Б) Методика определения качественной и количественной потребности в персонале (на примере туристической фирмы)

Определяем потребность в персонале

Тема планирования потребности в персонале сегодня приобретает все большую актуальность. Многие турфирмы уже заняли определенную долю рынка, и им все сложнее увеличивать объемы продаж. С другой стороны, известно, что повысить прибыльность предприятия возможно двумя способами: либо увеличивая объемы продаж, либо сокращая издержки. Так что больше туристических организаций ставят перед собой именно вторую задачу.

Анализ издержек показывает, что, как правило, достаточно большую долю расходов компании в сфере услуг составляет заработная плата сотрудников. Поэтому многие руководители задумываются: а есть ли возможность как-то сэкономить на этой статье расходов? Неизбежно встают вопросы: насколько напряженно работает персонал, нет ли возможности повысить интенсивность их работы. Здесь и возникает необходимость точной оценки потребности в персонале. Сколько человек хорошо справятся с выполнением поставленных задач, нет ли функций, которые можно было бы совместить и поручить одному сотруднику, насколько можно увеличить плановые показатели, чтобы имеющиеся сотрудники справились – эти вопросы приобретают все большую значимость.

С другой стороны, если планируется расширение бизнеса, выход на новые рынки, открытие новых программ, работа с новыми странами, использование новых форм (например, отдых плюс образование), то возникает необходимость определения потребности в новых сотрудниках.

На эти вопросы можно ответить, используя следующую технологию определения количественной и качественной потребности в персонале. 1 этап. Определение целей компании на год и стратегии их достижения. Определение на основе целей компании текущей политики в отношении персонала.

Например, если в ближайший год вы планируете увеличить объем продаж на 20% (без открытия новых направлений) и повысить эффективность труда, вероятно, имеет смысл проанализировать, справятся ли сотрудники с возросшей нагрузкой, и можно ли сократить относительные издержки, повысив производительность труда. Скорее всего это будет вполне выполнимая задача. Важно только продумать, за счет чего вы сможете повысить производительность труда. Это может быть перераспределение функций, стандартизация некоторых видов работ, оптимизация документооборота, сокращение излишних форм, введение обязательных нормативов (например, для менеджеров по продажам - не менее 20 звонков клиентам в день) и другое в зависимости от сложившейся ситуации.

Другой возможный вариант – вы собираетесь открыть новое направление работы (например, страну). Скорее всего целесообразнее взять на эту работу отдельного сотрудника. Если вы планируете выйти за год на значительный объем продаж, вам необходимо оценить, какими темпами будет увеличиваться объем продаж, и запланировать привлечение новых специалистов в течение года.

2 Этап. Составление матриц бизнес-процессов.

Матрица бизнес-процессов представляет собой таблицу, которая составляется отдельно на каждый бизнес-процесс. По горизонтали в ней указываются действия в бизнес-цепочке, по вертикали – должности сотрудников. На пересечении строк и столбцов указывается, какую функцию предусматривает данная должность относительно данной функции.

Используются следующие обозначения:

• П – подготовка решения, сбор информации;

• С – согласование решения;

• Р – принятие решения;

• И – исполнение;

• Уи – участие в исполнении;

• К – контроль.

Например, бизнес-процесс “Размещение рекламы в СМИ” состоит из 8 шагов (см. таблицу).

Рассмотрим, к примеру, пятый шаг – “Оформление документов на размещение рекламы”. Он осуществляется следующим образом. Менеджер по маркетингу готовит необходимую информацию, собирает документы от предполагаемых провайдеров рекламных услуг – П. Директор принимает решение - утверждает выбор провайдера - Р. Документы согласуются у юриста и главного бухгалтера – С. После согласований директор подписывает документы – Р. Бухгалтер проводит платеж – И. Главный бухгалтер контролирует правильность и своевременность оформления документов – К.

Таблица - Матрица распределения функций

Размещение рекламы в СМИ	Дирeк-тор	Мен. по мар-ке- тингу	Мен. по про- дажам.	Мен. по обсл. кли-ен- тов	Офис -мен.	Сек- ре- тарь	Юрист	Глав- бух	Бух.	it -мен.
1. Разработка стратегии маркетинга, в том числе определение целевых клиентов и способов донесения до них нужной информации	РК	ПИ	С	С
2. Составление плана маркетинга и бюджета маркетинга	РК	ПИ	С	С				С
3. Выбор носителей рекламы (газеты, журналы, Интернет, радио, в местах продажи)	К	ПИР	С	С		Уи
4. Составление рекламных сообщений	К	ПИР	С	С
5. Оформление документов (договор, счет и т.д.)	Р	П					С	СК	И
6. Размещение рекламы в СМИ		ПРК			И	Уи
7. Размещение рекламы в Интернете		ПРК								СИ
8. Оценка эффективности  рекламы (учет обращений по данной рекламе)		ПРК	И	Уи		И