5. Документы, предоставляемые в офис

   4. Документы, передаваемые на хранение в архив

Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании Iron Mountain (IM), которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения. Передаче на хранение подлежат документы, от даты составления которых прошло не менее 6 месяцев (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре). Документы, подлежащие отправке:

1. Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):

• Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;

• Полный отчет операций терминала за день;

• Инкассация терминала за день с приложенными чеками;

• Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;

• Журнал операций за день.

Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.

2. Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):

• Отчет о реализации товара за день;

• Акты переоценок, отчеты о скидках;

• Товарно-транспортные накладные;

• Приходные/Расходные накладные;

• Акты расхождений

• Акты списания и утилизации бракованного товара;

• Служебная записка к результатам пересчета;

• Сводный акт пересчета;

• Описи товарно-материальных ценностей;

• Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков.

3. Документы на возврат товара от покупателей:

• Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);

• Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;

• Акты приемки бракованного товара;

• Уведомления.

4. Акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей и журналы утилизаций.

4. Процедура передачи документов в архив

1. Пакет документов, подлежащих отправке, должен формироваться на ежедневной основе.

2. Для отправки ежемесячной документации необходимо руководствоваться Приложением 20 и использовать только специальные архивные короба с логотипом компании IM, доставляемые в магазин при периодических поставках товара. Использование любых других коробов для отправки документов запрещено. Для повышения сохранности коробов, документацию в короб необходимо помещать таким образом, чтобы пространство около 2-3 см между сложенной документацией и крышкой короба оставалось незаполненным. В 1 короб можно складывать документацию за неограниченное количество месяцев (Соблюдая при этом правило сохранности в магазине документации за последние 6 месяцев в соответствии с пунктом 27.1.). Если часть документации не поместилась в короб, то её допускается складывать в следующую коробку, которую разрешено отправлять также только при условии заполнения, описанного выше.

3. После сбора документации в короба, Директор магазина обязан обеспечить оформление сдаточного протокола (Приложение 3) за отчетный период и его отправку на электронный адрес: Archive.Russia@adidas-group.com

4. После приезда курьера и фактического забора коробов с документацией. Директор магазина обязан отправить на электронный адрес: Archive.Russia@adidas-group.com информацию о том, что документы отправлены.

5. Все отправки документов должны осуществляться строго напрямую в офисы компании IM, для этого Директор обязан определить по таблице соответствия (Приложение 3) на какой именно адрес и каким именно способом необходимо осуществлять отправку документов от каждого магазина, расположенного в определенном городе.