Начальная настройка системы

2.1. Цели и задачи начальной настройки системы

Процесс внедрения автоматизированной системы учета условно может быть разбит на два этапа:

• подготовительный этап: настройка параметров учета системы;

• рабочий этап: ведение учета в настроенной автоматизированной системе.

На практике многие предприятия в целях экономии времени игнорируют этап начальной настройки и переходят сразу непосредственно к ведению учета. В результате эффект от ввода новых документов не соответствует ожиданиям пользователя, многие настройки вносятся спонтанно и непродуманно. Пользователи сталкиваются с проблемами при формировании отчетности непосредственно в первый учетный период. Такой подход является ошибочным.

Приступая к внедрению автоматизированной системы, руководству следует помнить, что это по своей сути — сложное организационное изменение. Любое изменение традиционных методов неизбежно вызывает сопротивление у всех, кого эти изменения касаются: и у руководителей, и у подчиненных.

Люди сопротивляются переменам по четырем основным причинам: естественной склонности людей к консерватизму, неопределенности, ощущению потерь и убеждению, что перемены ничего хорошего не принесут. Например, сотрудники, занятые в учете и управлении финансами, могут считать, что новшества в технологии учета приведут к сокращению штатов или нарушению социальных отношений. Сотрудники сопротивляются не нововведениям в технологии организации учета, а изменениям в социальных — человеческих — отношениях, которые, как правило, сопровождают технический прогресс. Они могут считать, что новшества уменьшат их полномочия в принятии решений, формальную или неформальную власть, доступ к информации, автономию и привлекательность поручаемой им работы. Также люди могут думать, что планируемые изменения не решат проблем, а лишь умножат их число. Сотрудники могут считать, что предлагаемая автоматизированная информационная система управления будет слишком сложной для пользователей или что она будет производить не тот тип информации. Особенно явно проявляется подобная позиция, если сотрудникам по их личному опыту или опыту коллег из других фирм известны случаи неудачного внедрения подобной системы.

Лучшее время для преодоления сопротивления переменам — это период до его возникновения. Одним из действенных методов является открытое обсуждение идей и мероприятий по предполагаемому внедрению, что поможет сотрудникам убедиться в необходимости перемен до того, как они будут проведены. Немаловажным является демонстрация сотрудникам возможностей системы, которая осуществляется либо в ходе участия в тематических семинарах, выставках, организуемых поставщиками программного обеспечения, либо в индивидуальном порядке. Сотрудникам необходима поддержка для того, чтобы они могли легче вписаться в новую обстановку. Например, руководитель может оказать эмоциональную поддержку, т.е. внимательно выслушивать сотрудников или давать им какое-то время для отдыха после напряженного периода. Многим сотрудникам, необходима дополнительная профессиональная подготовка, повышение квалификации, чтобы они могли справиться с новыми требованиями. В ряде случаев необходимы переговоры руководства и сотрудников для одобрения новшеств. Например, руководство может предложить более высокую оплату труда или взять на себя обязательство не увольнять сотрудников, повысить их по службе и т.д.

Внедрение новой учетной системы начинается с диагностики, проводимой консультантом, цель которой — создание предварительного плана реформ. Реальное внедрение изменений начинается с презентации плана заказчику и совместного с заказчиком принятия поправок к нему. На этом этапе необходимо получить согласованную программу внедрения, которую будет осуществлять главным образом заказчик. Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, необходимо явным образом определить, кто, что и когда будет делать. План изменений необходимо детализировать и периодически проводить совместный отчет сотрудников друг перед другом о ходе изменений. Это повысит уровень их доверия друг к другу и уровень внутренней мотивации.

Начальную настройку системы следует начать заблаговременно, до наступления периода, с которого предполагается внедрять автоматизированную систему учета. При этом решаются две задачи:

■ к началу учетного периода пользователи освоят ряд операций четной системе;

■ в систему будут внесены все наиболее значимые данные для начала автоматизированного учета.

В общем случае на подготовительном этапе решаются следующие задачи:

■ заполняются сведения об организации (они хранятся в константах и используются многими объектами конфигурации в процессе работы);

■ задается учетная политика организации. Значения, принятые на этом этапе, будут определять параметры работы алгоритмов в процессе работы;

■ заполняются ключевые справочники системы. Заполненные значения станут параметрами при вводе фактических учетных данных. Однако это не исключает возможность заполнения справочников непосредственно в момент регистрации новой хозяйственной операции на этапе работы с учетной системой, чем больше будет объем информации, внесенной на начальном этапе, тем более быстрой и комфортной будет практическая работа;

■ вводятся остатки на момент начала учета в автоматизированной системе. На этом этапе основную сложность представляет тот факт, что в системе ведется совмещенный синтетический и аналитический учет, и это требует ввода начальных остатков с учетом всей аналитики;

■ осуществляется настройка значений по умолчанию, параметров системы в соответствии с потребностями конкретных пользователей.

В системе допускается ведение учета по нескольким организациям в одной учетной базе. Параметры учета задаются при этом отдельно для каждой организации. Однако некоторая часть параметров является общей для всей учетной системы. Прежде всего необходимо установить эти настройки. Это совершается через пункт меню Предприятие —> Настройка параметров учета. Описание параметров приведено в табл. 2.1.

Таблица 2.1 - Редактируемые параметры экранной формы Настройка параметров учета

	Закладка	Параметр	Описание
	Общее	Номер версии	Номер обновления информационной базы. Отслеживается автоматически и не исправляется
		Каталог дополнительной информации	Каталог, из которого по умолчанию будут открываться и в котором по умолчанию будут сохраняться внешние отчеты и обработки, а также прочая информация
Валюты		Валюта регламентированного учета	Основная валюта, применяемая в учете
Аналитический умет МПЗ (для бухгалтер- ского и налого- вого учета)		Отключить контроль отрицательных остатков МПЗ	Установка флажка разрешает проведение документов по движению МПЗ даже в случае, если количественный остаток на счетах учета МПЗ меньше, чем списываемое количество
		Вести партионный учет	При установке этого признака добавляется субконто Партия на всех складских счетах и ведется партионный учет
		Вести складской учет	При установке этого признака добавляется субконто Место хранения на всех складских счетах и ведется учет в разрезе складов
		Вести суммовой учет по складам	При установке этого признака на складских счетах в разрезах мест хранения ведется не только количественный, но и суммовой учет
		Использовать оборотную аналитику	На счете 42 ведется аналитика по счетам учета в рознице по номенклатуре (по аналитике ведутся только обороты, сальдо — только синтетическое)
		Учитывать товары в разрезе ставок НДС	На счете 42 ведется аналитика по ставкам НДС
		Использовать возвратную тару	Установка флажка разрешает использование возвратной тары
Производство		Тип цен плановой себестоимости	Тип цен, которые будут использоваться для определения плановой себестоимости при выпуске продукции
Аналитический учет расчетов с контрагентами		Вести расчеты по документам	Если этот признак установлен, то на счетах расчетов с контрагентами в дополнение к субконто Контрагент и Договор будет использоваться субконто Документ
Шаблоны телефонов		Шаблоны телефонов	Определяют отображение телефонных номеров
Обмен данными		Склад для обмена	Этот склад будет установлен для всех документов, загружаемых из торговой конфигурации
Аналитический учет расчетов с персоналом		Вести учет по работникам	Отключение этого параметра применяется в случае, если используется внешняя программа для расчета зарплаты, а учет по счетам 69, 70 ведется сводными проводками
Переход с редакции 1.0			Служебные константы. Пользователем не редактируются

Для освоения программного продукта читателю будет предложен ряд примеров, которые в совокупности представляют сквозную задачу. Первый пример касается настройки общих параметров учета. Для получения правильного результата необходимо последовательно выполнять все предложенные задания.

Пример 2.1. Настройка параметров учета

Номер версии: Параметр не редактируется;

Каталог дополнительной информации: Параметр задается по усмотрению пользователя;

Валюта регламентированного учета: Рубли;

Вести партионный учет (для бухгалтерского и налогового учета): Нет;

Вести складской учет (для бухгалтерского и налогового учета): Нет;

Вести суммовой учет по складам (для бухгалтерского и налогового учета): Нет;

Использовать оборотную аналитику: Нет;

Учитывать товары в разрезе ставок НДС: Нет;

Использовать возвратную тару: Нет;

Тип цен плановой себестоимости: Добавить новый тип цен — плановая себестоимость (валюта цены — рубли, цены включают НДС: нет, .округление — по арифметическим правилам до 0,01);

Вести расчеты по документам: Нет;

Шаблоны телефонов: 999-99-99;

Склад для обмена: Параметр можно не задавать, так как в примере не предусмотрен обмен данными с конфигурацией «Управление торговлей»

Аналитический учет расчетов с персоналом: Да.