1.7. Документооборот и технология обработки

учетной информации в учетной политике

Нормами ст. 6 Закона N 129-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 правила документооборота и технология обработки учетной информации отнесены к элементам учетной политики компании, которые утверждаются в ее составе.

При разработке системы документооборота организации до сих пор используют рекомендации, изложенные в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее - Положение N 105).

Как следует из Положения N 105, основными этапами документооборота являются:

- создание (получение) первичных бухгалтерских документов;

- принятие их к учету;

- обработка;

- передача в архив.

Движение документов на каждом из перечисленных этапов регламентируется специальным графиком документооборота, утвержденным отдельным приказом руководителя. В учетной политике достаточно сослаться на этот график.

Фактически график документооборота представляет собой документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию. От оперативности и своевременности обработки документов зависит не только эффективная работа самой бухгалтерии, но и зачастую финансовое благополучие всей организации. Поэтому к его разработке следует подойти крайне ответственно.

Положением N 105 определено: работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер организации. Правда, конкретных рекомендаций по его составлению Положение N 105 не дает. Однако отмечено, что график должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, через которые должен проходить каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом он должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Обратите внимание! При установлении минимальных сроков нахождения документов в подразделении следует помнить: для некоторых их видов такие сроки закреплены нормативными документами.

Например, авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию организации не позднее трех рабочих дней со дня возвращения сотрудника из командировки (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Центрального банка РФ от 04.10.1993 N 18). В соответствии с п. 24 Порядка ежедневно должны представляться в бухгалтерию отчеты кассира и т.д.

В графике документооборота следует указать максимально возможное число документов, поступающих в организацию извне или созданных самой организацией, определить круг лиц, ответственных за их составление, а также сотрудников, которые будут работать с документами в дальнейшем, установить сроки и адреса их представления, а также назначить ответственных за проверку документов.

Оформить график можно в виде таблицы, схемы либо перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Обычно организации используют табличный вариант, примерная форма которого предусмотрена Приложением к Положению N 105.

С утвержденным графиком документооборота следует ознакомить каждого сотрудника - его исполнителя. Сделать это можно путем вручения ему выписки из графика, в которой должны быть:

- перечислены все документы, относящиеся к сфере деятельности данного сотрудника;

- указаны подразделения фирмы и сроки, в которые исполнитель обязан представлять соответствующие документы.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль над его соблюдением осуществляет главный бухгалтер компании.

На разработку системы документооборота в организации значительное влияние оказывает применяемая фирмой технология обработки учетной информации, напрямую связанная с формой ведения бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимается схема построения и взаимосвязи бухгалтерских регистров, способы регистрации и группировки учетных данных, а также внесения учетных записей в бухгалтерские регистры. Как сказано в ст. 10 Закона N 129-ФЗ, бухгалтерские регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения ее на счетах синтетического и аналитического учета и в финансовой отчетности.

Фактически регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы определенной формы и вида, используемые организацией для внесения учетных записей по соответствующим счетам. Совокупность всех бухгалтерских регистров, используемых организацией с установленным порядком и способом их заполнения, определяет форму бухгалтерского учета, используемую организацией. На выбор формы бухгалтерского учета значительное влияние оказывают масштабы и структура компании, объемы учетной работы и, конечно же, степень автоматизации учетного процесса. В зависимости от своей специфики организация самостоятельно определяет форму ведения бухгалтерского учета и закрепляет свое решение в учетной политике.

В настоящее время наиболее распространенными являются автоматизированная, упрощенная, журнально-ордерная и мемориально-ордерная формы бухгалтерского учета. Чаще всего организации применяют автоматизированную форму.

Организации - субъекты малого бизнеса с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, имеющие незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более ста в месяц), могут использовать так называемую упрощенную форму бухгалтерского учета. Такую возможность указанным субъектам предоставляют Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства, утвержденные Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н "О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства" (далее - Типовые рекомендации N 64н).