4.3. Деловые совещания

Опыт – это не то, что происходит с вами,

а то, как вы поступаете с тем, что

происходит с вами.

А. Эйнштейн

Совещание в организации – один из важнейших инструментов ком-муникаций. Оно позволяет как предоставить информацию, так и получить обратную связь о производственном процессе, перспективах, взглядах и настроениях. Но совещания могут стать и мощным дестабилизирующим фактором. Основные враги эффективного совещания – эмоции, неподготовленность, неумение определиться с целью, неумение понять и услышать позицию другого участника, неумение задавать вопросы и уточнять, отсутствие подведения итогов.

Деловое совещание – это общепринятая форма делового общения группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в данной ситуации становятся:

• коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, которому поручено подготовить и провести совещание);

• участники совещания (специалисты, в чьей компетенции находится данная проблема, или те, кому придется ее решать).

Существует несколько общих правил, которые помогут сделать совещания эффективными и направленными на решение поставленной задачи, а не на межличностные отношения:

• Надо определиться с тем, какое это совещание – плановое, вне-очередное и какова его цель.

• К совещанию надо готовиться заранее. Инициатор и ведущий показывает пример другим и задает тон. При этом надо не только самому готовиться, но и заранее сообщить участникам, что от них требуется. Если совещание внеочередное, нелишне направить информацию о дате и времени в письменном виде (используя внутреннюю сеть, например). Если же она передается устно, надо убедиться, что сотрудники услышали информацию.

• Приглашать стоит только тех, чье присутствие имеет смысл, при этом участники должны понимать, что это и для них имеет смысл.

• Каждый приглашенный должен иметь возможность высказаться, а задача ведущего – понять и зафиксировать основные моменты высказывания.

• Самая сложная задача – направлять дискуссию в нужное русло, и делать это корректно.

• По окончании совещания надо подвести итоги и наметить планы на будущее. И конечно, эти планы выполнять.

Организатор при подготовке совещания может заполнить специальный проверочный лист:

Дата и время: _______________________________________________

Что это за совещание: (плановая регулярная встреча, подведение итогов, обсуждение стратегических задач, обсуждение текущей задачи, решение проблемы, срочный жизненно важный вопрос, другое)__________

Какова цель совещания?______________________________________

Можно ли решить задачу, не прибегая к совещанию? Да? Нет?

Кто будет присутствовать?____________________________________

Важно ли присутствие каждого на совещании? Да?...Нет?

Должен ли каждый из них подготовиться

к совещанию и как? _______________________________________________

Как вы информируете их о совещании?__________________________

Предоставили ли вы им повестку дня? Да?...Нет?

Надо ли предоставить заранее какие либо документы? Да?...Нет?

Достаточно ли вы выделили времени

для обсуждения всех вопросов? Да?...Нет?

Какой результат от совещания вы ожидаете?_____________________

В деловой сфере используются различные типы совещаний в зависимости от их назначения (табл. 4.3.1).

Таблица 4.3.1