Тема 3. Контроль и ревизия денежных средств и

банковских операций.

3.1. Задачи, источники информации, нормативные акты, ревизии

денежных средств и банковских операций.

3.2. Ревизия кассовых операций.

3.3. Ревизия движения денежных средств на текущем валютном и других счетах в банке.

Литература: 1, 2, 10, 12, 18, 22, 45, 47

3.1. Задачи, источники информации, нормативные акты ревизии денежных средств и банковских операций.

В процессе хозяйственной деятельности предприятия совершают операции, которые связаны с движением денежных средств, проведением расчетов между физическими и юридическими лицами. Контроль данных операций совершается сплошным способом. Этот раздел контрольно-ревизионной работы принадлежит к наиболее сложному и трудоемкому.

Основные задачи ревизии.

1. Проверка состояния сохранения наличности в кассе.

2. Проверка законности и целесообразность проведения операций с деньгами и денежными документами.

3. Проверка законности открытия предприятием счетов в банках, своевременность получения и обработки выписок банка.

4. Проверка законности операций с дебиторской задолженностью, правильность использования подотчетных сумм и своевременность подачи авансовых счетов подотчетными лицами.

5. Проверка правильности документального оформления операций с денежными средствами, расчетом и отражения их в учете и отчетности.

6. Проверка соблюдения предприятием налогового законодательства по операциям, связанным с движением денежных средств.

Источниками ревизии являются:

приходные и расходные кассовые ордера с прилагаемыми к ним документами, отчеты кассира, расчетно-платежные ведомости, платежные поручения, выписки банка, кассовая книга, чековые книжки, корешки использованных чеков, квитанции, акты инвентаризации

кассы, акты предыдущих ревизий, журнал-ордер №1 и ведомости к нему 1.1; 1.2; 1.3, отчетность, баланс.

Основные нормативные документы, которые ревизор использует при осуществлении контроля:

1. Порядок о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине.

2. Указ Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушения норм по регулированию обращений наличных».

3. Положение о документальном обеспечении записи в бухгалтерском учете.

4. Инструкция №3 «Об открытии банками счетов в национальной и иностранной валютах.

5. Положение о безналичных расчетах в хозяйственном обороте Украины.

6. Порядок ведения товарно-кассовой книги при расчетах наличными в сфере торговли, общественного питания и других услуг.

3.2. Ревизия кассовых операций

Основные направления ревизии кассовых операций:

1. Проверка соблюдения кассовой дисциплины (соответствие установленного лимита в кассе, своевременность сдачи выручки, соответствие правилам ведения кассовых операций).

2. Проверка правильности оформления кассовых документов и ведения учета кассовых операций.

3. Проверка достоверности и правильности совершения кассовых операций (оприходование, поступления в кассу, выдача из кассы наличных на расходы предприятия, сдача в банк выручки от реализации неиспользованных сумм и т.д.).

Данную ревизию необходимо начинать с осуществления фактического контроля.

С целью обеспечения контроля за сохранением средств ревизию начинают с прекращения каcсовых операций и проведения инвентаризации наличности в кассе, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в присутствии кассира и главного бухгалтера предприятия, которое подлежит ревизии.

Перед началом инвентаризации кассы кассир составляет отчет кассира и прилагает к нему оправдательные документы и расписку об отсутствии в кассе денежных средств и документов, которые принадлежат кассиру, другим организациям, лицам.

Отчет кассира проверяется комиссией и визируется. На каждом документе и отчете в правом верхнем углу ревизор расписывается и ставит дату, чтобы предотвратить возможную подмену отчета или прилагаемых к нему документов с целью скрыть злоупотребление. Ни одни документы (кроме прилагаемых к Отчету) или расписки в фактический остаток наличия кассы не включается. В первую очередь кассир раскладывает деньги по купюрам и составляет покупюрную опись. Деньги в пачках, запакованные в бандероли банка, распечатываются.

Деньги, другие ценности сначала пересчитывает кассир под надзором комиссии, а затем лицо, которое ревизирует (ревизор). Если итоги их вычисления не сойдутся, то поверочный пересчет проводит член комиссии (главный бухгалтер).

Остаток денег, установленный во время инвентаризации, сравнивается с записями в кассовой книге и с данными бухгалтерского учета в журнале-ордере 1 и ведомости 1.Денежные знаки, почтовые марки, марки государственной пошлины включаются в фактический остаток средств.

Инвентаризация денег оформляется актом инвентаризации наличия средств. Суммы, выплаченные на основании расчетно-платежных ведомостей, показывают с отметкой: "К началу инвентаризации из ведомости выплачено ___ грн. ___коп.” В акте инвентаризации наличия средств, наряду с другими показателями, отмечаются последние номера кассовых ордеров: приходных ___на___грн. ___коп.,

расходных ____на____грн.___коп.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом (см. приложение 2).

После проведения фактического контроля осуществляют документальный контроль, который проводят в такой последовательности (табл. 3.2.1).

Таблица 3.2.1

Документы и регистры бухгалтерского учета			Процедуры контроля
Приходные и расходные кассовые ордера			Проверка фактического наличия средств, ценных бумаг и других ценностей кассы (инвентаризации)
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов			Проверка полноты оприходования и обоснованности использования наличности по целевому назначению
Книга учета принятых и выданных кассиром денег. Отчет кассира (кассовая книга)			Проверка соответствия данных отчетов кассира и прилагаемых к ним документов записям
Журнал-ордер № 1 к счету 30 "Касса"			Журнала-ордера № 1 Главной книги и баланса по счету 30 "Касса".

Схема. Последовательный контроль при журнально-ордерной форме учета.

Во время ревизии кассовых операций остаток на начало отчетного периода следует сравнить с остатком предыдущего отчета, в журнале-ордере № 1 со счета 30 «Касса».

Остаток на конец отчетного периода аналогично сравнивается с остатком, выведенным в следующем отчете кассира, журнале-ордере № 1, Главной книге. Против каждой сверенной записи (относительно номера документа, дат, содержания операции, суммы ставится отметка

В каждом отчете кассира следует проверить соблюдение порядковой нумерации приходных и расходных кассовых документов, их даты, соответствия нумерации тому периоду, за который составлен отчет, выяснить, нет ли подчисток дат (можно изъять из архива квитанцию на сдачу выручки в банк, на почту, документы на оплату работ за погрузки, разгрузки, ремонта и т.д. ).

Сравнивая данные журнала-ордера № 1 с Главной книгой, ревизор устанавливает реальность сумм остатков кассы путем проверки записи из дебета и кредита счета 30 «Касса», сделанных на основе приходных и расходных кассовых ордеров. Ведь можно механически уменьшить сальдо из счета кассы (во всех регистрах бухгалтерского учета, в кассовой книге и балансе) и одновременно уменьшить или сальдо нереальной кредиторской задолженности, или сальдо собственного капитала, или сальдо счета 285 «Торговая наценка».

В отдельных случаях, наоборот, увеличивают сальдо в дебиторов, расход и на других счетах.

Иногда сальдо кассы уменьшают за счет механического увеличения итога кредитовой стороны счета 30 «Касса» в журнале-ордере, а дебет-счетов расходов, расчетов, собственного капитала и т.п.

Особое внимание ревизор уделяет проверке своевременности оприходования полученных по чеку денег из банка, на сумму которых в день получения выписывается приходный кассовый ордер. Одновременно ревизор находит корешок чека, на основании которого получены деньги, и отмечает на нем: «Оприходовано».

Бывают случаи, когда механически увеличивают общую сумму расчетно-платежной ведомости при начислении заработной платы.

В момент выписывания расходных кассовых ордеров иногда строки «прописью» не заполняются, а после выдачи денег дописываются нужные цифры.

При проверке правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочно установить, все ли записанные в ведомость лица фактически работали на предприятии, или не было среди них подставные, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения (сверяют с записями в личных делах работников, табелях, с приказами о принятии на работу). Проверке подлежит достоверность подписей получателей денег, случаи дописывания сумм, подчистки, исправления и тому подобное.

Возможные факты краж наличности из кассы, в таких случаях ревизор в обязательном порядке использует прием встречной проверки операций. Счет 30 «Касса» сравнивается со счетом 31 "Счета в банках", 33 "Прочие денежные средства", 37 "Расчеты с разными дебиторами" и т.д.

Кроме того, на основании корешков чеков можно установить, сколько и с какой целью получено денег (на оплату труда, на хозяйственные нужды, на командировки). Такая необходимость возникает в связи с неоприходованием денег в кассе, полученных из банка путем подделки шифра в выписывании банка, когда сумму, полученную на основе чека, только бы не было расхождений между оборотом кредита счета 31 "Счета в банках" и таким самым оборотом дебета выписок в банках, относят на дебет тех счетов, где есть нереальная кредиторская задолженность на расходы. Деньги, полученные в банке по чеку, должны быть использованы по их целевому назначению. Для этого необходимо сопоставить суммы выписок банка по расходной части и соответствующим счетам по коду операции “03” с записями в отчете кассира и приходными кассовыми ордерами на определённую дату и корешками чековых книжек на получение наличности. Кроме того использование денег по целевому назначению проверяется путём сопоставления фактически потраченных сумм наличности, отражённых в отчётах кассира на основе расходных кассовых ордеров с суммами указанных на корешках чековых книжек и на приходном кассовом ордере с установленным банком лимитом средств на соответствующие цели.

Проверка соблюдения кассовой дисциплины

В соответствии с «Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине» и Инструкцией об организации работы по наличному обращению учреждениями банков Украины, утвержденной Правлением НБУ от 19.02.2001 г. осуществляется проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Периодичность проверок и срок, в течении которого они осуществляются, определяют непосредственно контролирующие органы (в бюджетных учреждениях определяют финансовые органы). Такие проверки осуществляются за определенный период – квартал, полугодие, год (но не менее чем через три месяца).

По результатам проверки, в случае выявления нарушений, составляется акт проверки соблюдения порядка ведения операций с наличностью в трех экземплярах, подписанный контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Первый экземпляр посылается органам налоговой службы по месту государственной регистрации предприятия для принятия мер, предусмотренных действующим законодательством; второй – передается непосредственно соответствующему предприятию; третий – остается в документах контролирующего органа.

Если нарушений не выявлено, то остается справка, которая подписывается контролирующим, руководителем и главным бухгалтером предприятия.

Результаты проверки рассматриваются руководителем предприятия в трехдневный срок после ее окончания.

Предприятия и индивидуальные предприниматели имеют право осуществлять расчеты между собой и с физическими лицами как в наличной, так и в безналичной форме. Однако сумма платежа наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) другому предприятию или предпринимателю не может превышать 10 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. Если платежи предприятия (предпринимателя) другому предприятию осуществляются на сумму более 10 тыс.. грн., то расчеты ведутся только в безналичном порядке. При этом предприятия могут сохранить в своей кассе наличность в пределах лимитов остатка наличности в кассе на конец рабочего дня.

Лимит кассы предприятия рассчитывается, обосновывается предприятием и утверждается банком в соответствии с Инструкцией об организации работы наличного оборота учреждениями банка.

Лимит остатка наличности в кассе для каждого предприятия устанавливают с учетом специфики работы предприятия, его отдаленности от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков сдачи кассовой выручки и графика заезда инкассаторов.

Исходя из вышеуказанного ревизор устанавливает:

• сохраняются ли средства в учреждениях банков;

• расходуется ли предприятием наличность, полученная из учреждений банка по целевому назначению;

- придерживаются ли установленных лимитов имеющихся денег в кассах предприятий;

- придерживаются ли предельных норм расходования наличности из выручки;

- не расходуется ли наличность из выручки одного предприятия на потребности другого предприятия;

- сдается ли вся наличность по установленным лимитам для зачисления на счета в порядке и сроки, предусмотренные учреждениями банков;

- осуществляется ли выдача денег из кассы и их принятие в кассу только по оформленным должным образом документами (приходным и расходным кассовым ордерам, платежным документам, заявлениям на сдачу денег, счетам), подписанным руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными;

- не допускаются подчистки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и документах, которые их заменяют;

- погашаются ли документы, прилагаемые к приходным и расходным кассовым ордерам, штампами или надписью: «Оплачено» с указанием дат (числа, месяца, года);

- регистрируются ли приходные и расходные кассовые ордера или документы, которые их заменяют, к передаче в кассу бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

- не допускаются ли подчистки и исправления в кассовой книге;

- изолировано ли помещение кассы;

• сохраняются ли деньги в сейфах и опечатываются кассы по завершению работы;

- сохраняются ли ключи от сейфа (шкафа) и печати кассира, а также дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, в сейфах у руководителей предприятий;

- знакомят ли кассира после издания постановления (приказа) о назначении его на должность с Порядком ведения кассовых операций и заключается ли договор о полной материальной ответственности;

- не возлагаются ли обязанности кассира на работников учета;

- проводится ли не реже чем один раз на квартал на предприятии внезапная ревизия кассы с полным пересчетом всех денег и проверкой других ценностей, которые находятся в кассе, и тому подобное.