Для руководителя

• начать вовремя;

• сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

• согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

• назначить ответственного за регламент и протокол;

• предупредить о «снятии» выступлений не по существу вопроса, например, эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

• если используется критика, то требовать ее конструктивности – называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

• жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

• регулировать направленность и деловитость выступлений, для этого следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

• соблюдать корректность дискуссии;

• использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

• подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

• завершить точно в назначенное время;

• в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную работу.

Для участников делового совещания

• представлять себя в своих высказываниях;

• говорить «Я» вместо «Мы» или безличной формы;

• если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он значит для вас;

• целесообразно после прослушанной информации ставить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на отношение, вопросы, начинающиеся со слов «как», «что», «почему» и т. п. предпочтительнее вопросов закрытого типа;

• не рекомендуется на совещаниях использовать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей отрицательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы;

• в высказываниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию.

• не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим собой;

• воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей;

• старайтесь не делать неоправданных обобщений;

• говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии этих поступков и мыслей, то есть формулируйте суждения на языке «Я-сообщений», а не «Вы-утверждений», например, вместо «Вы вот тут ошиблись», скажите «Мне кажется, что здесь вкралась ошибка...» [15].

Процесс обсуждения на совещании необходимо постоянно контролировать, иначе разговор может уйти от обсуждаемой проблемы, либо может произойти «застревание» на каком-либо вопросе. Можно порекомендовать некоторые приемы управлением коммуникациями на совещании (табл. 4.3.2).

Таблица 4.3.2

Приемы управления ходом совещания

Цель	Приемы
Сохранение единства участников Совещания	в случае возникновения инцидента разрядить обстановку, сделать паузу; не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; не высказывать первым (если ты руководишь совещанием) свою точку зрения; поддерживать и не позволять нападать на новых работников, молодых специалистов, плохо ориентирующихся в ситуации
Активизация участников делового совещания:	иметь оптимальную стратегию принятия решения; создать условия для творческой работы; не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой или критиканством; не давать участникам совещания возможности выключаться из работы; не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения; умело осуществлять руководство групповым взаимодействием в процессе принятия решений
Фокусирование внимания на обсуждаемой проблеме	основываться на конкретных фактах и веских доказательствах; записывать все вносимые предложения; прогнозировать возможность внедрения предлагаемых идей, решений, проектов: наличие времени, ресурсов, материально- технического обеспечения, финансовых затрат и пр.
Активизация обсуждения предложений	задавать основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них; высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения; побуждать возникновение альтернативных точек зрения; не допускать резких выпадов в чей-либо адрес; чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен себя вести ее организатор; оказывайте всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям; будьте готовы к отрицательному исходу коллективного обсуждения вопроса; если не выработать консенсусное решение, тогда идите на компромисс; не подавляйте мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное

Составлено с использованием [20]

Решения, принятые на совещании, обязательно должны выполняться. С этой целью:

• проанализируйте ход и результаты совещания;

• внимательно просмотрите протокол результатов;

• размножьте и разошлите краткий протокол тем, кто будет выполнять решения;

• контролируйте ход и выполнение решений;

• создайте условия для реализации намеченных мероприятий.

В случае неудачного проведения совещания, необходимо задуматься над следующими вопросами:

• Был ли подобран правильно состав участников делового совещания?

• Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

• Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

• Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

• Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

• Было ли идентичным понимание самой проблемы, если нет, то почему?

• Была ли дискуссия конструктивной, или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

• Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то, что послужило поводом, причиной?

• Были ли согласованы разнообразные мнения и позиции участников, каким образом, были ли те, кому не дали возможности высказаться?

• Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

• По поводу принятого решения были ли сделаны прогнозы эффективности, риска, появления потенциальных проблем, если да, то почему?

Конструктивная подготовка и умелое проведение совещания помогут эффективно решить актуальные проблемы, достигнуть цели, установить оптимальный психологический климат в рабочей группе и избежать побочных эффектов (усталость, раздражение, обида, стресс).