Глава 5. Коммуникационные основы администрирования

Цели главы:

Определить роль коммуникаций в публично-правовых связях.

Описать информационное обеспечение администрирования.

Рассмотреть проблемы организации и регуляции коммуникативных процессов.

В условиях децентрализации, передачи полномочий нижним этажам властной вертикали, в качестве компенсаторного, объединяющего начала, выступают коммуникационные основы руководства, функции согласования и принятия решений, управления общественными отношениями. Найти зону совпадающих интересов разнообразных социальных групп и обеспечить коммуникацию сторон – важная задача государственных структур.

1. Роль коммуникаций в публично-правовых связях

Система публично-правовых связей выступает как процесс социальной коммуникации, как необходимый элемент человеческого взаимодействия, как обязательное условие администрирования в обществе. Коммуникация (от лат.- communicatio – сообщать, передавать, связывать) – это процесс передачи и обмена информацией сообщающихся сторон: индивидов, социальных групп, организаций, государства и общества. Она облегчает взаимное приспособление людей, обеспечивает кооперативную взаимопомощь, координацию сложных социальных действий.

Выделяя конструктивную роль коммуникации в развитии человеческого общества, Т. Парсонс подчеркивал, что отношения между основными компонентами суперсоциальной системы представляют собой обмен информацией, совокупностью символов, вызывающих изменения в структуре социальных отношений. Он делает вывод, что любая система контролируется таким компонентом, который обладает наибольшим информационным потенциалом и потребляет наименьшее количество энергии³². В этом теоретическом положении социолога заложен ключ к пониманию публично-правовых связей и их регуляции.

Коммуникация представляет собой сложный социальный процесс, в котором выделяются структурные и функциональные элементы. К первым относятся отправитель, его сообщение и получатель. Ко вторым – кодировка и декодировка сообщения, ответная реакция и обратная связь. Кроме того, в этот процесс включен еще один элемент – помехи (см. рис.5).

Сообщение

Рис.5. Схема коммуникационного процесса

Рассмотрим содержание каждого элемента: 1) отправитель сообщения. В этой роли может быть государство, государственный орган или его руководитель. Обладая значимой информацией, он определяет способ ее кодирования и канал сообщения, чтобы информация дошла до получателя без искажения; 2) сообщение – информация, закодированная с помощью символов (слов, рисунков, жестов и т.п.), которую должен понять и принять получатель; 3) получатель сообщения (общество, государственная организация, подчиненный) декодирует его; 4) ответная реакция получателя – изменение его состояния: установок (относительно объекта воздействия), поведения (изменение форм и методов деятельности) и т.д.; 5) обратная связь – ответная реакция получателя (положительная или отрицательная), отсылаемая к отправителю.

Особый элемент коммуникационного процесса – помехи, т.е. искажения смысла сообщения. Они могут иметь место на каждом этапе обмена информацией: инициирования, передачи и приема.

Одна из преград на пути обмена информацией – административный язык. Его трудно понять непосвященным. Нормативные тексты «грешат» канцеляризмами («по нашему мнению», «вышеупомянутые» и т.п.), абракадабрами, стенографическим стилем, профессиональным жаргоном. Для того, чтобы понять такие тексты нужны толмачи, растолковывающие значения специальных терминов.

Для преодоления этой преграды обычно рекомендуется соблюдать следующие условия: 1) ясность и однозначность указаний, докладных записок и др. сообщений; 2) полнота информации, ибо ее частичное представление может исказить картину; 3) краткость изложения ситуации, облегчающая принятие решения; 4) конкретность, позволяющая представить реальное состояние дел; 5) объективность сообщения (в противном случае оно бесполезно).

Другой барьер может возникнуть в результате противоречий между сферами компетенции. Работники функциональных служб административного учреждения склонны видеть лишь те аспекты проблемы, которые затрагивают их специализацию. Например, получив указание о возведении новой школы, отдел строительства городской администрации будет считать необходимым использовать современные (дорогостоящие) материалы и технологии; отдел архитектуры – настаивать на гармонизации размеров здания (высота), скажем, в трехэтажной зоне застройки; отдел образования обратит внимание на функциональность аудиторий; экономический отдел - на соразмеренность расходов. Избирательная реакция, предвзятость искажает информационное сообщение.

Еще один барьер – различие статусов, которое оказывает фильтрующее воздействие на общение. Подчиненные чаще всего говорят начальнику о хорошем, нежели о плохом. Поэтому у руководителей организации, как правило, впечатление о делах выглядит более благополучно. Если предложение поступает снизу вверх, то к нему относятся не столь серьезно, как к пожеланиям, идущим сверху вниз. «Мудрые» руководители оправдываются тем, что «сверху виднее».

Как это не парадоксально, но технические средства связи также создают помехи, шумы в процессе коммуникации. Они не могут заменить личного обмена мнениями, невербальных возможностей общения. Если в процесс включен географический фактор, то работники периферийных структур нередко узнают о важных государственных решениях из выпусков новостей радио и телевидения. Наряду с этим технические средства способны создать эффект избытка информации, которую невозможно «переварить» и результативно использовать.

Список помех можно продолжить. Так, большинство людей не испытывают желания представлять свое дело с худшей стороны. Для чиновников «честь мундира» не позволяет «выносить сор из избы». Они предпочитают «завесу секретности», якобы опасаясь за безопасность страны и пр. Вывод однозначен: помехи искажают смысл команд (управленческих решений), существенно снижая эффективность их осуществления.

Коммуникации в административной системе выполняют двоякую роль: 1) они поддерживают внешние, публичные связи, являются средством включения государственной службы в социальную среду, обеспечивают повседневные контакты чиновников с представителями гражданского общества; 2) они оживляют внутренние, служебные связи, объединяют подразделения государственного аппарата в единое целое, создают условия для формирования общей картины состояния дел у чиновников.