Процедура контроля скидок, предоставляемых магазинами

Директор концептуального магазина обязан обеспечивать хранение дисконтных карт только в кассе и/или сейфе магазина и также ежедневный пересчет количества данных карт в магазине. По итогам пересчета информация о количестве карт заносится в Журнал учета карт (Приложение 7), что подтверждается подписями двух сторон (Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала и Кассира/Иного сотрудника уполномоченного осуществлять кассовые операции).

Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала концептуального магазина до момента открытия кассовой смены обязан выдавать каждому из Кассиров необходимое для рабочего дня количество дисконтных карт. Факт передачи и получения определенного количества карт подтверждается личными подписями двух сторон в Журнале учета карт.

После закрытия кассовой смены каждый Кассир/Иной сотрудник уполномоченный осуществлять кассовые операции обязан сдать оставшиеся карты и Анкеты (заполненные покупателями), подтверждающие факт выдачи дисконтных карт покупателям, Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала, что также подтверждается подписями двух сторон в Журнале учета карт.

До момента закрытия кассовой смены магазина следующего рабочего дня Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала магазина обязан сверить количество выданных дисконтных карт с количеством транзакций на сумму равную порогу выдачи карт или превышающею его и с количеством Анкет, заполненных покупателями. В случае выявления расхождений и обнаружения фактов неправомерной выдачи карты, обязан получать письменные объяснения от работника ответственного за хранение и выдачу дисконтных карт за указанную дату. Совместно с Отделом по Персоналу обеспечивает наложение взыскания.

Журнал учета карт заполняется в течение одного месяца и затем подкладывается к общему комплекту товарных отчетов за отчетный месяц.

При назначении/изменении видов скидок Директором по финансам и операциям/Директором по розничным продажам/Директором по маркетингу информация о времени действия, размере иных дополнительных правилах действия должна поступать в адрес Финансового Контролера розничной сети и Старшего Аудитора розничной сети.

Ежемесячно Ответственный Аудитор розничной сети формирует и анализирует отчеты продаж со скидками по магазинам. При этом особое внимание уделяется величине скидок, предоставляемых покупателям, объему продаж со скидками в общем объеме продаж, объему предоставленных скидок в общем объеме продаж по магазинам и т.п.

В случае возникновения вопросов по продажам магазинов со скидками Аудитор розничной сети обращается за пояснениями к Территориальным менеджерам по управлению розничной сетью/Директорам магазинов.

Формы расчетов за приобретенный товар

4. Процедура оплаты по безналичному расчету

Клиент выбирает товар

Участвовать в обслуживании клиентов, изъявляющих желание осуществить покупку товара по безналу должен только Координатор по товару/Администратор торгового зала/Заместитель директора/Директор магазина. При полной занятости/отсутствии на рабочем месте сотрудников данных должностей, Директор назначает ответственного сотрудника за подбор ассортимента для дальнейшей продажи.

Директор магазина обеспечивает заключение договора с клиентом и заполнение спецификации (Приложение 28). Данные документы имеют типовую форму. Вносить какие-либо изменения/дополнения в пункты документов, не предусмотренных для корректирования, запрещено.

Уполномоченное лицо в договоре указывается исходя из годовой стоимости сделки:

После подписания договора уполномоченным лицом и представителем покупателя, договор пересылается Специалисту по документальной поддержке розничной сети.

После осуществления выбора, клиент предоставляет информацию, необходимую для заполнения карточки клиента (ИНН, КПП, полное название организации, фактический адрес организации, юридический адрес организации, контактное лицо и номер телефона).

Создаётся новая расходная накладная с типом «Отправка клиенту», в поле “Контрагент” заполняются данные о клиенте: ИНН, Наименование организации, Полное наименование, Адрес фактический, Контактное лицо и телефон. Графа “код” остаётся неизменной.

В ту же накладную заносятся те артикулы и размеры, которые выбрал клиент. В “основание” накладной заносится информация: безнал + название организации-плательщика. Заполнив данные о клиенте, Директор проверяет сумму заказа, в случае необходимости и в соответствии с правилами предоставления скидки, предоставляет соответствующую скидку.

После занесения всей информации в расходную накладную, распечатывается счет путём нажатия на стрелку вниз, находящуюся рядом с кнопкой “печать”, и выбора “счет (по артикулам)”. После распечатывания счета, Директор, расписывается на счете, ставит печать магазина и отдаёт его клиенту.

Запрещается передача покупателю каких-либо дополнительных финансовых документов, кроме счета. В случае требования со стороны покупателя о предоставлении закрывающих документов сразу после оплаты товара, необходимо сообщить, что данные документы предоставляются бухгалтерией московского офиса и организовать выполнение действий в соответствии с пунктами 11.1 с, т.

Товар резервируется для данного покупателя.

Покупатель оплачивает счет и сообщает Директору/Заместителю директора/Администратору торгового зала по телефону о сумме оплаты, дате оплаты.

Директор магазина, после получения информации по оплате счета от клиента, должен получить подтверждение поступления денег на счет компании от бухгалтера-экономиста, ответственного за учет магазинов. Для получения подтверждения, необходимо отправить письмо бухгалтеру-экономисту со следующей информацией: дата оплаты, сумма оплаты, наименование организации – плательщика, номер счета, выставленный магазином. Письмо, необходимо подтвердить звонком.

После получения подтверждения, необходимо сообщить клиенту, что он может забрать свой товар.

Выдача товара клиенту происходит на основании доверенности. Директор магазина должен проверить соответствие ИНН и название организации, а также сверить паспортные данные лица, на чье имя выдана доверенность.

В момент передачи товара клиенту, расходная накладная должна быть учтена и клиент должен сделать пометку на расходной накладной “Товар получил”, поставить текущую дату, свою роспись и расшифровку своей подписи. Эта расходная накладная подкалывается вместе с доверенностью, полученной от клиента, в товарный отчет.

Директор магазина в день учёта расходной накладной и её выгрузки в офис отсылает информационное письмо Ответственному бухгалтеру по учету безналичных продаж, для создания счет-фактуры и товарной накладной со следующей информацией: полное название организации, адрес фактический, адрес юридический, ИНН, КПП, № учтенной накладной, дата учтённой накладной, сумма, перечисленная клиентом, SAP-номер, сумма по счету, скидка (если предоставлялась).

Бухгалтер, ответственный за учет магазинов, в течение 3 дней, распечатывает счет-фактуру, товарную накладную, ставит печать компании, подпись и отправляет их в магазин. Директор обязан, незамедлительно, передать эти документы клиенту, осуществившего покупку по безналичному расчету.

Ежемесячно, сотрудник отдела HRпредоставляет Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью информацию о всех безналичных продажах в подотчетных магазинах. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, получая файл с информацией о безналичных продажах запрашивает из магазина данные о сотрудниках, совершивших эти продажи и вносит информацию в файл. Заполненный файл высылает ответственному сотруднику отделаHR.