Зразок листа:

Об’єднання хлібопекарської Тернопільський

промисловості хлібокомбінат № 2

вул. Туровська, 36,

м.Київ, 04080,

тел. 417 53 45

№ 31/5 від 28 березня 2010 р.

Шановна адміністраціє хлібокомбінату № 2!

Ви, мабуть, уже знаєте, що Об’єднання хлібопекарської промисловості розпочало будівництво пекарні нового зразка. Однак, на жаль, у процесі роботи виявилося, що у нас не вистачає фахівців для її випробування та експлуатації. Тому ми звертаємося до Вас із проханням допомогти нам з підготовкою відповідних кваліфікованих кадрів.

Через це просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б провести курс навчання на місці і , можливо, дали б нам деякі практичні рекомендації.

Сподіваємося, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Заздалегідь вдячні.

Директор ( підпис ) А.О.Калинюк

Характеристика окремих видів листів (текстова частина)

Лист-повідомлення – службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи ( організації, підприємства ), відкриття філії, початок виробництва тощо.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх до 10 вересня 2010 р.

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви надаєте перевагу.

З повагою…

Гарантійний лист – службовий лист, який пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи.

Наприклад:

Шановний пане… !

На підтвердження нашої телефонної розмови від 10 жовтня 2010 року просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у місті Харків.

Оплату гарантуємо.

З повагою…

Лист-запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи… Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою…

Лист-відповідь на запит

Наприклад:

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок… (назва товару), що зацікавили Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:

пластмасові…(назва) в упакуванні по… штука

доставка: фрахт оплачується до кордону;

упакування: безкоштовно;

оплата: готівкою.

Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.

З повагою…

Додаток: зразок в одному примірнику.

Лист-підтвердження – це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів.

Наприклад:

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.

З повагою…

Супровідний лист – службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та переліки надісланих документів.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від 12 травня 2010 р. надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків … (назва товару) . Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою…

Лист-прохання – службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певними проханнями. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати за виставленими рахунками. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас відповідь на наше прохання.

З повагою…

Лист-відповідь на прохання

Наприклад:

Шановні панове!

У листі від (дата) Ви звернулися із проханням змінити умови оплати за… (назва товару) . Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою…

Лист-нагадування – службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів. Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Наприклад:

Шановний пане… !

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №… від… (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні , якщо до… (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму…

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою…

Лист-претензія – службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених термінів постачання товарів, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо. Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію.

Наприклад:

Шановні панове!

У листі від …(дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв’язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою…

Лист-відповідь на претензію – службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Наприклад:

Шановні… !

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте , що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою…

Рекомендаційний лист – службовий лист, який містить позитивний чи негативний відгук про особу чи організацію. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму… (назва).

Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва. У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності. За час нашої спільної праці з нею не викало жодних проблем.

Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів…

Лист-подяка – службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Наприклад:

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми можемо видати вкрай необхідний загалу “Словник синонімів”. Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю та повагою.

Колектив видавництва…

Лист-вибачення – службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Наприклад:

Шановні панове!

Щиро просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося … (дата) у програмі “Доброго ранку, Україно”. Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.

Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов’язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі будете користуватися нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь у майбутньому.

Ще раз просимо вибачення.

З повагою…

Лист-вітання – службовий лист, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Наприклад:

Шановні добродії!

Від щирого серця вітаємо Вас з відкриттям філії в … (назва країни, міста), бажаємо успіхів і подальшого процвітання.

Користуючись нагодою, висловлюємо надію, що наша співпраця й надалі буде взаємовигідною.

З повагою і найкращими побажаннями…

Лист-запрошення – службовий лист, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

Наприклад:

Шановний пане… !

Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня кооперації, що відбудеться… (дата і адреса).

Ваші місця…

Запрошення дійсне на дві особи.