4. Підготовка вихідних даних та оформлення результатів аналізу

Будь-які результати аналітичного дослідження діяльності підприємства в цілому або його підрозділів мають бути оформлені у вигляді документів. Звичайно це аналітичний звіт ( записка пояснення), довідка, висновок.

Записка пояснення, як правило, складається для зовнішніх користувачів аналізу. Якщо результати аналізу призначені для внутрішньогосподарського використання, то вони оформляються у вигляді довідки або висновку.

Вміст записки ( аналітичного звіту) пояснення має бути достатньо повним. Перш за все вона повинна містити в собі спільні питання, що відображають економічний рівень розвитку підприємства, умови його господарювання, характеристику асортиментної і цінової політики, конкурентоспроможності продукції, зведення про частку ринків збуту продукції, про репутацію підприємства, його імідж на діловому світі. Необхідно також вказати положення товарів на ринку (впровадження, зростання і розвитку, зрілості, насичення і спаду). Слід охарактеризувати реальних і потенційних конкурентів, вказати сильні і слабкі сторони їх бізнесу.

Після цього необхідно відобразити динаміку показників, що характеризують виробничі і фінансові результати, майновий і фінансовий стан підприємства, його ділову активність, ефективність роботи.

У ній міститься також характеристика як позитивних, так і негативних сторін діяльності підприємства за звітний період, розкриваються об'єктивні і суб'єктивні, зовнішні і внутрішні чинники, що вплинули на виробничі і фінансові результати його роботи, а також висловлюється перелік заходів, направлених на усунення недоліків, що мали місце, і підвищення ефективності функціонування підприємства в майбутньому.

Аналітична частка записки пояснення має бути обґрунтованою, конкретною по стилю. Вона може містити самі аналітичні розрахунки, таблиці, де згруповані необхідні для ілюстрації дані, графіки, діаграми і тому подібне. При її оформленні особливу увагу слід приділяти пропозиціями, які вносяться за результатами аналізу. Вони, насамперед, мають бути всесторонньо обґрунтованими і направленими на поліпшення результатів господарської діяльності, освоєння виявлених внутрішньогосподарських резервів.

Що стосується довідки або висновку за результатами аналізу, то їх вміст на відміну від записки пояснення може бути конкретнішим, акцентованим на віддзеркалення недоліків або досягнень, виявлених резервів, способів їх освоєння. Тут зазвичай не дається спільна характеристика підприємства і умов його діяльності.

Окремо слідує зупинитись на бестекстовій формі оформлення результатів аналізу. Вона складається з постійного макету типових аналітичних таблиць і не містить тексту пояснення. Аналітичні таблиці дозволяють систематизувати, узагальнити матеріал, що вивчається, і представити його в для сприйняття формі вироку. Форми таблиць можуть бути найрізноманітнішими. Вони будуються відповідно до потрібних для аналізу даними. Показники в аналітичних таблицях необхідно розміщувати так, щоб вони одночасно використовувалися як аналітичний і ілюстративний матеріал. При цьому не потрібно прагнути дати в одній таблиці всі показники роботи підприємства або кидатися в протилежний бік – вводити безліч таблиць. Як універсалізація, так і безмірна кількість таблиць ускладнює їх використання. Аналітичні таблиці мають бути наочними і простими для використання.

Такий порядок оформлення результатів аналізу останнім часом знаходить все більше вживання. Він розрахований на висококваліфікованих працівників, здатних самостійно знатися на обробленій і систематизованій інформації і ухвалювати необхідні рішення. Бестекстовій аналіз підвищує його дієвість, оскільки при цьому скорочується розрив між виконанням аналізу і використанням його результатів.

На практиці найбільш істотні результати аналізу можуть заноситися в спеціально передбачені для цього розділи економічного паспорта підприємства. Наявність таких даних за декілька років дозволяє розглядувати результати аналізу в динаміці.