятия дня: собрание, коллегия (с указанием времени начала и окончания, состав участников);

• адреса и номера телефонов подведомственных организаций;

• журнал учёта посещений.

Кроме того, приёмная должна быть оснащена многоканальным телефоном, мощность которого соответствовала бы количеству получаемых звонков в «час пик», а также необходимой оргтехникой.

Культура. Суть приёма посетителя – общение. Поэтому качество приёма зависит от культуры общения. Манера поведения персонала – умение слушать. Возможны разнообразные помехи:

• факторы, зависящие от слушателя – усталость, плохое самочувствие;

• факторы, зависящие от говорящего – тихий голос, быстрая речь, плохая артикуляция;

• факторы, зависящие от окружающей среды – шумы, акустика.

В связи с этим, требуется оставить все другие занятия, сконцентрироваться, подбадривать говорящего. Если собеседник выражается не ясно, надо переформулировать его информацию, используя следующие обороты: «если я правильно понял…», «Вы только что сказали…», «слушая Вас, мне кажется…» и др.