- •18.10.2011
- •5 Отправка товара из магазина в Центр Дистрибуции/в другой магазин/Склад Временного Хранения 26
- •11 Формы расчетов за приобретенный товар 53
- •Введение настоящего Руководства в действие
- •Система безопасности
- •Ежедневное открытие/закрытие магазина
- •При открытии магазина ответственный сотрудник
- •При закрытии магазина ответственный сотрудник
- •Постановка/снятие магазина на охрану/с охраны
- •Общие положения
- •Постановка магазина на охрану
- •Снятие магазина с охраны
- •Приемка товара в магазине
- •В комплект товарно-транспортных документов должны входить:
- •Если прибыло автотранспортное средство с поставкой для магазина, но у водителя нет документов на данный товар, Директору/Ответственному за приемку товара сотруднику необходимо:
- •Проверка внешнего состояния транспортного средства
- •До осуществления разгрузки транспортного средства Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен :
- •Проверка количества привезенных коробов
- •При осуществлении проверки количества привезенных коробов Директор/Ответственный за приемку товара сотрудник должен:
- •Отправка товара из магазина в Центр Дистрибуции/в другой магазин/Склад Временного Хранения
- •Движение товара в магазине между складской и торговой зонами
- •Материальная ответственность работников магазина
- •Полный пересчет и визуальный контроль товара
- •Ежедневный визуальный контроль торговой зоны
- •Процедура визуального контроля
- •Регулярный полный пересчет товара
- •Подготовительные мероприятия
- •Процедура пересчета
- •Полный пересчет товара сканерами в магазине, имеющим одну зону хранения товара, осуществляется следующим образом:
- •Полный пересчет товара сканерами и одновременное исправление пересортицы между торговой и складской/иными зонами хранения товара магазина осуществляется по следующему алгоритму:
- •Обзор результатов полного пересчета товара, последующие действия
- •Обмен (возврат) товара
- •Обмен (возврат) товара покупателями
- •Процедура обмена (возврата) товара надлежащего и ненадлежащего качества
- •Процедура реализации и утилизации товара ненадлежащего качества
- •Возврат бракованного товара от клиента
- •Обнаружение бракованного товара внутри магазина
- •Процедура утилизации товара ненадлежащего качества
- •Ведение документооборота при реализации и утилизации товара ненадлежащего качества
- •Процедура контроля возврата (обмена) товара, списания бракованной продукции, осуществляемых магазинами
- •Политика предоставления скидок сотрудникам компании
- •Процедура назначения/изменения лимита покупки по дисконтной карте сотрудника
- •Процедура мониторинга превышения лимитов по дисконтным картам сотрудников
- •Процедура назначения/изменения лимита покупки по дисконтной карте отдела/сотрудника
- •Политика предоставления скидок сторонним покупателям
- •Дисконтная карта «Постоянного покупателя» adidas-Performance/adidas-Originals/adidas-neo/Reebok/Rockport– скидка 5%
- •Дисконтная карта «Гость» – скидка до 50%
- •Дисконтная карта «Известного спортсмена» – скидка 100%
- •Дисконтная карта vip клиента магазина originals – скидка 20%
- •Скидки за объем концептуальных магазинов
- •Дисконтная карта «Постоянного оптового покупателя» – скидка 10-20%
- •Процедура предоставления скидки
- •Общие положения.
- •Процедура предоставления скидки сотрудникам компании:
- •Процедура предоставления скидки сторонним покупателям:
- •Предоставление скидок по карте «Постоянного оптового покупателя»
- •Отчеты по скидкам
- •Процедура контроля скидок, предоставляемых магазинами
- •Формы расчетов за приобретенный товар
- •Процедура оплаты по безналичному расчету
- •Процедура оплаты по наличному расчету
- •Процедура оплаты платежными (банковскими) картами
- •Процедура оплаты авансом (подарочные карты)
- •Процедура продажи авансовых (подарочных) карт.
- •Процедура контроля продаж подарочных карт
- •Общие положения кассовой дисциплины
- •Процедура разграничения ответственности за наличные денежные средства магазина.
- •Порядок выдачи наличных денежных средств и предоставления авансовых отчетов.
- •Инкассация денежной наличности
- •Процедура сдачи инкассации
- •Доставка монеты (только для магазинов г. Москвы и Санкт-Петербурга)
- •Внешние кражи
- •Процедура:
- •Внутренние кражи
- •Программа предотвращения потерь
- •Программа предотвращения потерь для Дисконт-центров
- •Отложенный товар
- •Процедура резервирования товара для покупателей
- •Процедура резервирования товара работникам компании
- •Организация работы примерочных комнат
- •Общие положения
- •Организация работы примерочных комнат в концептуальном магазине
- •Организация работы примерочных комнат в дисконт-центре
- •Книга отзывов и предложений
- •Действия Директора магазина при назначении на должность.
- •Внутренний порядок и прочие вопросы
- •Внутренний порядок.
- •Регулярные внутренние проверки
- •Проверки, проводимые сотрудниками магазинов (Self assessment)
- •Проверки, проводимые Территориальными менеджерами по управлению розничной сетью
- •Процедура выдачи формы сотрудникам магазинов
- •Заказ хозяйственных товаров
- •Правила заполнения бланка-заказа:
- •Аудит Розничной сети/ Контроль товарных остатков
- •Процедура учета пакетов
- •Приемка пакетов
- •Процедура расходования пакетов
- •Регулярный ежемесячный пересчет пакетов
- •Перемещение пакетов между магазинами
- •Процедура заказа пакетов
- •Процедура по работе с основными средствами
- •Процедура обеспечения торговым оборудованием и материалами при открытии нового магазина.
- •Процедура дополнительного заказа оборудования в открытом магазине.
- •Действия Директора магазина для оформления дополнительного заказа на поставку торгового оборудования/ материалов:
- •Приемка торгового оборудования и материалов в магазине
- •Монтаж торгового оборудования.
- •Процедура оформления возврата торгового оборудования /материалов в Центр Дистрибуции или перемещения в другой магазин.
- •Действия Директора магазина при перемещении Торгового оборудования/материалов в другой магазин:
- •Действия Директора магазина при возврате торгового оборудования в Центр Дистрибуции:
- •Процедура списания и утилизации основных средств.
- •Действия Директора при списании и утилизации торгового оборудования/ материалов:
- •Процедура перемещения/списания основных средств при закрытии или реконструкции магазина.
- •Действия Директора магазина по работе с основными средствами при закрытии или реконструкции магазина:
- •Процедура по работе с it-оборудованием
- •Организация работы сIt-оборудованием
- •Процедура приемки оборудования в магазине:
- •Процедура отправки ито из магазина
- •Процедура списания и утилизации ито
- •Регулярный пересчет ит-оборудования
- •Обзор результатов полного пересчета ито, последующие действия
- •Процедура по работе с pos-материалами
- •Документы, предоставляемые в офис
- •Документы, передаваемые на хранение в архив
- •Процедура передачи документов в архив
- •Документы, передаваемые на хранение в офис
- •Порядок использования почтовых услуг для отправки оригиналов документов в офис
- •Ответственность
- •Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности
- •Общие положения
- •Порядок действий работников при обнаружении нарушений работниками дисциплины и неисполнения должностных обязанностей
- •Мобильные магазины
- •Списание товара на нужды маркетинга
- •Действия ответственных лиц при чрезвычайных происшествиях в магазине
- •Действия ответственных лиц при отключении электроэнергии в магазине
- •Директор магазина обязан обеспечить наличие в магазине следующей контактной информации:
- •Действия Директора магазина при отключении электроэнергии в магазине
Заказ хозяйственных товаров
Территориальным менеджером по управлению розничной сетью каждому магазину компании «Адидас» присваивается категория. Категория зависит от следующих критериев:
Площадь магазина в кв.м
Количество персонала
Место расположение магазина (отдельно стоящий магазин или в ТЦ, ТК)
Количество касс в магазине
В соответствии с категорией магазина определяется денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, выделенный магазину на каждый месяц.
Форма бланка-заказа канцелярских и хозяйственных товаров, информация о присвоенной категории и денежном лимите, выделенному магазину, рассылается всем магазинам по электронной почте после подачи соответствующей заявки от Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
Директор открывающегося магазина должен сообщить Офис менеджеру/Ассистенту отдела хозяйственной службы свой адрес электронной почты, по которому необходимо отправить бланк – заказа на открытие магазина. Для получения пломбиратора и штампа магазина необходимо предоставить информацию об адресе магазина за 10 дней до составления заказа. Заказ должен быть составлен за 3 недели до открытия магазина
Для новых магазинов дополнительно рассылается информация о стандартном заказе, предназначенном для открытия магазина.
Правила заполнения бланка-заказа:
Директор магазина обеспечивает оформление заказа в пределах установленного лимита на следующий, за текущим месяц, с 20 по 25 числа каждого месяца и отправляет на e-mail svc_internal (mbx_inservice@adidas-group.com)
На странице бланк - заказа Директор магазина проставляет необходимое количество продукции указанной в перечне, предусмотренной лимитом с расчётом на 1 месяц.(серое поле)
На странице бланк - заказа в графе «грузополучатель» обязательно нужно указать город, адрес магазина, название бренда (например, Reebok), название ТЦ, контактное лицо, телефон и электронный адрес. Заказы, не содержащие такую информацию, не принимаются.
В региональные магазины по электронной почте, указанной в бланке – заказа, рассылается информация, об отгрузке на Центр Дистрибуции в Москве, заказанной продукции.
Московские магазины получают документальное подтверждение непосредственно при получении товара).
Файл с заказом должен иметь установленное по форме название, а именно, месяц, магазин , бренд, город (Москва не указывает), название комплекса. (Пример: август, Ашан 3(Строгино), Adidas)
Запрещается изменять цену артикулов и самостоятельно добавлять позиции в бланк заказа.
Если требуется заказать дополнительные артикула (которых нет в стандартном бланке заказа) необходимо заполнить файл «доп.заказа» и отправить на утверждение своему Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью
Дополнительные заказы принимаются только от Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
Некорректно оформленные заказы не принимаются в обработку.
Аудит Розничной сети/ Контроль товарных остатков
Аудиторы/ Контролеры Товарных Остатковфинансового отдела регулярно проводят аудит магазинов розничной сети на предмет анализа операционной эффективности, выявления случаев нарушений процедур,потерь, корректности проведения пересчета товарных остатков,а также выявления иных случаев нарушений установленных правил и законодательства.
Проверка магазина может быть произведена по предложению Директора магазина/Территориального менеджера по управлению розничной сети или иного сотрудника магазина, если он предоставит достоверные сведения, которые затрагивают процессы, связанные с финансовым положением магазина. Для этой цели, любой сотрудник магазина может воспользоваться электронным адресом «Горячей линии» отдела Внутреннего аудита «Audit.Hotline@adidas-group.com». Сотрудник магазина может предоставить информацию анонимно.
Отдел внутреннего аудита гарантирует полную конфиденциальность, профессиональное рассмотрение каждого обращения и привлечение к ответственности за предоставление ложной информации
Аудитор розничной сети по окончании аудита магазина высылает Руководителям отделов отчет по результатам аудита, который также размещается по адресу: I:\d_Regional_Operation\Common\Audit
Для Розничного отдела отчет высылается Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью с копией Региональному менеджеру по управлению розничной сетью и проверенному магазину.
Ответственным сотрудником за решение всех недочетов, указанных в отчете, по умолчанию, назначается Директор магазина.
Крайний срок исправления всех недочетов определяется автоматически и исчисляется 14 (четырнадцатью) днями с момента получения отчета.
Директор магазина самостоятельно, составляет запросы к сотрудникам других отделов Компании на осуществление решения указанных недочетов (если они необходимы).
Директор магазина обеспечивает наличие комментариев по всем указанным в отчете недочетам не позднее указанной даты.
Ответы должны быть четкими, полными и содержать описание действий, предпринятых для устранения недочета / действий направленных на предупреждение возникновения недочета в будущем.
Если дата исправления недочета по техническим причинам (к примеру, отсутствие в IT отделе сменного кассового оборудования) переноситься на более поздний срок (вместо указанного в отчете) – Директор указывает в комментариях: «Плановая дата ответа дд.мм.гг. Номер заявки №№» и в свою очередь обеспечивает предоставление комментариев по данному недочету не позднее указанной даты (см. «Плановая дата ответа дд.мм.гг.»).
Территориальный менеджер по управлению розничной сетью ознакамливается с отчетом по итогам проверки магазина, контролирует сроки предоставления Директором магазина ОС (обратной связи) аудитору, а также, при получении прокомментированного со стороны директора отчета, проверяет качество заполнения комментариев и достоверность указанной информации.
После проверки достоверности указанной информации, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью посредством отправки электронного письма аудитору, подтверждает, что работа с отчетом полностью завершена.
Язык отчета – русский.
Не следует самостоятельно изменять формат отчета и вырезать какие-либо записи или данные.
Отчет по итогам проверки магазина считается полностью закрытым (не требующим дополнительных обсуждений, комментариев), если ко всем недочетам указаны комментарии ответственного сотрудника, которые прокомментированы со стороны ответственного аудитора с указанием статуса: «Закрыто».
Если проблема зашла в тупик, в комментариях должно быть указано точное обстоятельство, которое мешает решению проблемы. Одновременно, данный пункт отчета выделяется красным цветом.
После полного закрытия всех вопросов по отчету, Директор магазина распечатывает его со всеми комментариями (как Директора, так и ответственного аудитора) и подписывает (на каждом листе отчета). Подписанный экземпляр отчета размещается в доступном для ознакомления сотрудников магазина месте - в комнате персонала.
Более подробные правила работы с отчетами Контролеров товарных остатков закреплены в процедуре «StockAuditFollow-up», расположенной по адресу: I:\d_Regional_Operation\ Common\ Audit.
По результатам Аудита и Проверки товарных остатков магазин оценивается в процентном соотношении. В случае если оценка магазина по итогам проверки составляет менее 80%, а также при не выполнении рекомендаций предыдущих проверок - это может служить основанием для наложения дисциплинарного взыскания на Директора магазина/Территориального менеджера по управлению розничной сетью.
Система оценки магазина:
90-100% - Хорошо
80-90% - Удовлетворительно
ниже 80% - Магазин требует дополнительного внимания