2.2. Ввод сведений об организации

Конфигурация 1С:Бухгалтерия 8.0 позволяет вести учет по нескольким организациям в одной учетной базе, которые должны быть заданы в справочнике Организации (пункт меню Предприятие —> Организации).

Справочник Организации предназначен для ведения списка собственных организаций, входящих в состав предприятия (группы), и хранения постоянных сведений о них. Описания реквизитов справочника приведены в табл. 2.2.

Таблица 2.2 - Описания реквизитов справочника организаций

Закладка Шапка экранной формы	Имя реквизита Наименование	Описание реквизита Рабочее наименование организации — оно используется только для внутренних нужд и не идет в печатные формы документов, поэтому должно быть максимально кратким, понятным и облегчающим выбор
	Префикс	Устанавливается префикс — три буквенных символа, которые будут автоматически добавляться в начало каждого номера документов организации
	Полное наименование	Полное официальное наименование организации с указанием организационно-правовой формы, которое будет включаться в печатных формах документов
	Головная организация	Реквизит заполняется только для филиалов, представительств и других подразделений, не являющихся самостоятельными юридическими лицами, и содержит ссылку на головную организацию
	Основной банковский счет	В этом реквизите требуется выбрать один из уже внесенных расчетных счетов, который будет использоваться для подстановки по умолчанию в платежных и банковских документах, а также будет впечатываться в реквизиты организации во всех первичных документах. Следует обратить внимание: если основной расчетный счет не установлен в этом поле, то в первичных документах не будет указываться расчетный счет
Основные	ИНН, КПП, ОГРН	Реквизиты, присваиваемые при регистрации предприятия: идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет, основной государственный регистрационный номер
	Код ИФНС, Наим. ИФНС	Код и наименования налогового органа, где организация состоит на учете
	Дата регистрации	Дата регистрации организации в соответствии со свидетельством о регистрации
Коды	Код по ОКАТО	Коды по общероссийским классификаторам, присваиваемые при постановке предприятия на учет в органах государственной статистики
	Код по ОКПО
	Организационно-правовая форма по ОКОПФ (Код и Наименование)
	Форма собственно­сти по ОКФС (Код и Наименование)
	Вид деятельности по ОКВЭД (Код и Наименование)
Фонды	Регистрационный номер ПФР	Номер, присваиваемый при постановке на учет в территориальном отделении пенсионного фонда
	Территориальные условия ПФР	Территориальные условия, установленные для территории, на которой расположена организация
	Регистрационный номер в ФСС	Номер, присваиваемый при постановке на учет в фонде социального страхования
	Регистрационный номер в Ф ОМС	Номер, присваиваемый при постановке на учет в фонде медицинского страхования
Контактная информация	Юридический, фактический, почтовый адрес организации, телефон и факс

Для создания нового элемента справочника в форме списка справочника необходимо выполнить одно из следующих действий:

■ нажать на кнопку Добавить на панели инструментов формы списка справочника;

■ нажать клавишу Ins при активной форме списка справочника;

■ выбрать пункт Добавить в контекстном меню (вызывается нажатием правой кнопки мыши на рабочей области экранного окна формы списка справочника);

■ выбрать пункт Добавить в меню действия на панели инструментов формы списка справочника.

В открывшемся диалоговом окне задаются сведения об организации путем заполнения полей. При заполнении полей необходимо помнить основные принципы интерфейса, описанные выше. Поля Префикс, Наименование, Полное наименование, Наименование плательщика в платежных поручениях на перечисления налогов, ИНН, КПП, другие коды вводятся непосредственно с клавиатуры. При заполнении полей типа Дата можно использовать либо ввод с клавиатуры в формате ДД.ММ.ГГГГ, либо использовать кнопку выбора, открывающую календарь. Поля, которые ссылаются на другие объекты учета — Головная организация, Основной банковский счет, — выбираются с помощью кнопки выбора. Если в этом поле начать набор текста, то система попытается автоматически подобрать значение по этому наименованию. Если таких значений несколько, то в выпадающем меню будет предложено выбрать одно из них.

Пример 2.2. Заполнение сведений об организации¹

Полное наименование организации: общество с ограниченной ответственностью Метеора

(В качестве рабочего наименования используем название Метеора, префикс для документов: М)

ИНН/КПП: 5410436784/541001001

Дата регистрации: 20.03.2005

ОГРН: 1025744598021

Код и наименование ИФНС: 5410 ИФНС по Калининскому району города Новосибирска

¹ В этом примере и далее, если не указаны какие-либо реквизиты, то их значения являются справочным и принципиального значения не имеет. Соответствующие поля можно оставить незаполненными или заполнить по усмотрению читателя

Свидетельство о постановке на налоговый учет: 54 нс 576189 от 25.03.2005 выдан ИФНС по Калининскому району города Новосибирска (5410)

Юридический, фактический и почтовый адрес: 630075 Новосибирск, ул. Богдана Хмельницкого 2, оф. 305

Телефон: 2711831

Факс: 2711837

ОКОПФ: 67

ОКФС: 16

Территориальные условия: Нет

С каждой организацией может быть связано несколько расчетных счетов. Один из них должен быть выбран в качестве основного. Он будет отображаться в реквизитах организации в первичных документах. При заполнении каждого расчетного счета открывается отдельная экранная форма элемента справочника расчетных счетов. Справочник расчетных счетов позволяет полностью автоматизировать заполнение платежных документов (все реквизиты будут выбираться автоматически).

В качестве наименования счета может быть выбрано любое понятное пользователю обозначение, например: «Основной», «Счет в ABC Банке» и т.д. Банк, в котором открыт счет, выбирается из справочника банков. Основной характеристикой счета является его номер. При вводе номера для исключения ошибок проверяется структура счета и рассчитывается контрольное число. В случае ошибки ввода номера счета система выдаст соответствующее сообщение. Дополнительные настройки: Указывать в дате документа месяц прописью, Указывать сумму без копеек, Всегда указывать КПП определяют, как будет заполняться платежный документ, в частности платежное поручение.

При заполнении расчетного счета следует помнить, что все сведения о банке: название банка, корреспондирующий счет банка, БИК банка — являются характеристиками не расчетного счета, а банка. Вся информация о банках, в которых обслуживаются расчетные счета собственных организаций и контрагентов, хранится в справочнике Банки. Доступ к справочнику банков осуществляется через Главное меню: Банк и Касса —> Банки. Форма списка справочника Банки открывается также при редактировании расчетных счетов организаций или контрагентов. Элементы в справочник Банки можно добавлять самим точно так же, как и в любой другой справочник, но более правильным способом ведения этого справочника является загрузка из общероссийского классификатора банков.

Для добавления в справочник банка из общероссийского классификатора следует нажать кнопку Добавить из классификатора банков РФ. После этого открывается экранная форма загрузки классификатора банков. Существует два способа загрузки классификатора: с диска информационно-технологического сопровождения (требуется диск) и с сайта «РосБизнесКонсалтинг» (требуется подключение к Интернету). После выбора источника загрузки следует нажать кнопку Загрузить классификатор. После этого устанавливаем флажки напротив названия необходимых банков. Если требуется загрузить все банки определенного региона, то устанавливаем флажок напротив названия региона. После нажатия на кнопку Заполнить справочник выбранные банки с указанием всех реквизитов будут добавлены в справочник банков с группировкой по регионам.

Пример 2.3. Заполнение банковского счета организации Рабочее наименование в системе — основной Номер счета 40702810432000006195

Банк: НФ АКБ «ЛАНТА-БАНК» (ЗАО) (г. Новосибирск, БИК 045017707, к/сч. 30101810800000000707)

С каждой организацией связаны свои структурные подразделения, склады, сотрудники, учетная политика и т.д. (рис. 2.1). Частично информация об организационной структуре хранится в справочниках, Подчиненных справочнику организаций, а частично в регистрах сведений. Понятие подчиненного справочника означает, что каждый его элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца (с конкретной организацией). При выбранном элементе справочника-владельца отображаются только относящиеся к нему элементы подчиненного справочника (например, подразделения или склады выбранной организации),

Рис. 2. Схема данных об организации

Справочник подразделений организации является подчиненным справочнику организаций и может быть вызван из экранной формы справочника организации в пункте меню Перейти -> Подразделения организации. Также этот справочник можно вызвать из пункта Главного меню Предприятие.

Элементы справочника подразделений могут редактироваться непосредственно в форме списка справочника или в отдельных диалоговых окнах. Переключение между режимами редактирования производится с помощью кнопки .

Элементы этого справочника имеют только два стандартных реквизита: код и наименование. В диалоговой форме отображается также реквизит Группа для создания иерархии. Если создается подразделение верхнего уровня, то в форме списка в дереве иерархии (левая часть формы списка) должна быть выделена самая верхняя строка (Подразделения организации), а при редактировании в диалоговой форме поле Группа остается незаполненным.

Если отдельные структурные подразделения не предусмотрены, то следует создать и использовать элемент Основное подразделение.

Также элементом организационной структуры являются склады (места хранения). Список мест хранения задается в справочнике Склады (места хранения). Главное меню: Основная деятельность —> Склады (места хранения).

Если на предприятии нет организационно выделенных складов и отключен складской учет в параметрах учета, то данный справочник можно не вести.

Задание. Подразделения организации и склады

Создать в справочнике следующие подразделения организации:

производственный отдел;

бухгалтерия;

отдел продаж;

администрация.

Список ответственных лиц задается путем внесения записи в регистр сведений Ответственные лица организации, который открывается через пункт меню Перейти экранной формы списка организаций, или пункта Главного меню Предприятия.

Обратите внимание, что каждая запись в регистр сведений вносится на определенную дату. Именно с этой даты значение вступаем в силу. В дальнейшем при изменении ответственных лиц организации в регистр сведений соответствующей датой также должна быть внесена соответствующая запись. При обработке первичных документов система 1С:Предприятие автоматически будет определять, кто являлся соответствующим ответственным лицом на соответствующую дату на основе записей регистра сведений. Таким образом, при изменении ответственных лиц первичные документы, относящиеся к более ранней дате, будут обрабатываться корректно.

Прежде чем выбрать ответственных лиц, они должны быть внесены в справочник физических лиц, а также приняты на работу в организацию приказом по предприятию. Справочник физических лиц вызывается через пункт Зарплата -» Физические лица Главного меню, или при редактировании поля ввода соответствующего типа. При заполнении ответственных лиц можно непосредственно вносить их в справочник физических лиц перед выбором, а затем выбирать вновь созданный элемент для подстановки в регистр сведений.

Справочник физических лиц используется для ведения сведений по всем сотрудникам, которые работают в организациях, учет по которым ведется в информационной системе. Более того, одно и то же физическое лицо может являться сотрудником одновременно в нескольких организациях. В любом случае сведения о физическом лице заносятся в справочник без привязки к конкретной организации. Принятие физических лиц на работу в конкретную организацию осуществляется соответствующим документом (см. ниже). Выбор ответственных лиц осуществляется из справочника физических лиц без проверки, являются ли они сотрудниками организации.

Основные сведение о физическом лице: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, вид и реквизиты основного документа, удостоверяющего личность, ИНН, номер ПФР, а также контактная информация — адрес прописки и проживания, телефоны. При заполнении адресов, если на компьютере установлен адресный классификатор, они могут быть выбраны из справочника.

Справочник физических лиц поддерживает возможность смены фамилии (имени, отчества) физическим лицом. Для их редактирования используется кнопка Подробнее справа от фамилии, имени и отчества физического лица.

Пример 2.4. Ответственные лица организации

При заполнении регистра сведений обратите особое внимание на даты записей. Дата должна быть либо датой фактического назначения на должность, либо датой начала учета в программе, если к этому моменту ответственные лица уже занимали соответствующие должности. В нашем случае 01.01.200х

директор: Головин Александр Федорович,

дата рождения 20.03.1972, место рождения: г. Новосибирск,

паспорт: 50 01 621450, выдан ОВД Ленинского р-на г. Новосибирска 02.07.2000.

главный бухгалтер: Мухина Валентина Павловна,

дата рождения 17.05.1963, место рождения г. Бердск Новосибирской обл.

паспорт: 50 03 654321, выдан ОВД Дзержинского р-на г. Новосибирска 02.09.2001.

кассир: Миркина Марина Юрьевна,

дата рождения 07.03.1982, место рождения г. Барабинск Новосибирской обл.

паспорт: 50 05 987123, выдан ОВД Калининского р-на г. Новосибирска 12.12.2001. Валовой доход с начала года 0.