3. Процедуры анализа и описания работы

Анализ работы можно определить как процесс сбора и обобщения информации по следующим вопросам:

1. В чем заключается содержание работы, т.е. какие функции, задачи и действия необходимы для выполнения должностных обязанностей.

2. Служебная ответственность, т.е. то, что оказывает влияние на конечные результаты: благоразумие, необходимое для принятия решений; масштаб проблем, которые должны быть разрешены; объем контролируемых ресурсов, включая людей, оборудование, деньги, тип и важность контактов, устанавливаемых с другими людьми.

3. Служебные взаимоотношения с руководителями, коллегами, подчиненными и др.

4. Должностные требования, связанные с уровнем и профилем профессионального образования: знания, умения, навыки и способности, необходимые для удовлетворительного выполнения работы. Здесь же важно определить факторы мотивации, т.е. особые черты работы, которые могут либо мотивировать, либо разочаровывать чиновников.

5. Условия труда, включая здравоохранение, безопасность, денежное вознаграждение, а также продвижение по службе и успешную карьеру, возможности приобретения новых знаний и опыта, мобильность и т.д.

Анализ работы обеспечивает основной информацией, необходимой для создания и использования ряда ключевых процедур и технологий по работе с кадрами. Он проводится для различных целей: организации работы; планирования человеческих ресурсов; отбора и приема на государственную службу (подготовка должностных спецификаций); оценки работы; определения оплаты труда и вознаграждений; составление должностных обязанностей.

Подходы к анализу работы определяются типом, способом и формой, собираемой информации.

Тип собираемой информации зависит от цели анализа работы. Предположим, необходимо выяснить должностные полномочия отдела культуры администрации. В этом случае надо определить функции отдела и, в конечном итоге, штатное расписание (описание работы). Если потребуется решить, какую кандидатуру выбрать на должность начальника отдела, следует сосредоточить внимание на определении рабочих задач, а также навыков, ответственности и полномочий, необходимых для выполнения этих задач.

Как собирать информацию? Самые распространенные методы: наблюдение, собеседование и анкетирование. Поскольку работа госслужащего преимущественно умственная, то маловероятно узнать о его задачах, используя лишь метод наблюдения. Скорее всего придется провести собеседование. Чаще других используется метод анкетирования. Анкеты позволяют быстро собрать информацию от значительного числа людей (см. приложение 5).

Какова форма сбора информации? Анкета, приведенная в приложении 5, пример качественного анализа, при котором служащего просят описать выполняемые задачи, используемое оборудование, условия труда и др. Такой подход применяется для выявления полномочий. В том случае, когда надо определить уровень зарплаты прибегают к количественному анализу, предлагая служащему ранжировать каждую задачу по шкале от 0 до 4, в зависимости от степени её важности (см. приложения 6, 7).

На основе полученной информации можно описать должностные обязанности (инструкции). Для этого используется матрица, в которой кратко излагается функция данной должности, рабочие задачи, навыки, а также ответственность и полномочия (см.табл.14).

Таблица 14.

Матрица составления должностных инструкций

№№	Функции	Рабочие задачи	Необходимые навыки	Ответственность	Полномочия

Должностные инструкции позволяют определить требования к кандидату, совокупность его качеств и характеристик, которые следует оценить как необходимые, желательные или несовместимые с выполнением данной деятельности.