Питання 1. Документ – носій інформації

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організацію роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Питання організації та вдосконалення документаційного забезпечення управління регламентується державними стандартами, нормативними та методичними документами: законами України, державними стандартами з діловодства, інструкціями, положеннями та іншими документами.

Стандарт – нормативно-технічний документ, що встановлює одиниці величин, терміни та їх визначення, вимоги до продукції і виробничих процесів, безпеки праці тощо.

Управління суспільством, з погляду технології, - це процес отримання, обробки, передачі і зберігання інформації. Матеріальними носіями зафіксованої інформації, як правило, є документи.

Документ – це засіб закріплення на папері інформації про факти, події, явища дійсності і про діяльність людини.

Документ (за ДСТУ 2732-94 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”) – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Загальні вимоги до документів:

1. Документ видає уповноважена установа чи особа згідно з їх компетенцією.

2. Документ не повинен суперечити діючому законодавству.

3. Документ повинен бути достовірним.

4. Усі документи складаються за певним зразком.

5. Документ повинен бути бездоганно відредагованим і оформленим.

Кожен документ поділяється на складові частини - реквізити. Вони бувають постійні (друкують на бланку) і змінні (фіксуються в процесі заповнення бланка). У діловодстві використовують 32 обов’язкові реквізити:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

У діловому мовленні текст – це головний реквізит документа, який чітко, переконливо відображає причину і мету його написання, розкриває суть конкретної справи, надає докази, робить висновки. Оформляється текст документа у вигляді анкети, таблиці, власне тексту або на основі поєднання цих форм. Зміст і структура тексту залежить від рівня стандартизації документа, призначення і ролі інформації, від типу мовлення. Але у всіх випадках є єдині вимоги до тексту.

Вимоги до тексту:

• достовірність (викладені факти повинні відображати справжній стан речей);

• точність (не допускається подвійне тлумачення слів – слід правильно вживати багатозначні слова, синоніми, омоніми, пароніми);

• логічність (смислова послідовність змісту) досягається завдяки:

а) хронології та причинно-наслідковим зв’язкам;

б) зіставленню та протиставленню;

в) вживанню слів, що позначають черговість подій (спочатку, водночас, потім), мету (тому що, для того, щоб), результат (таким чином, отже, на основі вищесказаного);

• доречність (слова повинні відповідати меті, темі, логічному змісту, ситуації мовлення);

• повнота (зміст тексту повинен розкривати всі обставини справи);

• стислість (не вживати зайвих слів та смислових повторів);

• переконливість (слід наводити аргументи на доведення своїх думок).

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Формуляр – зразок – це модель побудови форми документа, яка встановлює розміри полів, формати та сукупність реквізитів у певній послідовності.

Правила складання й оформлення документів:

1. Для складання службових документів використовують папір форматів А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

2. Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та примірної інструкції:

- бланки виготовляють на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів; реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площ), або прапорцевим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

- бланки документів повинні мати такі поля: ліве – 30 мм, верхнє – 20 мм, праве – 10 мм і нижнє - 20 мм (відповідно до ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів).

Загальні функції документа:

• Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина складання документа. Відповідно до виконуваних функцій управління вирізняють такі види інформації:

  1. Прогнозна (відображає імовірне твердження про майбутній стан господарських потреб із високим ступенем вірогідності – н-д, прогнозований розмір прибутку за рік).

  2. Планово-договірна (описує господарські процеси, які мають відбутися в заданому часовому періоді – н-д, плановий обсяг випуску продукції конкретного найменування за місяць).

  3. Облікова (розкриває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їх фактичний стан – н-д, кількість відпущеного матеріалу конкретного найменування зі складу цеху за робочу добу).

  4. Нормативна (регламентує межі витрат матеріальних та трудових ресурсів, рівень запасів, встановлення складу і структури об’єктів виробництва, послідовність технологічних операцій – н-д, норми витрати матеріалу на виріб).

  5. Розцінкова (включає ціни, розцінки, тарифи, які встановлено на матеріали, продукцію і виконання роботи – н-д, планова ціна на продукцію конкретного найменування).

  6. Довідкова (призначена для деталізації господарських процесів, їх якісного розшифрування і доповнення різними відомостями – н-д, найменування та технічна характеристика виробу, найменування і адреса підприємства).

  7. Таблична (містить коефіцієнтні величини або заздалегідь обчислені значення – н-д, розмір податку з оподаткованої суми заробітку).

     • Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена певною соціальною потребою.

     • Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної та громадської структури (закладами, установами, фірмами).

     • Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де знаходить відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальні функції документа:

• Управлінська – документ є інструментом управління.

• Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві.

• Історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

Додаток 1.