7.2. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники организации, полу­чившие авансом наличные деньги (под отчет) на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчет регули­руется Порядком ведения кассовых операций в Российской Феде­рации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40. Суммы и сроки, на которые они выда­ются, определяются руководителем организации.

Наличные деньги выдаются под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, в пределах сумм, рассчитанных с со­блюдением установленных организацией норм командировочных расходов, а для расчетов с юридическими лицами — с учетом огра­ничений на платежи наличными между юридическими лицами.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения их из командировки предъ­явить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением оправдательных документов и окончательно отчитаться по ним. Неиспользованные остатки аванса сдают в кассу.

Новый аванс подотчетному лицу выдается при условии полно­го отчета по ранее выданному авансу. Передача выданных под от­чет наличных денег одним лицом другому запрещается.

208 Бухгалтерский финансовый учет

7.2. Расчеты с подотчетными лицами

Работникам организации могут выдаваться под отчет банков­ские корпоративные карты для оплаты, как правило, представи­тельских и командировочных расходов. В этом случае подотчетное лицо обязано представить дополнительно в качестве оправдатель­ных документов слипы, квитанции электронных терминалов, кви­танции банкоматов.

Своевременно не возвращенные суммыавансов удерживают из заработной платы работника.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу наличных де­нег под отчет и оплату с карточного счета отражают по дебету счета 71, а по кредиту счета списывают расходы, оплаченные из подот­четных сумм, в дебет соответствующих счетов, а также возвращен­ные в кассу остатки неиспользованных сумм.

Аналитический учет ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Типовые проводки по учету расчетов с подотчетными лицами приведены в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Содержание операции •	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
1. Выданы подотчетные суммы наличными из кассы организации или со счетов кредитных организаций	71	50,51
2. Выдана работнику корпоративная банковская карта	71	50-3
3. Отражена выдача денег (оплата) с карточного сче-м держателю корпоративной банковской карты	71	55-4
4. Использованы подотчетные суммы для оплаты расходов, связанных с долгосрочными инвестициями	08	71
5. Использованы подотчетные суммы на приобрете­ние материальных ценностей (оборудования, матери­алов и др.)	07, 10 (15), 41. 19	71
6. Использованы подотчетные суммы на оплату расходов, которые относятся на затраты на произ-подство	20, 23, 25, 26,19	71
1, Использованы подотчетные суммы на расходы, снизанные с продажей продукции, основных средств, прочих активов	44, 91-2	71

Бухгалтерский финансовый учет 209

7. Учет расчетов

	Окончание табл. 7.1
Содержание операции	Корреспондирующие счета
	Дебет	Кредит
8. Отнесены подотчетные суммы на прочие расходы	91-2	71
9. Использованы подотчетные суммы на приобрете­ние денежных документов	50-3	71
10. Использованы подотчетные суммы на погашение задолженности перед поставщиками и прочими кре­диторами	60,76	71
11. Возвращены в кассу неиспользованные остатки подотчетных сумм	50	71
12. Отражены подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки	94	71
13. Удержаны из заработной платы работника не возвращенные своевременно подотчетные суммы	70	94
14. Отражена задолженность работника по невоз-вращенным своевременно подотчетным суммам	73-2	94
15. Отражена курсовая разница по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте	71 (91-2)	91-1 (71)
16. Возмещен работнику перерасход подотчетных сумм	71	50

Контрольные вопросы и задания

1. Какие лица считаются подотчетными?

2. Опишите порядок выдачи денежных средств под отчет.

1. Приведите примеры, когда работнику организации может быть вы­ дана под отчет банковская корпоративная карта.

2. Какие расходы целесообразно оплачивать банковской корпоратив­ ной картой?