Процедура пересчета

На артикула, обнаруженные как недостачи/излишки, составляются Расходные/Приходные накладные, которые отражаются в системе магазина.

Артикула, обнаруженные как некомплект (например, у спортивного костюма отсутствуют брюки) подлежат только расходованию из системы 1С магазина на основании регулярного пересчета товара.

При обнаружении пересортицы, не относящейся к поразмерной (разные артикулы, имеющие одинаковую цену и относящиеся к одной модели), Директор составляет отдельные Приходные и Расходные накладные, которые отражаются в системе магазина.

Директор магазина обеспечивают наличие штрих-кодов на всех вещах, расположенных в магазине. Сканированию подлежит весь товар магазина. Запрещается исключать из процесса пересчета какие-либо группы товара.

Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Контролер остатков товара осуществляет выборочный контроль проведения регулярного пересчета в процессе сканирования/пересчета и в процессе сведения информации.

При обнаружении в торговой зоне артикулов, которые числятся в складской системе (или наоборот) осуществляется перемещение товара между складом и торговой зоной через создание соответствующих документов в системе магазина.

Директор магазина в обязательном порядке обеспечивает невозможность несанкционированного доступа к базе 1С штатными сотрудниками путём использования монопольного режима системы 1С, при отсутствии директора в офисе менеджера – блокировку компьютера(ов), на котором вносятся изменения на основе данных пересчета в ведомость.

После завершения сканирования товара, для поиска расхождений директор магазина должен раздать сотрудникам ведомости для пересчета товара вручную. В данных ведомостях необходимо обеспечить наличие следующей информации:

• артикул,

• русское наименование товара,

• английское наименование товара,

• номер полки хранения товара на складе,

• номера штрих-кодов оборудования, на которых был отсканирован товар,

• количество отсканированного товара.

Каждый Заместитель директора магазина/Администратор торгового зала/Кладовщик магазина должен принимать участие в сведении информации по пересчету минимум 1 раз за 2 плановых регулярных пересчета товара. Запрещается проведение сведения информации по пересчету в составе менее чем 3-х сотрудников магазина.

Приходные и Расходные накладные формируются на основе акта инвентаризации, сформированного в программе 1С и отражаются в системе магазина в течение рабочего дня, следующего за ночью, в которую проводился пересчет (до момента закрытия смены и выгрузки данных в офис следующего дня). Приходные и Расходные накладные, сформированные на основе акта инвентаризации, выгружаются из системы магазина в офис до 18 числа каждого месяца.

Старший кладовщик/Кладовщик магазина контролирует правильность отображения в системе приходных/расходных накладных по результатам пересчета товара в течение 3-х дней после даты ее проведения. Выявленные ошибочные излишки товара подлежат учету в системе в момент обнаружения с указанием в основании «ошибка пересчета». Выявленные недостачи товара подлежат учету в системе в течение 3-х дней с указанием в основании «ошибка пересчета».

Расхождения по результатам пересчета, все коррекции товарного наличия за предыдущий месяц отображаются в файле о недостачах, формируемым Контролером товарных остатков согласно сроков установленных в графике «Сроки проведения инвентаризаций в розничных магазинах России и учет документов в системе Navision».

По результатам каждого проведенного пересчета товара Директор магазина формирует следующие документы на бумажном носителе в 1 экземпляре:

• Служебная записка (Приложение 7),

• Акт пересчета,

• Описи товарно-материальных ценностей,

• Приходные/Расходные накладные,

• Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач.

На каждом из этих документов ставится подпись Директора магазина. На Акте пересчета, приходных \ расходных накладных и описи товарно-материальных ценностей (в трех разделах) также ставятся подписи всех остальных сотрудников, участвующих в пересчете, и штамп магазина. Перед постановкой подписи в Акте пересчета, сотрудники должны ознакомиться с данными об излишках и недостачах в соответствии с учтенными актами пересчетов и накладными в системе «1С».

17. Если в документах по итогам пересчета отображается слово «инвентаризация», необходимо перед печатью таких документов заменить\удалить данное слово в соответствии с инструкцией, размещенной на внутреннем портале компании Ruswebпо ссылке:Оформление документации по итогам ежемесячного пересчета.

18. Документы по итогам каждого полного пересчета товара (см.п.8.5.р.) и завизированный территориальным менеджером по управлению розничной сетью, подписанный всеми сотрудниками приказ на проведение пересчета товарных остатков прикладываются к соответствующим товарным отчетам и направляются в офис в соответствии с разделом 27 настоящего Руководства.