2.3. Інформаційне забезпечення і планування аналітичної роботи

Склад, вміст і якість інформації, використовуваної в аналізі, грають визначальну роль в забезпеченні його дійсності. Для аналізу використовується не лише економічна, але і технічна, технологічна і інші види інформації. Всі джерела даних діляться на планові, облікові і поза облікові.

До планових джерел відносяться всі типи планів, які розробляються на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, завдання і тому подібне

Джерелами інформації облікового характеру є всі дані, які містять документи бухгалтерського, статистичного і оперативного обліку, а також всі види звітності, первинна облікова документація. Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку. Своєчасний і повний аналіз даних, які є в звітних документах і звітності, забезпечує вживання необхідних заходів, направлених на виконання плану оргтехмероприятий.

Дані статистичного обліку, в яких міститься кількісна характеристика масових явищ і процесів, використовуються для поглибленого вивчення і осмислення взаємозв'язків, виявлення економічних закономірностей.

Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному в порівнянні із статистикою і бухгалтерським обліком забезпеченню економічного аналізу необхідними даними, що дозволяє підвищити ефективність аналітичних досліджень.

До позаоблікових джерел інформації відносяться документи, регулюючі господарську діяльність, а саме:

• офіційні документи, а також акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження;

• господарський – правові документи: договори, угоди, вирішення арбітражних і інших судових органів, рекламації;

• вирішення спільних зборів колективу, акціонерів;

• матеріали вивчення передового досвіду, придбані з різних джерел інформації;

• технічна і технологічна документація;

• матеріали спеціальних досліджень стану виробництва на окремих робочих місцях ( хронометраж, фотографія і так далі);

• усна інформація, отримана як від членів свого колективу, так і від інших осіб;

Інформаційне забезпечення економічного аналізу в сучасних умовах повинне базуватися на використань інформаційних технологій.

За умов ринку джерелами інформації, крім власної звітності, служать зарубіжні статистичні матеріали, каталоги, довідники і путівки конкурентів, дані загальноекономічних галузевих журналів, бюлетенів іноземної економічної інформації тощо. Ефективними джерелами інформації є анкети опитувань, на підставі яких визначаються якісні й функціональні характеристики виробів, структура асортименту, рівень сервісу і т.д.

Принципи побудови інформації:

• цілеспрямованість інформації ( підбирання відомостей, виходячи із завдань аналізу);

• повнота інформації ( одержання необхідного і достатнього для досягнення мети аналізу обсягу інформації).

• вірогідність і співмірність даних;

• актуальність інформації ( відображення найновіших даних, щоб інформація мала випереджаючий характер);

• оперативність інформації ( скорочення часу на збирання, обробку, систематизацію і надання).

При підбиранні інформації для її повноти необхідно максимально враховувати зміст аналізу.

Вимоги до інформаційних матеріалів наведено нижче.

До початку обробки залучених джерел інформації слід всебічно її перевірити і критично розглянути, щоб переконатися в її співмірності і вірогідності. Це необхідно для забезпечення якості аналізу й обґрунтованості аналітичних висновків за результатами аналізу, а отже, і ефективності управлінських рішень. Помилки, неузгодженість та інші недоліки, що потрапляють іноді в звітності, можуть відобразитися на аналітичних розрахунках, перекрутити результатами аналізу. Тому попередньою умовою аналізу є детальна перевірка всіх матеріалів, що підлягають аналізу.

Співмірність інформаційних даних означає, що об’єкти, які утворюють сукупність явищ, мають бути тотожними за показниками, що вивчаються методологією їх обчислення й одиницями виміру, порівняні у часі й просторі ( тобто показники повинні бути розраховані на одну і ту ж дату або за один і той же час).

Вірогідність – це міра об’єктивного відображення даних, що характеризують суттєвість процесів і явищ. Вірогідність бухгалтерської звітності повинна бути підтверджена аудиторською довідкою. Якщо підтвердження немає, необхідно таку перевірку здійснити, звернувши увагу на:

• укомплектованість бухгалтерської і статистичної звітності формами, передбаченими нормативними актами (Міністерства фінансів України і Державного комітету України по статистиці);

• погодженість показників, що повторюються в різних формах звітності. Така перевірка проводиться, в основному, шляхом уважного читання всієї звітності й зіставленням показників. Деякі показники відображаються в різних формах звітності і , отже, при правильному укладанні звіту обов’язковим є збіг суми показників. Для перевірки інших показників необхідно отримати тотожні показники. Для цієї мети складається відомість результатів перевірки погодженості показників звіту підприємства за формою, поданою у табл. 2.4.

Таблиця 2.4

Результати перевірки погодженості показників звіту

Найменування показників	Перша форма		Друга форма		Позначка про відповідність
	Номер рядка і графи	Сума	Номер форми	Номер рядка і графа	Сума	примітка

Перевірка погодженості показників, відображених у різних формах звітності, здійснюється також шляхом укладення балансів. Дані для укладання цих балансів виписуються з різних форм звіту, і якщо в результаті їх зіставлення одержується балансова рівність, то можна вважати, що в звіті правильно відображені найважливіші показники, які характеризують діяльність об’єкта, що аналізується. Прикладом може бути баланс виготовленої продукції: залишок нереалізованої продукції на початок звітного періоду (ЗНП) + випуск продукції (ВП) = обсяг реалізації продукції (ОР) + залишок нереалізованої продукції на кінець звітного періоду (ЗНК) ( ЗНП + ВП = ОР + ЗНК).

Одним із способів перевірки вірогідності інформації є встановлення співмірності і наступності показників звітів суміжних періодів. Цю перевірку проводять шляхом порівняння звітних показників із бізнес – планом і попередніми періодами.

Перевірка правильності відображення в звітності деяких показників здійснюється способами зустрічної перевірки. Для цього дані звіту об’єкта дослідження звіряються з даними обліку тих суб’єктів господарювання, з якими він має господарчі зв’язки. Так періодично звіряються дебіторська і кредиторська заборгованість; ряд звітних показників (залишок коштів на поточному рахунку, заборгованість по позичках банку і т. п) перевіряються згідно з даними установи банку, в якому відкрито рахунок.

Після перевірки вірогідність і якості інформації починають аналітичну обробку зібраних інформаційних матеріалів, тобто виконують практичну аналітичну роботу. Для цього необхідно вивчити метод і методику економічного аналізу.

У плані передбачаються об’єкти аналізу, види робіт, строки їх виконання і виконавці, а програмах – мета і завдання аналізу, джерела інформації, порядок реалізації результатів аналізу. План і програми аналізу розробляються службовою особою, відповідальною за проведення аналітичної роботи, за участю фахівців відділів і управлінь і затверджуються керівником об’єкта аналізу (підприємства, фірми, асоціації, банку і т. д.). головна вимога до організації аналітичної роботи на об’єкті, що аналізується, її загальність і дієвість. З урахуванням цієї вимоги складається програма аналітичної роботи, а саме:

• виявлення завдання на проведення аналізу;

• виявлення і погодження мети і завдань аналізу, строків виконання, визначення кола фахівців, що беруть участь у проведенні аналізу і т.п.;

• отримання оцінки ситуації, що склалася, вивчення причинно – наслідкових зв’язків процесів і явищ, які характеризують зміст діяльності об’єкта, що аналізується, ступеня і напрямків впливу факторів на результати діяльності, оцінка ефективності функціонування об’єкта, його економічної заможності;

• з’ясування умов, що сприяють позитивному впливу на результати діяльності об’єкта;

• визначення умов, які негативно впливають на ці результати; пошук варіантів рішень, які забезпечують поліпшення діяльності об’єкта, що аналізується;

• зіставлення варіантів рішень;

• підготовка одного або декількох варіантів рішень для подання керівництву.

Програма і план проведення економічного аналізу мають бути органічно пов’язані з маркетинговими дослідженнями, а їх результати повинні враховуватися при підготовці управлінських рішень.

При аналізі необхідні аналітичні розрахунки можна здійснювати вручну і з використанням ЕОМ. Найбільш ефективною організаційною формою їх використання є створення на цій базі автоматизованих робочих місць (АРМ) економістів – аналітиків.