4. Приемка товара в магазине

4. Общие положения

   1. Приемку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность от ООО “АДИДАС” на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это Кладовщик/Старший кладовщик), а в его отсутствие любой уполномоченный Директором или Территориальным менеджером по управлению розничной сетью сотрудник магазина – далее Ответственный за приемку товара сотрудник. Директор магазина обязан обеспечить наличие действующих доверенностей на право осуществления приемки товара у всех сотрудников магазина, фактически осуществляющих приемки товара.

Для получения доверенности на приемку товара, Директор магазина должен обратиться к Региональному специалисту группы розничного администрирования.

1. Приемка товара со стороны магазина должна подтверждаться наличием соответствующих отметок о принятии товара в товарно-транспортных документах (подпись, расшифровка подписи, указание должности и печать магазина), поставленных Директором/Администратором магазина и Ответственным за приемку товара сотрудником. Со стороны перевозчика передача товара/грузовых мест (ГМ) сотрудникам магазина должна подтверждаться наличием подписи водителя в соответствующих товарно-транспортных документах.

2. В процессе физической приемки товара, а также до/во время/ после подписания соответствующих товарно-транспортных документов Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику запрещено оставлять товар без контроля (во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи товара водителем/третьими лицами).

3. В случае выявления в процессе приемки товара фактов повреждения грузовых мест, тента и наличия других признаков потенциальной внутритарной недостачи, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан сфотографировать все повреждения, которые могут быть причинами недостачи (разрезанный тент машины, щели и отверстия в кузове, открытые короба, короба, проклеенные прозрачным скотчем и т.д.), а также сфотографировать номер пломбы и автомобиля.

4. В случае если поставка товара была осуществлена из другого магазина, Директор магазина-получателя в день приемки товара от транспортной компании в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается дата прибытия товара) уведомляет магазин-отправитель с копией на mbx_transport@adidas-group.com о факте доставки товара.

5. Директор магазина обязан загружать в Информационную систему все электронные накладные (ЭН), появляющиеся:

1. в случае поставки товара из Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС” или аутсорсингового склада ООО “АДИДАС” - на внутреннем Интернет портале ООО “АДИДАС” (http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/Inventor/);

2. в случае поставки товара из магазина - в электронной почте магазина (загрузка проводится сразу после получения письма).

1. Процесс приемки товара в магазине должен осуществляться с использованием загруженных в Информационную систему “1С” электронных накладных на поставку товара.

2. Приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) допускается только по согласованию с ответственным Контролером товарных остатков \ Аудитором розничной сети.

3. Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник концептуального магазина обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и в течение 24 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.

4. Директор/ Ответственный за приемку товара сотрудник дисконт-центра обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в Информационной системе “1С” и обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале, в зависимости от количества принимаемого товара в течение следующего времени:

• менее 4000 единиц - в течение 48 часов с момента учета товара в Информационной системе “1С”;

• более 4000 единиц товара - в течение 72 часов с момента учета товара в Информационной системе “1С”.

1. Количество учтенного товара должно в точности совпадать с количеством товара в соответствующих ТТН/ТН.

2. Учтенные документы в Информационной системе “1С” должны быть выгружены Директором магазина в офисную бухгалтерскую систему вечером того дня, в котором был произведен их учет. Выгрузка документов проходит автоматически при выполнении операции закрытия смены.

3. В случае невозможности учета поставки в установленные сроки, в день фактического поступления товара в магазин Директор дисконт-центра обязан запросить у Специалиста по работе с претензиями Центра дистрибуции ООО “АДИДАС” подтверждение о возможности учета поставки магазином в течение ближайших 4 (четырех) дней.

4. Без специального указания сотрудников отдела Маркетинга ООО “АДИДАС”, сотрудникам магазина запрещено создавать и учитывать в Информационной системе “1С” Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, неподлежащие реализации.

5. Каждая учтенная Приходная/Расходная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе соответствующей накладной информационной системы “1С". При формировании корректирующих накладных, необходимо обязательно указывать номера документов, на которые ссылается накладная коррекции.

6. Каждая Приходная накладная товарного отчета магазина – получателя, должна быть скреплена с соответствующей ТТН на данную поставку и должна соответствовать ей по перечню артикулов, количеству товаров и их размерам.

7. В зависимости от объема поставки Директор магазина обязан обеспечить разгрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):

• в течение 1 часа (до 100 коробов);

• в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);

• в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);

• в течение 4 часов (свыше 300 коробов).

Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше.

18. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), ООО “АДИДАС” может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.

4. Порядок работы при выявлении расхождений в поставках

   1. Если Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник выявил расхождения между фактически принятым количеством товара и количеством товара, указанным в товарно-транспортных документах, он обязан составить Акт расхождений (Приложение 2). Во всех экземплярах ТТН/ТН Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику необходимо сделать отметку о выявленной недостаче и сделать ссылку на составленный Акт расхождений (указав его дату и номер), а также подписаться самому под внесенным текстом.

В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, Акты расхождений (формы 1, 2) составляются в двух экземплярах. Один экземпляр передается Водителю, другой с подписью водителя остается в магазине. При этом в таких случаях дополнительно необходимо организовать подписание водителем ТТН/ТН с отметками о недостаче.

1. Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверять Акт расхождений на предмет:

• совпадения цен на товары, указанные в Акте расхождений и ТТН/ТН;

• правильности суммирования всех стоимостей товаров;

• наличия номера и даты составления;

• указанияадреса магазина-составителя;

• заполнения всех полей в таблице;

дополнительно в случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах

• наличия подписи водителя и её расшифровки (ФИО);

• качество фотографий (четкость изображения).

2. В случае выявления недостачи грузовых мест (коробов) либо при обнаружении недостачи товара в поврежденных коробах, после подписания Акта расхождений водителем, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен известить о выявленной недостаче следующих адресатов:

• RetailClaims.RU@adidas-group.com;

• Аналитика по претензиям отдела Внутреннего аудита;

• Директора магазина-отправителя (если поставка осуществлялась из другого магазина).

приложив к письму составленный Акт расхождений в формате Excel, а также следующие фотографии:

• всех страниц составленного Акта расхождений;

• первой и последней страниц “Товарного” раздела ТТН, а также все страницы “Транспортного раздела” ТТН (т.е. все титульные страницы и страницы, содержащие подписи или печати);

• первой страницы ТН и все последние страницы, содержащие подписи или печати).

Внимание! Если водитель отказывается подписывать Акт расхождений, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник не должен отдавать ТТН/ТН по данной перевозке водителю и в обязательном порядке должен незамедлительно уведомить об этом Диспетчера Транспортной группы Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.

3. При выявлении остальных видов расхождений, составленный акт расхождений в формате Excelвысылается:

• на электронный адрес RetailClaims.RU@adidas-group.com,

• Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью,

• магазину-отправителю (если поставка осуществлялась из другого магазина).

Необходимость добавления других адресатов письма либо отправка фотографий ТТН/ТН/ Акта расхождений отсутствует.

4. В ответ на письмо, отправленное Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником по вышеуказанным адресам, на электронный ящик отправителя должно автоматически быть прислано письмо с подтверждением учета данного Акта расхождений в информационной системе склада. Данное письмо необходимо распечатывать и прикладывать в комплект соответствующего товарного отчета (вместе с коррекционной накладной и Актом расхождений):

• если в течение суток с момента отправки электронного письма с приложенным Актом расхождений магазину – отправителю не поступило автоматическое подтверждение об учете данного Акта расхождений в системе, то Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику магазина необходимо обратиться к Аналитику по претензиям отдела Внутреннего аудита, и по согласованию с ним предпринять дальнейшие действия.

• если в магазин поступило электронное сообщение о необходимости внесения изменений в ранее отправленный Акт расхождений, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник магазина обязан внести соответствующие изменения и осуществить отправку измененного Акта расхождений в день получения данного сообщения.

Информация, поступающая на электронный ящик RetailClaims.RU@adidas-group.com, автоматически обрабатывается системой и переносятся в специальный отчет «Report», расположенный по следующему адресу:I:/d_Logistic/Common/claims.

1. Если водитель/представитель транспортной компании предлагает подписать Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику товарно-транспортные документы или Акт расхождений по форме перевозчика, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник дол-жен подписать данные документы только после подписания водителем Акта расхождений по форме ООО «Адидас» (Приложение 2) и ТТН, а также удостоверившись, что количество и арти-кула товара, указанные в акте перевозчика, полностью соответствуют товару, указанному в акте расхождений ООО «Адидас».

2. Если водитель транспортного средства отказывается ожидать окончания пересчета коробов или по-артикульной приемки товара, находящегося в поврежденных коробах, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник не должен подписывать ТТН/ТН и обязан оставить у себя все экземпляры товарно-транспортных документов (подписание товарно-транспортных документов по форме водителя также категорически запрещается). О данном происшествии Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно проинформировать Диспетчера транспортной группы/Операционного менеджера по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”.

3. Транзитными поставами в рамках настоящего документа являются все поставки товара, поступающие в магазины из аутсортинговых складов (СВХ) и состоящие из коробов, которые ранее были отправлены на этот склад из магазинов розничной сети.

4. При выявлении Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником расхождений в транзитных поставках, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен составить Акты расхождений отправителя и получателя (форма 6 и 7). Составленный Акт расхождений направляется Директором/Ответственным за приемку товара сотрудником по адресам и способом, указанным в п. 4.2 настоящего Руководства.

5. При повторяющихся существенных недопоставках товара в один и тот же магазин, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Директор магазина по согласованию с Аудитором Центра Дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенным количеством.

4. Действия сотрудников магазина до разгрузки транспортного средства

• Проверка товарно-транспортных документов

1. До осуществления фактической приемки товара Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в осуществлении загрузки соответствующей Электронной накладной в Информационную систему “1С”. Если в Информационной системе “1С” данная Электронная накладная отсутствует, необходимо принять товар от водителя по ТТН/ТН, сразу после чего:

1. Если поставка пришла с Центрального или аутсортингового склада - Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить Электронную накладную соответствующего номера c внутреннего Интернет - портала ООО “АДИДАС” (http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/Inventor/). Если на Интернет - портале ООО “АДИДАС” требуемая Электронная накладная отсутствует, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан обратиться в службу HelpDesk.

2. Если поставка пришла из другого магазина - Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить FP магазина-отправителя из входящей электронной почты. Если в электронной почте нет письма с FP от магазина-отправителя, необходимо связаться с магазином-отправителем и запросить новую FP.

1. В случае выявления расхождения в количестве товара по ТТН на бумажном носителе и электронной накладной, Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник также производит приемку товара по ТТН/ТН, после чего обращается:

• к Специалисту транспортной группы, если поставка пришла из Центра Дистрибуции,

• к Директору магазина-отправителя, если поставка пришла из другого магазина.

и по согласованию с ними проводит учет товара.