Критерії прийняття рішень у керуванні матеріальними потоками.
Керування матеріальними потоками домовляє вирішити такі основні проблеми: які запаси необхідні підприємству? Коли варто розміщати замовлення? Який оптимальний розмір замовлення? Який оптимальний розмір партії?
Виробничі й торгівельні підприємства зазвичай інвестують значні кошти відповідно у виробничі й товарні запаси. Це зумовлено різними причинами, зокрема:
віддаленістю постачальника і неможливістю доставки необхідних сировини, матеріалів або товару в момент, коли у них виникне потреба;
нестабільними зв’язками з постачальниками і невпевненістю, що постачальник забезпечить необхідною сировиною чи матеріалами відповідної якості в потрібний момент;
очікуваним підвищенням цін на сировину, матеріали або товари;
ризиком нестачі ресурсів у разі раптового зростання попиту тощо.
Виходячи з цього, основною метою управління запасами є своєчасні поставки запасів і мінімізація витрат, пов`язаних із замовленням і зберіганням їх.
Одним з найпоширеніших методів управління запасами є метод економічного розміру замовлення.
Економічний розмір замовлення – це кількість замовлених запасів, що забезпечує оптимальну комбінацію витрат на придбання та зберігання їх.
Для визначення оптимального рівня замовлення запасів треба врахувати релевантні витрати на придбання та зберігання їх. Релевантними є лише ті витрати, що змінюються залежно від рівня запасів. Витрати, на які не будуть впливати зміни рівня запасів, не є релевантними.
Витрати, пов’язані з запасами включають: витрати на закупку; витрати на замовлення; витрати на зберігання; можливі втрати внаслідок браку запасів.
Витрати на закупку запасів, як правило не є релевантними, бо витрати на придбання одиниці запасу не змінюються, за винятком випадків, коли при закупівлі великої кількості матеріалів або товарів покупцеві надаються знижки.
Витрати на замовлення запасів охоплюють витрати на оформлення документів і здійснення розрахунків, пов’язаних із замовленням. Витрати на виконання замовлень, однакові для всіх варіантів створення запасів, не є релевантними, тому при визначенні оптимального розміру замовлення враховують тільки додаткові витрати на розміщення замовлення.
Релевантними витратами на замовлення запасів, виготовлених самим підприємством, звичайно є витрати на пере6лагодження обладнання для випуску відповідної партії виробів.
До витрат на зберігання належать витрати, пов’язані зі зберіганням матеріалів, готової продукції або товарів на складі. Частина витрат на зберігання запасів є релевантною. Наприклад, заробітна плата комірника, амортизація обладнання й постійна орендна плата за обладнання і приміщення не належить до релевантних витрат, оскільки на них не впливає зміна обсягу запасів.
Релевантні витрати на зберігання запасів зазвичай включають: додаткові витрати на страхування запасів; додаткові витрати на утримання складських приміщень; додаткові витрати на обробку матеріалів; втрати внаслідок знецінення запасів; можливу втрату прибутковості інвестицій.
Можливі втрати прибутковості інвестицій – це альтернативні витрати, пов’язані з інвестування коштів у запаси. Ці витрати відображають прибуток, втрачений через інвестування коштів у запаси, а не використання їх в інших напрямах. До альтернативних витрат належать лише ті, що змінюються залежно від кількості куплених одиниць запасів. Релевантні витрати на обробку матеріалів, витрати внаслідок морального зносу та погіршення характерних запасів враховувати дуже важко. Тому такі витрати часто виражають у відсотках до прямих витрат на зберігання одиниці запасів.
Витрати через нестачу запасів – можливі втрати через відсутність достатньої кількості запасів для задоволення виробничих потреб клієнтів. Такі втрати містять: втрачений дохід від продажу; штрафні санкції за несвоєчасну поставку продукції замовникам; понаднормативні витрати внаслідок заміни матеріалів дорожчими; втрати внаслідок простоїв тощо.
Втрати через нестачу запасів не враховують при визначенні економічного розміру замовлення, але беруть до уваги при обчисленні моменту розміщення замовлення.
Отже, отриманий розмір замовлення визначається тими витратами, на які справляє вплив або кількість запасів, що зберігається, або кількість зроблених замовлень. Чим більша кількість одиниць замовляється одночасно, тим менше замовлень необхідно зробити на рік, тобто зменшуються витрати на виконання замовлень. Однак, коли робиться менше замовлень, необхідно мати більший середній запас, що веде до збільшення витрат на зберігання запасів. Проблема полягає в тому, щоб знизити витрати на зберігання великих запасів порівняно з витратами на розміщення великої кількості замовлень.
На практиці економічний розмір замовлення найчастіше обчислюють за формулою:
,
де: EOQ – економічний розмір замовлення;
D – загальні потреби (одиниць) упродовж певного періоду;
P – витрати на розміщення одного замовлення;
H – витрати на зберігання одиниці запасу упродовж певного періоду.
Використовуючи модель економічного розміру замовлення, слід врахувати, що ця модель базується на певних припущеннях, зокрема:
потреба у запасах є сталою;
витрати на замовлення є сталими і відомими;
витрати на зберігання є сталими і відомими;
виробничі потужності й потужності для зберігання запасів необмежені.
Оскільки на практиці ці припущення не завжди існують, модель економічного розміру замовлення часто застосовують у модифікованому вигляді, тобто з урахуванням конкретних умов поставок, зокрема у випадках, коли:
замовлення на продукцію чи матеріали можна робити тільки певними партіями (1 тонна, 1000 шт. тощо);
надаються знижки при закупівлі великими партіями;
можливості підприємства щодо розміщення економічного розміру замовлення обмежені.
Іншим розповсюдженим методом, який застосовується у контролінгу матеріальних потоків, є АВС-аналіз. Техніка аналізу виходить з наявного досвіду, відповідно до якого частки у відсотках більш важливих і менш важливих справ у всій їхній кількості залишаються в цілому незмінними. За допомогою букв А, В, і С окремі завдання поділяють на три класи відповідно до їх значимості. Багато керівників працюють за цим принципом, тобто до найважливіших завдань вони приступають у першу чергу. В основі цього методу лежить закон, відкритий італійським економістом В.Парето. принцип Парето в загальному вигляді говорить, що в середині певної групи окремі малі частини виявляють набагато більшу значимість, ніж це відповідає їх відносній частині в цій групі. Стосовно витрат на створення матеріальних запасів цей закон формулюється так: 80% витрат припадає на 20% видів матеріалів (зазначимо, що 80% виторгу підприємства може придбати на 20% видів продукції, 80% суми дебіторської заборгованості може значитися за 20% дебіторів, 80% кредиторської заборгованості може випасти на частку 20% постачальників). Отже, саме цим 20% варто приділяти пріоритетну увагу.
Суть АВС-аналізу матеріальних потоків полягає в розподілі усіх видів матеріалів на три групи:
група А – найбільш дорогі види матеріалів (ті самі 20%, на які припадає 80% витрат);
група В – матеріали середньої важливості (ті, на які в сумі припадає 15% витрат);
група С – маловажні матеріали (ті, сумарна вартість яких становить усього 5% усіх витрат підприємства на створення матеріальних запасів).
Логіка підказує, що матеріали групи А застосовують на підвищений контроль (оскільки тут зусилля будуть премійовані); матеріали групи В потребують уваги лише зрідка, а керуванню запасами групи С не варто надавати занадто багато сил і часу. Саме така політика допоможе підприємству оптимізувати свої витрати на створення матеріальних запасів, а також найбільш ефективно використати час і зусилля своїх співробітників, що займаються керуванням матеріальними потоками.