18. Внутренний порядок и прочие вопросы

    4. Внутренний порядок.

1. При наступлении случаев возникновения ущерба (сумма которого по предварительной оценке составляет более 10 тысяч рублей) товарно-материальных ценностей, внешней и внутренней отделки помещений магазинов ООО «Адидас», Директор обязан письменно и по телефону проинформировать ответственных Директора по юридическим вопросам/Юриста и Руководителя отдела аудита и управления рисками/Внутреннего Аудитора в день происшествия или в день обнаружения последствий.

2. В случае посещения магазина представителями сторонних проверяющих организаций, Директор магазина обязан незамедлительно поставить в известность Территориального менеджера по управлению розничной сетью и организовать точное выполнение процедуры по организации действий при проверках (Приложение 10).

3. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью по согласованию с Юридическим и/или при необходимости другим отделом обязан контролировать своевременное предоставление документов Директором магазина, необходимых для проверяющей организации.

4. Директор магазина/Заместитель директора магазина обеспечивает наличие внутренних телефонов сотрудников компании в доступном месте возле каждого телефона городской связи магазина, обеспечивает наличие телефонов сторонних организаций, от которых зависит поддержание работы магазина, у городского телефона, расположенного в комнате Директора магазина.

5. Директор магазина обязан обеспечить ежедневную проверку и контроль на протяжении всего дня за наличием ценников на товаре, находящемся в торговом зале и их соответствию актуальному прейскуранту, а также наличие следующей информации о товаре: наименование товара, его состав, артикул, размер и рост (если требуется в соответствии с действующим законодательством), наименование страны изготовления товара, наименование изготовителя, наименование и адрес продавца, знак обращения на рынке (если требуется), дата изготовления ценника, подпись материально - ответственного лица.

6. При переоценке товаров Директор магазина обязан обеспечить переклейку ценников на все товары, представленные в торговом зале магазина в течение 1 суток от даты учета в системе 1С магазина соответствующего Акта переоценки.

7. В течение всего периода каждой сезонной распродажи в концептуальных магазинах Директор обязан обеспечить наличие на каждой единице товара, представленной в торговом зале, бирки, информирующей покупателей о проведении распродажи, а также наличие на каждом ценнике «Старой» перечеркнутой и «Новой» цены.

8. Директор магазина обязан обеспечить наличие в магазине инструкций по правилам ухода за изделиями и контролировать раздачу инструкций покупателям (в том числе инструкций, размещенных на интернет портале компании http://rusweb/SectionRetailOperation)при каждой продаже товара.

9. Директор магазина обеспечивает наличие в магазине журнала учета проверок, в котором отражаются информация о посещениях сторонних проверяющих организаций с указанием даты проверки, фамилий и должности проверяющих, названия организации, информации о выявленных нарушениях и недостатках.

10. Директор магазина при расчете заработной платы обязан утверждать табель рабочего времени в соответствии с графиком утверждения табеля. При утверждении табеля Директор магазина обязан указывать корректные данные о количестве отработанных часов сотрудниками магазина за отчетный период.

11. Директор магазина обеспечивает сотрудников магазина всеми необходимыми обучающими материалами по продукции, которая представлена в торговом зале, мерчендайзингу, процедурам внутренних контролей в части, имеющей отношение к должности, использованию системы «1С» в течение 3-х дней с момента начала работы в магазине.

12. Директор магазина обязан обеспечить прохождение тренинга UCS всеми сотрудниками, имеющими доступ к кассе/сейфу магазина

13. Директор магазина обязан своевременно обеспечивать оплату счетов за аренду магазина и иных платежей путем формирования и направления заявки Администратору/Ассистенту розничного отдела. Директор магазина обязан получить подтверждение оплаты счета за аренду магазина от Администратора/Ассистента розничного отдела. Директор магазина обязан своевременно обеспечивать предоставление в финансовый отдел закрывающих документов по аренде (счета фактуры и акты выполненных работ) за предшествующий оплачиваемому месяц. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью и Директор магазина несут ответственность за не предоставление закрывающих документов, неоплату или несвоевременную оплату арендных и иных платежей.

14. Сотрудникам магазинов в рабочее время не разрешается пользоваться мобильными или стационарными телефонами, общаться с друзьями, родственниками, бывшими сотрудниками и т.д. по личным вопросам. Исключение составляют случаи крайней необходимости, предварительно согласованные с Директором магазина.

15. Запрещается посещение внутренних помещений (складской зоны, помещений отдыха персонала и т.п.) магазина посторонними лицами и бывшими сотрудниками компании. Сотрудники магазина должны препятствовать подобным визитам. Доступ посторонних лиц и бывших сотрудников компании в подсобные помещения магазина возможен только с разрешения Директора магазина.

16. Сотрудникам магазина запрещается афишировать посетителям магазина и отвлекаться на внутренние разговоры персонала.

17. Директор магазина обязан поддерживать чистоту внутренних помещений магазина, внешних стен и витрин, прилегающей к магазину территории на высоком уровне и в случае необходимости организовывать уборку \ очистку загрязнений силами персонала либо посредством вызова клининговых компаний (если заключены соответствующие договора).

18. С целью предотвращения возникновения «разнопарок» сотрудники магазина обязаны осуществлять проверку соответствия размеров товаров перед пробитием чека продажи.

19. Директор обязан ознакомлять всех сотрудников магазина с еженедельным графиком работы и любыми изменениями в еженедельном графике. В качестве подтверждения ознакомления каждый сотрудник магазина обязан поставить подпись в соответствующей графе расписания до даты вступления графика в силу. Графики работы с подписями сотрудников подлежат хранению в магазине в течение одного года.

20. Запрещается закрывать проход через аварийные/пожарные выходы из магазина. Коридоры аварийных/пожарных выходов иных подсобных помещений не должны содержать быстро возгораемые материалы. Расстояние до сплинклеров противопожарной системы и осветительных приборов от товара, хранящегося на стеллажах должно быть не менее 0,5 м. (ППБ 0103, п.503.). Запрещается хранить товары вблизи или на электробытовых приборах. Расстояние между стеллажами на складе должно быть не менее 0,8м. (ППБ 0103, п.503.) Запрещается хранить под лестничными маршами и на лестничных площадках товар, мебель и др. горючие материалы или материалы в горючей упаковке. (ППБ 0103, п.40.) Запрещается устанавливать глухие решетки на окнах и проемах у окон подвалов, за исключением случаев, специально оговоренных в нормах и правилах, утвержденных в установленном порядке (ППБ 01-03 п.40).

21. Директор магазина обеспечивает наличие в магазине плана эвакуации при пожаре, а также огнетушителей в соответствии с нормами Российского законодательства, наличие указателей аварийных выходов. Каждый огнетушитель должен быть пронумерован белой краской с указанием порядкового номера от 1 до n, где n-количество огнетушителей. Ответственный за пожарную безопасность должен вести журнал учета огнетушителей, записи в журнал делаются ежеквартально. Огнетушители должны иметь сроки годности/дату перезаправки и своевременно проходить освидетельствование на предмет возможности их дальнейшего использования. Все сотрудники магазина должны пройти инструктаж по пользованию огнетушителем и поставить свою подпись об ознакомлении с инструкцией.

22. Директор магазина обеспечивает ежедневное обновление информации о финансовых показателях работы магазина (зарплатный/календарный/индивидуальный план продаж) и наличие данной информации в доступном для персонала месте.

23. Директор магазина обеспечивает наличие и годность лекарств в аптечке магазина в соответствии с нормами законодательства для персонала магазина.

24. Директор магазина обязан обеспечить расположение в уголке потребителя следующих документов:

• Информация об импортере (Приложение 31)

• Список производителей продукции (Приложение 31)

• Ассортиментный перечень

• Журнал учета проверок

• Закон о защите прав потребителей

• Книга отзывов и предложений

• Список телефонов и адресов вышестоящих инстанций.

Директор магазина также обязан обеспечить размещение на кассе объявления для покупателей о продолжительности гарантийных сроков, установленных на реализуемые в магазине товары.

25. Директор магазина обеспечивает наличие на информационной доске персонала контактной информации горячей линии отдела аудита «Audit Hotline», телефонов Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью, Аудитора розничной сети и Контролера товарных остатков.

26. Директор магазина обеспечивает исправность аварийного и иного освещения магазина, исправность замков внутренних и внешних дверей.

27. Все пустые короба, находящиеся на складе магазина, из под обуви или другого товара, выставленного в торговом зале или используемого для представления на манекенах, должны содержать соответствующую пометку на видимом торце короба о месте нахождения («на манекене первого окна»).

28. Директор магазина обязан ежедневно подписывать документы и проверять их подписание другими сотрудниками:

• Заявление на возврат и акт о возврате денежных сумм покупателям

• Бланк-уведомление

• Отчет о реализации товара за день

• Отчет о скидках

• Товарный отчет

• Акты расхождений

• Акт о списании товаров,

• Акт об утилизации товаров,

• Кассовый отчет

• Журнал операций за день

• Акт переоценки

• Акт пересчета

• Приходные/Расходные накладные и ордера

• Кассовый журнал

• Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей

• Журнал утилизаций

29. Перечисленные документы должны содержать подписи Директора и одного сотрудника магазина из них:

• Акты возвратов

• Отчет о скидках

• Приходные/Расходные накладные

Должны содержать не менее 3-х подписей, подтверждающих соответствующие операции: Директора/Заместителя директора, Администратора торгового зала и иного сотрудника магазина.

30. Сотрудники магазина обязаны выполнять иные поручения назначенные Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала магазина в пределах обеспечения функционирования магазина и в рамках действующего Руководства.

31. Во всех случаях отсутствия в магазине директора, выполнение норм данного Руководства возложенных на директора обеспечивает Заместитель директора\Администратор торгового зала магазина.

32. Директор магазина и Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязаны обеспечить наличие в подотчетном магазине мерчендайзинг-проекта и контролировать расстановку торгового оборудования в соответствии с ним.

33. Компания оставляет за собой право проверки знаний сотрудниками правил настоящего Руководства. Все сотрудники магазина обязаны проходить соответствующие тесты или иные формы оценок в соответствии со сроками, устанавливаемыми отделом HR.

34. При необходимости изменения схемы расстановки торгового оборудования Директор магазина обязан получить согласование от Территориального менеджера по управлению розничной сетью. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью после принятия положительного решения об изменении расстановки обязан оформить электронную заявку в Службе поддержки розничных магазинов (RetailSupport.RU@adidas-group.com)

35. Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала магазина запрещается давать какие-либо указания по ремонтно-отделочным работам представителям подрядной организации с целью недопущения возможных несоответствий дизайн/мерчендайзинг проекту без получения положительного согласования от ответственного Менеджера по реализации проектов.

36. Ежемесячно Директор магазина вместе с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью могут устанавливать специальные задачи для сотрудников, с получением в качестве вознаграждения сертификата, позволяющего приобрести товар Adidas, Reebok и Rockportсо скидкой 99.99% (Приложение 15). Данные сертификаты разрешается реализовывать на приобретение товара для личного использования сотрудников, кому были вручены сертификаты. Не допускается использование данных сертификатов для погашения недостач.

37. В случае непредоставления в финансовый отдел компании в течение месяца с момента расхода товара по сертификату отчетных документов, определенных Приложением 15, запрещается формировать новые сертификаты для такого магазина до полного предоставления в финансовый отдел необходимых документов.