Тема 18. Особенности организации и проведения пресс-конференций

Пресс-конференция как вид интервью. Планирование пресс-конференций как сфера деятельности pr-специалиста. Постановка цели пресс-конференции. Выбор формы пресс-конференции. План (структура) пресс-конференции: начало; представление темы; способ регистрации данных; проверка (подтверждение) данных. Функции пресс-конференции. Оценка потенциальных pr-возможностей пресс-конференции: «двусторонняя» актуальность; тематическая ясность; лаконичность; доступность; аргументированность; образность; достоверность; представительность. Обеспечение информационной поддержки. Подготовка целевой аудитории. Оценка возможностей использования технических средств при организации и проведении пресс-конференции. Значение функционального разнообразия пресс-конференции в pr.

В силу своего жанрового разнообразия, интервью вполне органично соответствует практически любым задачам, поставленным перед pr-менеджером.

В его интересах использовать блиц, монологовую или диалоговую форму общения интервьюера с собеседником, и даже анкетный опрос. Из этого числа, пожалуй, лишь пресс-конференция, представляется совершенно самостоятельным «форматом» получения конкретных значимых «общественных отношений», в обеспечении которых безусловным и неотъемлемым партнером привлекаются масс-медиа.

Пресс-конференция (проводимая в форме «вопрос-ответ» встреча первого (ответственного) лица (лиц) корпорации с представителями СМИ, ради их информирования по какому-либо заслуживающему общественного внимания поводу), как и брифинг (краткая встреча первого (ответственного) лица (лиц) корпорации с представителями СМИ, для доведения до журналистов поясняющей информации или заявления), значат собой интервью «особого» рода в силу наличия принципиального условия, а именно – заданного уровня представительства, которому строго (должность, статус, компетенции, компетентность) соответствует каждый выступающий (-щие) и представляемые им (ими) сведения.

Коль скоро успешность пресс-конференции «достигается подготовкой к ее проведению, еще раз подготовкой и, – обратно подготовкой же» (Г. Зубков), на publicity оказывается возможным рассчитывать лишь в том случае, если:

а) определена тематика и сформирован (согласован) состав выступающих;

б) избран предпочтительный календарный (начало рабочей недели), временной (вторая треть рабочего дня), по месту проведения вариант созыва пресс-конференции (ни коим образом не «пересекающийся» с подобными же мероприятиями);

в) подготовлен ведущий пресс-конференции;

г) решена последовательность выступлений участников (предпочтительно – не более 3-х человек);

д) установлен круг СМИ, присутствие представителей которых существенно для организаторов (чрезвычайно необходимо, необходимо, желательно, возможно, допустимо, не желательно, абсолютно исключено, пр.);

е) проведена рассылка пресс-релизов в редакции СМИ (за 4 – 5 дней, сообщение о дате, времени и месте, круге вопросов, составе участников, возможности контактировать с ответственным организатором); проведен мониторинг интереса к пресс-конференции (накануне); подготовлены раздаточные материалы для СМИ (программа пресс-конференции, бэкграундер, медиа-кит, фотоматериалы, биографическая справка, видеопрезентация или фильм и пр.);

ж) оборудовано помещение для пресс-конференции (достаточное количество посадочных мест для журналистов; свет, микрофон, диктофон, компьютер, место для съемки и видеооборудования; вентиляция, минеральная вода, кофе-брейк, и пр.);

з) приглашенных представителей СМИ встречают (внимание следует уделить вопросам регистрации, аккредитации, пропускного режима или внутреннего трудового распорядка в корпорации), сопровождают к месту проведения пресс-конференции и провожают по ее окончании;

и) пресс-конференция длится не более 40 минут, а в ее регламенте предусмотрено время для:

1) приветствия;

2) представления пресс-секретарем участников и их логически связанные поочередные выступления (по конкретным аспектам главной темы, исключая дублирование друг друга или полемики);

3) вопросов журналистов и ответов на них;

4) выражения благодарности за внимание;

5) предложения закончить пресс-конференцию.

Считается, что в результате приложенных организационных усилий будет обеспечен благожелательный тон комментариев в печатных СМИ и позитивный образ события в сюжете новостной или аналитической радио- или телевизионной программы.